Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ
4
Каким
документом закрепляется статус каждого работника службы ДОУ, его права и
обязанности, виды выполняемой работы? (назвать наименование документа, порядок его
разработки, требования к содержанию, порядок утверждения, ввода в действие и
переработки)
При определении
должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским
классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов
(ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов
и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №
37).
Для определения
численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и
организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе
расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые
укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению
управления. М., 1995.
2. Нормативы времени на
работы по совершенствованию документационного обеспечения управления
министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.
3. Нормы времени на
работы по автоматизированной архивной технологии и документационному
обеспечению органов управления. М., 1993.
4. Нормы времени на
работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных
органов исполнительной власти. М., 2002.
Как правило, определение
численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа
проводится отделами труда и заработной платы или экономическими
подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники
службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические
указания, касающиеся применения этих документов на практике.
5
Какие
формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления) применяются
на практике? (Дайте характеристику каждой формы)
Существует три формы
организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной
форме организации делопроизводства все операции по обработке документов
сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре —
канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает
рассредоточение делопроизводственных операций между структурными
подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно
однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать
децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой
делопроизводственные операции выполняются в различных структурных
подразделениях учреждения, с организационной структурой службы
делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции,
машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют
централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и
децентрализованно (справочноинформационное обслуживание, хранение документов,
формирование дел).
6
Дайте
определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые
выполняются с входящими документами
Документооборот
— это движение документов в организации с момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота
способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления,
равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное
влияние на управленческий процесс в целом.
Прохождение внутренних
документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с
общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения
(использования) — входящих документов.
Документопоток входящих
документов составляют:
· Документы вышестоящих
организаций, органов власти;
· Документы
подведомственных организаций, присылающих отчётно-
учётную документацию и
различного рода запросы;
· Документы
организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для
решения вопросов, требующих совместных действий;
· Жалобы и заявления
граждан.
В процессе движения
входящих документов выполняются следующие операции:
· Приём входящих
документов;
· Первоначальная
(экспедиционная обработка);
· Предварительное
рассмотрение и распределение;
· Регистрация;
· Рассмотрение
документов руководством;
· Исполнение
резолюций;
· Отправление.
7
Определите
назначение предварительного рассмотрения документов. Укажите функции
работников, участвующих в предварительном рассмотрении документов
После этапа
экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение
документов, целью которого является распределение поступивших документов на
требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые
непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
При этом предварительно в
службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только
документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного
должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные
непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по
назначению без предварительного рассмотрения.
Предварительное
рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на
основании установленного в организации распределения обязанностей.
Предварительное
рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо
знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников.
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии
справочных материалов:
·
примерного
перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
·
перечня
должностных лиц и их обязанностей;
·
технологических
графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения
различных поступающих документов и т.д.
При рассмотрении
поступившего документа учитываются:
·
важность его
содержания;
·
сложность и
новизна поставленных вопросов;
·
авторство, т.е.
общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в
структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
·
реальная
срочность исполнения документа;
·
вид документа:
закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
К руководителю должны
поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности
организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию,
распорядительные документы вышестоящих организаций. После рассмотрения
руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией.
Остальные документы
должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно
исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению
нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или
устанавливается очередность исполнения.
Предварительное
рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления
или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время
8
Перечислите
делопроизводственные операции, которые выполняются при первичной обработке
поступающих документов. Дайте характеристику каждой операции
Все поступающие в
организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф,
спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы
делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта
проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки,
а также документов и вложений. Неправильно адресованные и повреждённые
документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный
документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для
регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты. Прежде чем
зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть.
Предварительное рассмотрение документа работником службы делопроизводства
повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель
предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или
должностное лицо, которому необходимо отправить документ на рассмотрение. При
предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его
содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид
документа. Исходя из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных
подразделений производится распределение поступающих документов.
Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты,
заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники
руководителей.
9
Дайте
определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются
с исходящими документами
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 |