Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ
Среди основных документов
для подготовки к совещанию можно выделить:
паспорта зданий и
сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;
·
акты, ведомости
переоценки и определения износа основных средств;
·
штатные
расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
·
лицевые счета по
учету основного фонда.
Если по какой-либо
причине подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные
копии документов.
Бухгалтерские документы
являются неотъемлемой частью всех документов организации (фирмы). Они
обрабатываются и сдаются в архив по общим правилам подготовки документов к
архивному хранению.
Протокол — документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и
принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях
коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь,
количество присутствовавших, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ,
ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Доклады, решения прилагаются к протоколу.
25
Понятие
«ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы
ценности документа
Экспертиза ценности
документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях
определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности
документов в организации проводится:
в делопроизводстве – при
составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к
передаче в архив;
в архиве – в процессе
подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Экспертиза ценности
документов проводится на основе:
·
действующего
законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и
документационному обеспечению управления;
·
типовых и
ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и
примерных номенклатур дел;
·
нормативно-методических
документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления
архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Экспертиза ценности
документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного
обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК)
или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива
организации.
При проведении экспертизы
ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
·
отбор дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив
организации;
·
отбор дел с
временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
·
выделение к
уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно
проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность
определения сроков хранения дел.
Отбор документов
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного
просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и
уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой “ЭПК”
подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава
документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие
документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их
состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или
оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел,
содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню
документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения
экспертизы ценности документов.
·
Подготовка
электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих
этапов:
·
проверка
физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
·
запись электронных
документов на машинные носители;
·
проверка качества
записи;
·
описание
электронных документов;
·
проставление
архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной
описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному
составу;
·
подготовка
комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная
документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их
сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:
·
название
документа,
·
дата его
создания,
·
характеристика
содержания (аннотация),
·
электронный
формат,
·
физическая и
логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),
·
объем документа
(для баз данных также – количество записей).
По результатам экспертизы
ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации
сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению
(формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных
правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6
февраля 2002 г.).
Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной
комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией
(экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации
только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать
дела, включенные в данные акты.
Список
использованных источников
1.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. –
М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007.
2.
Стрельцова Л. А.
Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической
базы ДОУ.// Делопроизводство.- №6.-2008
3.
Энциклопедия
делопроизводства и документооборота. М.:Москва. - 2007
4.
Фионова Л.Р. Организация
и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций.М.:
Пенза.-2006.
Организация и технология ДОУ
1
Перечислить законодательные и нормативные акты РФ, в которых
установлены нормы документирования и работы с документами (назовите законодательный
акт, год его разработки, дайте краткую характеристику)
В
настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в
нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация,
разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей
юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления
деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими
законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и
распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность
каждого предприятия или организации определяется положением о нем (Уставом). В
действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для
исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений
деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех
или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
К
сегодняшнему дню сложилась достаточно обширная государственная система
законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и
документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты
ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы
по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые
составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.
Примерный
перечень законодательных актов и нормативно-методических документов,
регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения
управления, управления документами и архивного дела:
Федеральный
закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ
Федеральный
закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 |