Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ
приказ;
распоряжение;
протокол;
решение и др. (при
необходимости);
- правила подготовки и
оформления организационных документов:
положение;
правила;
инструкция и др. (при
необходимости);
- правила оформления
информационно-справочных документов:
служебное письмо;
служебная записка и др.
(при необходимости).
▪ Организация
документооборота:
- порядок обработки и
движения поступающих (входящих) документов;
- порядок подготовки,
обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;
- порядок подготовки,
обработки и движения внутренних документов;
- порядок работы
исполнителей с документами;
- порядок регистрации
документов;
- организация контроля
исполнения документов;
- порядок учета объема
документооборота.
▪ Организация
документов в делопроизводстве:
- правила составления
номенклатуры дел;
- правила формирования и
оформления дел;
- порядок систематизации
и организации оперативного хранения документов;
- правила подготовки
документов к передаче в архив.
▪ Другие разделы,
определяющие специфику компании (при необходимости).
3. Положение об архивном
хранении документов, в котором описываются:
- порядок отбора
документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы
ценности документов (положение об экспертной комиссии);
- порядок приема
документов и дел в архив компании;
- правила комплектования,
фондирования документов и дел;
- порядок организации
научно-справочного аппарата фонда;
- порядок выдачи из
архива документов и дел во временное пользование;
- порядок обеспечения
сохранности документов и дел;
- порядок уничтожения
документов и дел;
- порядок передачи
документов на государственное хранение.
4. Положение о печатях и
штампах, в котором описываютя:
- порядок изготовления,
учета, использования и уничтожения печатей и штампов;
- оттиски печатей и
штампов, используемых в компании.
5. Инструкция по работе с
документами конфиденциального характера, включающая:
- перечень сведений,
составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);
- перечень документальных
носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);
- описание порядка
предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим
коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;
- описание порядка
ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение
документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального
характера).
3
Первичные
и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов
По характеру
содержания комплексы документов бывают первичные и сложные.
Первичный
документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается в
сложных документах.
В
хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются
различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое
сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры
(договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты,
трудовые соглашения и т. п.
4
Понятия
«информация» и «документ», Их развитие. Место документа в системе управления
Понятие
"документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе
документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов,
служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической
обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной
информации в обществе.
Это понятие широко
используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли
знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со
спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является
объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия
"документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких
целей он используется.
На международном уровне
наиболее общим признано определение документа как записанной информации,
которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении
применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный
объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи
во времени и пространстве".
Согласно Федеральному
закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ -
это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
Ко второй половине XIX в.
в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова
"документ" термины: документация - в значении подготовки и
использования подтвержденных документами доказательств и полномочий;
документный - относящийся к документу.
В конце XIX в.
наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала
оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства,
затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые
отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.
С начала XX в. в
терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия
"документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник
документации - науки о совокупности документов и области практической
деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения
"документа", введенные научный оборот П.Отле:
а) любой источник
информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен
ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком)
информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как
материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи,
театральные представления;
б) документами являются
материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для
создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные,
созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в
музее;
в) в состав документов
входят также материальные объекты, созданные человеком специально для
фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в
пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы
"писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и
изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и
звука).
Концепция П.Отле
рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных
изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме
юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное
свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ"
(служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи
ценностей). Обобщающее определение не дано.
Начиная с 1950-х годов в
официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком
и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге,
письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о
документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся
как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в
пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства -
архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое
широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой
материальный объект, несущий информацию: от письменного документа,
грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных
сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев,
исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль,
винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его
использование.
Главной составляющей
документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения,
сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В
Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите
информации" закреплено следующее определение понятия
"информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах,
фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".
В настоящее время
общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый
человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В
нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом
объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
5
Общие и
частные функции документа
Функции документа можно
разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а
также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо
определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не
задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.
Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же
самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для
разгона демонстрантов и т.д.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 |