Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ

ЛЕТОГРАФ программная, выполняющая ряд функций, необходимых для электронного документооборота:

- Управления документами — ECM (Enterprise Content Management)

- Автоматизации бизнес-процессов — BPM (Business Process Management)

- Интеграции корпоративных приложений — EAI (Enterprise Application Integration)

Основные функции

Регистрация, хранение и поиск документов

Создание электронного архива документов

Автоматизация кадрового документооборота

Автоматизация процессов, объединяющих несколько информационных систем

Управление проектным документооборотом

Отличительные особенности:

Система ЛЕТОГРАФ устанавливается на сервер, доступ к системе возможен через Web-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу. Не нужно устанавливать программное обеспечение на компьютеры пользователей.

4          Система ODB TEXT: назначение, реализуемые задачи, архитектура

Документальная информационно-поисковая система ODB-Text версии 3.0 - это корпоративное хранилище документов. Доступ к базе документов возможен из локальных сетей Windows, Windows NT, Novell, глобальных сетей по протоколу TCP/IP, в том числе из сети Интернет. ODB-Text существенно облегчает упорядочение и поиск информации в корпоративной сети Вашего предприятия, имеет средства построения отчетов.

Интеграция данных различных форматов и различных программных продуктов. Поддерживаются данные следующих форматов: текстовые файлы в кодировке DOS, Windows, документы Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, в формате HTML ( кодировки DOS, Windows, KOI-8 ), Autocad, CorelDRAW и многие другие.

1.         Как правило, устанавливается на мощном компьютере. Именно там на жестком диске присутствуют базы данных. За состоянием сервера следит Администратор сети. В его компетенции создание новых баз данных, изменение и удаление существующих. Именно на сервере происходит индексация документов, работает поисковая машина, которая находит документы по запросу на естественном языке, выполняется проверка привилегий пользователей.

2.         Сервер системы “ODB-Text” выполняет следующие основные действия:

3.         Добавить новый документ в базу данных;

4.         Прочитать документа из БД;

5.         Искать документы в БД;

6.         Редактировать документ;

7.         Удалить документ из БД;

8.         Получить список ключевых слов по каждому из полей документа.

9.         Программа-сервер предоставляет широкие возможности конфигурации баз данных и дополнительных вспомогательных функций. Администратор сети может:

10.      Создать сетевую базу документов;

11.      Указать права каждого пользователя по доступу к документам базы;

12.      Задать расписание синхронизации с WEB-сервером ODB-Text или синхронизировать базы данных в ручном режиме;

13.      Разрешить или запретить ведение протокола сетевого обмена с клиентами системы “ODB-Text”;

14.      Задать файл для сохранения протокола;

15.      Задать режим автоматического формирования имен баз данных;

16.      Позволить системе самой выбирать каталог для дисковых файлов баз данных.

В системе всегда присутствует сервер документов. Он выполняет команды клиентов добавить, обновить, удалить документы. К серверу подключаются клиенты ODB-Text . Наряду с сервером в система может включать в себя Web-сервер ODB-Text. Web-сервер ODB-Text предоставляет доступ к базе документам через броузер – Netscape Navigator или Internet Explorer версий 4.0 и выше. Оба сервера могут обмениваться информацией согласно заданному расписанию. Например, часть сотрудников может работать над наполнением базы, а другая – пользоваться этой базой как справочником. Первая группа сотрудников работает с помощью специализированной программы-клиента, вторая производят поиск и просмотр документов через броузер. Обе группы работают с разными базами документов– первая группа с более новыми, вторая – с неизменными. Время от времени, например, каждый день в 18.00 или раз в неделю в пятницу в 9.00 обновленная база становится доступной Интернет-пользователям, в то же время работники первой группы продолжают заполнение базы.

5          Разработки компании ЭОС в сфере электронного документоооборота. Встраиваемые модули системы «Дело»

«Компания Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов.

Основной задачей является разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. ЭОС:

- Разрабатывает и поставляет программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета;

- Оказывает услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала;

- Оказывает консультационные услуги в области документационной деятельности (экспертные и аналитические исследования, разработка нормативных документов, лекции);

- Реализует проекты, связанные с созданием отраслевых, региональных и корпоративных систем управления документационной деятельностью.

«ДЕЛО» — система электронного документооборота разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Функционально относясь к классу систем управления корпоративным контентом, (ECM) система «Дело» обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Модуль ЭОС «Дело»: Модуль отвечает за поддержку шифрования и электронной цифровой подписи документов в системе электронного документооборота "ДЕЛО", используемой организациями России, республики Беларуси и других стран СНГ, от компании "Электронные офисные системы" (ЭОС).

6          Разработки компании 3Т в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Летограф»

«3Т-Компьютерные технологии» — российский системный интегратор, работающий на компьютерном и телекоммуникационном рынке с 1992 года. Основной задачей компании является комплексный подход к построению информационных систем заказчика, реализуя проекты "под ключ" — от разработки непосредственно технического задания до его реализации, пуско-наладки и дальнейшего сопровождения.

Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность использовать модуль Почта, с помощью которого будет осуществляться обмен сообщениями по электронной почте. Для этого достаточно определить в системе учетную запись для каждого пользователя. Для создания учетных записей пользователей необходимо задать адрес сервера для исходящих и входящих сообщений, адрес электронной почты, имя пользователя, зарегистрированного на сервере и др. После чего пользователю предоставляются все стандартные функции работы с электронной почтой – получение сообщений, создание сообщений, ответы на сообщения, перенаправление сообщений.

При создании сообщения пользователю доступен как ручной ввод адресата, так и выбор адресатов из справочника. К сообщениям электронной почты можно прикреплять файлы любых форматов.

Информирование сотрудников о происходящих в системе событиях по электронной почте

Система предоставляет возможность подписываться на извещение (информирование) сотрудников о происходящих событиях (осуществляемых действиях) над объектом системы. Например, если пользователь подпишется на какой-либо документ, то на электронный адрес пользователя будет приходить информация о действиях, осуществляемых над данным документом.

После рассмотрения всех возможностей системы ЛЕТОГРАФ, предоставляемых ей для работы с электронной почтой, можно выделить следующие преимущества системы.

Система ЛЕТОГРАФ предоставляет средства для построения единого информационного пространства, возможность обмена сообщениями с помощью встроенного модуля для получения и отправки электронной корреспонденции. Все вышеперечисленные возможности позволяют организовать удобную работу сотрудников компании и повышают эффективность их работы.

7          Функциональные возможности Microsoft Office и ее приложений

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37