Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ

19       Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Office Media»

Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

·          координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·          быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

·          предоставление средств для деловой переписки;

·          регистрация документов, циркулирующих в организации;

·          возможность оперативной раздачи поручений;

·          анализ и контроль исполнительской дисциплины;

·          согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

·          Делопроизводство;

·          Внешние контакты;

·          Управление и планирование;

·          Учет материальных ценностей.

·          Делопроизводство

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

·          Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

·          Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

·          Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

·          Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

·          Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

·          Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

20       Автоматизированная система «Дело – кадры»: состав, назначение, реализуемые задачи

«КАДРЫ» - это система автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает тысяч и десятков тысяч сотрудников.

Система «КАДРЫ» позволяет автоматизировать кадровое делопроизводство и процессы ведения:

·          организационно-штатной структуры;

·          картотеки личных карточек;

·          картотеки командировок;

·          приказов по личному составу;

·          табелей учёта рабочего времени.

В зависимости от масштаба организации система может функционировать:

·          в однопользовательском варианте (на одном компьютере);

·          в сетевом многопользовательском варианте с единым сервером баз данных.

Система «КАДРЫ», основанная на современных реалиях кадрового делопроизводства, даёт возможность пользователям решать множество традиционно сложных проблем кадрового учета. В частности, вести учёт совместителей (внутренних, внешних, имеющих несколько трудовых договоров), отслеживать историю изменения перемещений, предоставления отпусков, установки надбавок, повышения квалификации и др., динамично изменять штатное расписание.

Система «КАДРЫ» предоставляет пользователям широкий спектр возможностей по подготовке самых разнообразных форм, отчётов и справок. Поиск необходимой информации в системе осуществляется более чем по 100 реквизитам личной карточки (ЛК) работника.

Эргономичный интерфейс системы позволяет существенно снизить трудозатраты персонала при ведении кадровой работы. Эффективные функции автоматизированного заполнения полей, склонение ФИО, предопределение окладов, расчёт надбавок по установленным на предприятии формулам и т. п. сокращают долю рутинных операций. Интуитивно-понятная организация форм ввода, а также подробная документация, написанная доступным языком, делают освоение системы быстрым и не утомительным процессом.

Несмотря на простоту в использовании, программа кадрового учета «КАДРЫ» является многофункциональным промышленным решением, эффективно применяемым для автоматизации кадровых служб крупных предприятий и организаций. Развитая система прав доступа позволяет выделить каждому сотруднику свой участок работы, ограниченный:

·          перечнем доступных организаций;

·          перечнем доступных подразделений в этих организациях;

·          разделами личной карточки (так, сотруднику может быть закрыт доступ к любому разделу - например, к финансовой информации или сведениям о воинском учёте);

·          функциями системы (такими, как редактирование сведений о сотрудниках и штатного расписания, формирование отчётов, ведение командировок, приказов и проч.).

21       Текстовые форматы электронных документов, используемые в ДОУ

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Связный текст применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.п. Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание

 прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка

 в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты

нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Текст управленческого документа, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

22       Современные открытые форматы электронных документов (ODF, OOXML)

OpenDocument Format (ODF, сокращённое от OASIS Open Document Format for Office Application — открытый формат документов для офисных приложений) — открытый формат файлов документов для хранения и обмена редактируемыми офисными документами, в том числе текстовыми документами (такими как заметки, отчёты и книги), электронными таблицами, рисунками, базами данных, презентациями.

Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. 1 мая 2006 года принят как международный стандарт ISO/IEC 26300.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37