Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ
- подпись;
- отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
Реквизиты внешней
ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:
- наименование
организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения)
- автора документа;
- наименование вида
документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер;
- место издания; адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложение (если есть);
- подпись;
- отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
Справка - документ,
подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух
видов:
1 Справки, описывающие и
подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.
Справки составляют по
указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о
выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки.
Текст такой справки состоит из двух частей.
В первой Части справки
излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся
конкретные данные.
Выводов и предложений в
справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют
сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать
период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в
документе. Например, "О... за 1 квартал 2008 года".
Справка должна объективно
отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и
проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.
22
Требования
к составлению и оформлению актов
Некоторые акты подлежат
утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и
предложения). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем,
по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится
содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из
вводной и констатирующей части.
В вводной части указывают
основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и
присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части
текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки),
фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения
составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть
составлен в форме таблицы.
При наличии приложений
отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о
приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в
соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место
нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены. Акт
подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не
указывают).
С актами ревизий и
обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом
проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При
наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются".
Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на
бланке.
Формуляр-образец АКТА
состоит из реквизитов:
- наименование
организации (наименование министерства или ведомства, структурного
подразделения) - автора документа;
- наименование вида
документа - АКТ;
- дата (дата актируемого
события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);
- номер (на одной строке
с датой);
- заголовок документа;
- место издания (город);
- текст (пишут через 1,5
интервала);
- приложение (если есть);
- грифы утверждения и
согласования (если необходимо);
- подпись (лиц, указанных
в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не
указывают);
- отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
Реквизиты отделяют друг
от друга 1,5-3 интервалами.
23 Разновидности
писем. Требования к их составлению и оформлению
Письмо используют в том
случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа,
телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу,
предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат
извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Реквизиты формуляра -
образца ПИСЬМА:
- наименование
организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;
- справочные данные об
организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);
- дата, номер;
- адресат (кому
направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);
- ссылка на
регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например,
инициативного письма) только на бланке для писем;
- заголовок к тексту (не
более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки
(пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят,
точку и кавычки;
- текст;
- отметка о наличии
приложений;
- подпись (указывают
наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);
- печать (если нужно);
- отметка об исполнителе
(фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);
- отметка об исполнении
документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);
- гриф ограничения
доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.).
Письма оформляют на
специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма.
Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5
(заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название
вида документа - письмо - не пишут.
Применение бланков с
продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.
Письма могут быть
адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному
должностному лицу, руководителю организации.
Документ информирует
адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных
материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если
необходимо пояснение характере исполнения или цели направления приложенного
документа.
Цель письма - приглашения
- приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать
письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
Письмо может содержать
полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня,
фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о
проезде к месту приглашения и другую информацию.
Письмо-извещение
составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос.
Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в
известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии..."
Этот вид письма близок к
информационному письму.
Рекламное письмо посылают
конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.
Цель письма - побудить
адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст содержит полную,
четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес
организации и телефон для справок.
Письмо-подтверждение
уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма,
бандероли), подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений
относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с
контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения.
Текст письма-напоминания
сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо
действия, мероприятия, события.
Письмо направляют
адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или
телефонных переговоров.
Текст письма-напоминания
сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо
действия, мероприятия, события.
Письмо направляют
адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или
телефонных переговоров.
В тексте гарантийного
письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление
каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).
В письме
организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо
имеет правовую силу.
Письма-претензии обычно
посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.
В тексте указывают
требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если
необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему
перечислить.
Текст письма-ответа
зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы,
просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должно
содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который
дается ответ: "На №______ от __". Если инициативное письмо поступило
от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.
В тексте излагают
решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение
просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.
Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Письмо иностранному
партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2.54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.
24
Документы,
создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 |