Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ
Архивная опись (далее -
опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и
раскрытия содержания.
Описи составляются
отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет)
хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных
только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по
темам и т. п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой
(порядковой) нумерацией.
В каждом структурном
подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим
руководством работников архива. По этим описям документы передаются в архив.
Описи, подготовленные
структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел
организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на
постоянное хранение.
Описи дел структурных
подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и
представляются в архив организации через год после завершения дел в
делопроизводстве.
Описательная статья описи
дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер
дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома,
части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела
(тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
Список
использованных источников
1.
Бахтеев Ю.Д.
Документационное обеспечение управления предприятий и организаций. Архивное
хранение документов.-2008
2.
Коробейникова
Л.С. Документационное обеспечение делового общения.- Воронеж.- 2006.
3.
Кривошеева Н.А.
Документационное обеспечение управления. Терминологический словарь. -Оренбург:
ГОУ ОГУ.- 2007.
4.
Фионова Л.Р.
Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект
лекций. – Пенза.- 2006
Информационное
обеспечение управления
1
Значение международных стандартов для построения систем информационного
обеспечения управления
Семейство
международных стандартов в области управления информационной безопасностью
(27000-я серия) разрабатывается совместным техническим комитетом ISO/IEC JTC
1/SC 27, образованным Международной Организацией по Стандартизации (ISO) и
Международной Электротехнической Комиссией (IEC). Основным разработчиком
международных стандартов 27000-ой серии и их популяризатором в ISO является
Британский Институт Стандартов (BSI).
обеспечения
безопасности - Практические правила управления информационной безопасностью
BS
ISO/IEC 27001:2005 RU Информационные технологии - Методы обеспечения
безопасности - Системы управления информационной безопасностью - Требования
BS
7799-3:2006 RU Системы управления информационной безопасностью - Руководство по
управлению рисками информационной безопасности
BS
ISO/IEC 27005:2008 RU Информационные технологии - Методы обеспечения
безопасности - Управление рисками информационной безопасности
2
Классификация
информации в информационном обеспечении управления
Система документооборота
в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную
роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый
информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно
поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации
управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с
элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация
документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не
располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.
Особое значение в
реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации,
которые можно классифицировать по двум составляющим:
- объективная,
овеществленная в товаре;
- субъективная,
отраженная, созданная человеком.
Товар как потребительная
стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание
информационных потоков составляет субъективная информация.
Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия
факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной
культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса
трудовых затрат на управление, технического уровня средств управления.
Таким образом, в то
время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем
субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение
информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации
(документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность
информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы
с документами.
3
Информация
и ее роль в управлении
Информация (от лат.
informatio — осведомлять): 1) любое сообщение о чем-либо; 2) сведения, данные,
значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и
передачи и используемые в процессе анализа и выработки экономических решений в
управлении; 3) один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах,
получение которого требует затрат времени и других видов ресурсов, в связи с
чем эти затраты следует включать в издержки производства и обращения; 4) одна
из трех фундаментальных субстанций (вещество, энергия, информация),
составляющих сущность мироздания и охватывающих любой продукт мыслительной
деятельности, прежде всего — знания, образы.
Информационная система
(ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и
хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с
информацией.
Обычно в системах
управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На
каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых
возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем
запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей
информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют
обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти
запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация,
служащая основой для принятия соответствующих решений.
В результате применения
информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация
или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется
информационными продуктами и услугами.
Информационный продукт
или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в
виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в
вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.
Итак, информационная
система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая
способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную
информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования
операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это
система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования
организации до анализа результатов деятельности предприятия
4
Цели,
задачи и функции информационного обеспечения управления в организации
Цель информационных
систем – производство нужной для организации информации для обеспечения
эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и
технологической среды для осуществления управления организацией.
Основными задачами
информационного обеспечения управления являются:
·
обеспечить
выживаемость и дееспособность фирмы;
·
обеспечение
работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому
процессу;
·
соблюдение
адресности информации;
·
устранение
неразберихи в получении информации и ее использовании;
·
расширение
функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.
Информационная функция —
целенаправленный специализированный вид управленческой деятельности,
генерируемый информационной системой и характеризующийся однородностью действий
с информацией любого вида.
Информационная система
компании (в частности, ИСУП) должна выполнять следующие функции:
- позволять накапливать
определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и
алгоритмов решения;
- постоянно
совершенствоваться и развиваться;
- быстро адаптироваться к
изменениям внешней среды и новым потребностям организации;
- соответствовать
насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.
5
Информационная
инфраструктура организации
В целом информационную
инфраструктуру предприятия можно подразделить на собственное информационное
поле и внешнее. Собственное информационное поле объединяет информацию,
зарождающуюся внутри предприятия. К такой информации следует относить:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 |