Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ
в) максимальная
универсализация представления документированной информации;
г) совершенство структуры
служебных документов.
Во
многих учетных документах применяется представление текста в
виде
анкеты. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а
переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация
выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя,
отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя
существительное, например структурное подразделение, последнее место работы.
Табличные
тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных
документах
(структура
и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы
имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный -
строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и
подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и
подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик
таблицы).
Таблицы
располагаются после первой ссылки, но не далее чем на следующей странице. Таблицы
нумеруются по тому же принципу, что и иллюстрации. Над таблицей делается
надпись, которая форматируется по левому краю формата таблицы. Если таблица не
умещается на странице, она
переносится
на следующую страницу с повторением головки. Требования к надписи такие же, как
и к подрисуночной надписи. Цифровой материал, как правило, оформляют в виде
таблиц. Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими
цифрами сквозной нумерацией. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией
арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в
документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица
В.1", если она приведена в приложении В. Допускается нумеровать таблицы в
пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и
порядкового номера таблицы, разделенных точкой. На все таблицы документа должны
быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово "таблица"
с указанием ее номера. Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под
текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а,
при необходимости, в приложении к документу.
Трафаретный
документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть
текста) и дополняющее его конкретное содержание.
16
Общие
требования к тексту документа, Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и
«приложения»
Тексты документов пишут на русском языке при направлении их в
федеральные органы государственной власти, органы государственной власти
субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в
ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории
других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы,
связного текста или в виде их комбинации.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного
числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были»,
«находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны
согласовываться с наименованиями признаков.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части
указывают причины, основания, цели составления документа, во второй
(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст
может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную
часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки,
докладные записки — оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование
документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его
регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его
следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими
цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.)
организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица
единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают
от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого
лица множественного числа («приказываю», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
(«слушали», «выступили», «постановили»).
Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к
тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл
текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры
дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной
форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается
употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка»
и т.д.
Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела
(переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и
краткого содержания документов дела.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о
них оформляется следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз.
Если
приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать
количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые
реквизиты.
На приложении
к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с
указанием названия распорядительного документа, его даты и номера
17 Сценарий
(алгоритм) подготовки документа
Подготовка
исполненных документов к хранению и использованию включает:
·
экспертизу
(оценку) научной и практической ценности документов;
·
« оформление дел;
·
описание
документов постоянного и долговременного хранения;
·
обеспечение
их сохранности;
·
передачу дел
в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется
архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации,
не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся
структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение
документов организаций и предприятий до передачи их на государственное
хранение.При подготовке и оформлении документов
необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов,
оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов
с помощью вычислительной техники, качество документов как источников
информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного
вида документов.
18
Понятие
«унифицированная система документации», назначение и состав УСОРД
Унифицированная система
документации - система документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной
сфере деятельности.
УСОРД - унифицированная
система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию,
построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения
организационно - распорядительных задач управления.
В состав УСОРД входят
стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов,
альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по
их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся
разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь
«Унифицированные документы», нормативные и методические документы по применению
классификатора унифицированных форм ОРД.
Состав унифицированных
форм документов включает: акт, график, докладную и объяснительную записки,
должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила,
письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение,
устав, штатное расписание.
19
Виды
организационных документов, требования к их составлению и оформлению
Комплекс взаимоувязанных
документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия,
организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и
специалистов предприятия, называется организационными документами.
Организационные документы
представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях,
инструкциями, в том числе должностными, правилами.
Устав - свод правил,
регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их
взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в
определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной
деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются
вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации),
устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит
государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к
обязательным учредительным документам при создании негосударственных
коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления,
оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской
Федерации.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 |