Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ
- данные бухгалтерского
учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;
- первичные документы
бухгалтерского, торгового и оперативного учета;
- приказы и распоряжения
руководителя и менеджеров всех звеньев (письменные и устные);
- данные внутреннего
документооборота (бумажного и электронного);
- результаты собственного
анализа финансово-хозяйственной деятельности;
- другие данные
(например, результаты анкетирования сотрудников предприятия).
Важно отметить, что
качество собственного информационного поля предприятия в основном зависит
только от позиции самого предприятия (в первую очередь, руководства). Четкая
организационная структура управления, рациональное распределение функциональных
обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных
автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют
улучшению и развитию информационного поля, что, в свою очередь, приводит к
повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение
к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми
проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии. И все-таки
оптимизация внутреннего информационного поля предприятия задача достаточно
простая по отношению к внешнему полю.
Дело в том, что
собственное поле формируется за счет внутренних источников информации, которые легко
можно проверить на полноту и достоверность. В случае внешнего поля это отнюдь
не гарантировано. Количество разновидностей внешней информации и ее источников
весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных:
- законы, указы, приказы
и другие нормативные документы федерального уровня;
- нормативные акты
отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые);
- комментарии к указанным
выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет);
- данные о состоянии
отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований);
- данные о состоянии
мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет);
- реклама и информация
партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции,
презентации, Интернет);
- информация от клиентов
(обратная связь);
- выводы консультантов и
экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и
аудиторских проверок.
Кратко перечислим
основные проблемы, возникающие при создании внешнего информационного поля.
Частичность информации. В
ряде случаев источник дает не всю информацию, а какую-то ее часть. При этом
непонятно, где и как можно найти недостающую информацию.
Недостоверность
информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в Интернет)
представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной. Тем не менее, других
источников может не быть, и тогда приходится либо учитывать такую информацию,
либо отказываться от нее.
6
Понятие
электронного документа и его значение в информационном обеспечении управления
Традиционное определение
документа как материального объекта содержащего зафиксированную на нем
информацию предполагает выполнение операций с документами как с носителем
информации т. е учет, размещение, хранение, передача. Однако с появлением
электронного документа на первый план выходит не объектно-материальный, а
информационный характер док. Акцент смещается с носителя информации на саму
информацию и все действия над документа оцениваются прежде всего с точки зрения
информационной целостности и информационной безопасности.
Термином электронный
документа обозначают информацию зафиксированную на электронном носителе,
которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для
человека форме с помощью технологий поддерживаемых компьютерной техникой и
которая содержит реквизиты позволяющие её идентифицировать.
Под электронным носителем
понимают материальный носитель предназначенный для записи и хранения информации
посредством компьютерной техники.
7
Законодательная
база информационного обеспечения управления в РФ
В России законодательная
база сферы информации предусматривает не только процессы движения информации
внутри страны, но и международные аспекты этих процессов. В Гражданский Кодекс
России внесен ряд статей, касающихся информации и информатизации ( ст. 128 ГК,
ст. 139 ГК, ст. 779 п.2 ГК). Приняты на федеральном уровне следующие законы: “О
библиотечном деле”, “Об обязательном экземпляре”, “Об информации,
информатизации и защите информации”, “Об участии в международном информационном
обмене”, “Об авторском праве и смежных правах”, “О правовой охране программ ЭВМ
и баз данных”, “Об участии в международном информационном обмене”, “О
стандартизации”, “О сертификации продуктов и услуг”. Эти законы определяют
отношение государства к информационным ресурсам, позволяют регулировать многие
проблемы, связанные с управлением информационной деятельностью библиотек.
Особого внимания
заслуживает Закон РФ “Об информатизации, информатизации и защите информации”,
четвертая глава которого ( ст. 16-19) непосредственно касается деятельности
библиотек по созданию и использованию баз данных и электронных каталогов и
картотек. Специфику использования программ для ЭВМ и электронных изданий, а
также взаимоотношения библиотеки, как собственника информационной системы,
технологий и средств их обеспечения, и пользователей устанавливает Закон РФ “О
правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных”.
К объектами авторского
права, в соответствии со статьей 7. Закона Российской Федерации “ Об авторском
праве и смежных правах”, относятся простые произведения ( среди них: переводы,
аннотации, рефераты, резюме, обзоры, а также другие переработки произведений
науки, литературы и искусства) и составные произведения ( базы данных и т.д.,
представляющие собой по подбору или расположению материала результат
творческого труда), то есть объектом авторского права в библиотеке являются
каталоги , тематические картотеки, аннотированные библиографические указатели и
рекомендательные списки, текстовые информационно-аналитические обзоры
литературы, рефераты отдельных работ (статей) , электронные документы:
электронные каталоги, электронные издания и электронная текстовая информация.
В связи с тем, что до
настоящего времени Министерством культуры РФ, Министерством РФ по делам печати,
телевидения и средств массовой информации, Министерством РФ по связи и
информации не приняты подзаконные акты общего характера по авторскому праву,
регулирующие правоотношения в библиотечно-информационных учреждениях,
работникам библиотек рекомендуется применять к авторским отношениям правила
Гражданского кодекса РФ, которые носят общий характер и регулируют все
гражданские правовые отношения, касающиеся сделок (ст.524, 971, 974, 986,
990,992, 1003-1005).
Уточняют ряд положений федеральных
законов Постановление Правительства РФ от 28.02.1996 N 226 (ред. от 02.03.2005)
"О государственном учете и регистрации баз и банков данных", №128 от
12 февраля 1995г. “О совершенствовании системы информационного обеспечения в
области стандартизации, метрологии и сертификации”, Постановление Правительства
РФ от 24.07.1997 N 950 (ред. от 31.03.2009) "Об утверждении Положения о
государственной системе научно-технической информации"; Постановление
Правительства РФ от 31.03.2009 N 279 "Об органе научно-технической
информации федерального органа исполнительной власти в сфере научной,
научно-технической и инновационной деятельности"
8
Электронно-цифровая
подпись и ее значение в информационном обеспечении управления. Закон РФ «Об
электронной цифровой подписи»
Главный вопрос при
внедрении электронного документооборота - о подписании электронных документов.
Речь идет об использовании электронно-цифровой подписи. Использование
электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подтверждения юридической силы
документов при работе с информацией в электронном виде допускается ст. 5 ФЗ
"Об информации, информатизации и защите информации".
В ст. 160 ГК РФ также
говорится об "использовании при совершении сделок факсимильного
воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования,
электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи".
Использование "допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом,
иными правовыми актами или соглашением сторон".
Технология проставления
(порядок создания и применения) ЭЦП урегулирована Федеральным законом от Федеральный
закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) "Об электронной цифровой
подписи" (принят ГД ФС РФ 13.12.2001). Однако механизм реализации
положений закона пока не отлажен, поэтому на практике это создает большие
трудности в применении ЭЦП.
Данная проблема,
возможно, будет разрешена в процессе формирования нормативной базы
делопроизводства в области работы с электронными документами в рамках
Федеральной целевой программы "Электронная Россия". Федеральная
программа содержит проекты, направленные на создание правовых предпосылок для
широкого использования информационных технологий в обществе, бизнесе и
взаимоотношениях государства с гражданами и организациями.
9
Информационный
менеджмент как методология информационного обеспечения управления
Сфера информационного
менеджмента — совокупность всех необходимых для управления решений на всех
этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции,
связанные как с информацией во всех её формах и состояниях, так и с
предприятием в целом. При этом должны решаться задачи определения ценности и
эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний),
так чтобы каждый менеджер получал только релевантную информацию, но и других
ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией:
технологических, кадровых, финансовых и т. д., преподаётся как инновационная
специальность.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 |