Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ

·          требования и правила оформления текстов служебных документов;

·          правила подготовки и оформления распорядительных документов:

·          Приказ;

·          Распоряжение;

·          Протокол;

·          Решение;

·          другие (по необходимости);

правила подготовки и оформления организационных документов:

·          Положение;

·          Правила;

·          Инструкция;

·          Решение;

·          другие (по необходимости);

·          правила оформления информационно-справочных документов:

·          Служебное письмо;

·          Служебная записка;

·          другие (по необходимости);

Организация документооборота, включающая описание:

·          порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов;

·          порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

·          порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов;

·          порядка работы исполнителей с документами;

·          порядка регистрации документов;

·          организации контроля исполнения документов;

·          порядок учета объема документооборота;

Организация документов в делопроизводстве, включающая описание:

·          правил составления номенклатуры дел компании;

·          правил формирования и оформления дел;

·          порядка систематизации и организации оперативного хранения документов;

·          правил подготовки документов к передаче в архив;

·          Другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Положение об архивном хранении документов включающая описание:

·          порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

·          порядка приема документов и дел в архив компании;

·          правил комплектования, фондирования документов и дел;

·          порядка организации научно-справочного аппарата фонда;

·          порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

·          порядка обеспечения сохранности документов и дел;

·          порядка уничтожения документов и дел;

·          порядка передачи документов на государственное хранение.

4. Положение о печатях и штампах,

·          включающая описание:

·          порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

·          оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера

включающая описание:

·          перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

·          перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

·          описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;

·          описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);

Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. А технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Инструкция состоит из основных разделов (как представлено в Приложении 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в том числе документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании определяет постоянную работу с конкретными видами документами, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также включить образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкции по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция по документационному обеспечению управления должна содержать приложения, состоящие из максимума справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).

Важно учитывать, что Инструкция по делопроизводству - это регламентирующий документ не только для Службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому, чем более подробно будут описаны все разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет не только сам документ, но и все процессы работы с документами.

3          Каким документом закрепляется статус службы ДОУ, ее структура, права и обязанности, виды работы? (назовите наименование документа, порядок его разработки, требования к содержанию, порядок утверждения, ввода в действие и переработки)

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.

На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37