Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ

12       Системы электронного документооборота компании «Интер-Траст»: состав, назначение, реализуемые задачи

 Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

·          координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·          быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

·          предоставление средств для деловой переписки;

·          регистрация документов, циркулирующих в организации;

·          возможность оперативной раздачи поручений;

·          анализ и контроль исполнительской дисциплины;

·          согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

·          Делопроизводство;

·          Внешние контакты;

·          Управление и планирование;

·          Учет материальных ценностей.

·          Делопроизводство

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

·          Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

·          Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

·          Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

·          Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

·          Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

·          Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia® ориентирована на:

·          создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

·          повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

·          сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

·          обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

·          создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации/холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы.

Система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

CompanyMedia® предназначена для решения следующих задач:

·          документационного обеспечения управления;

·          управления типовыми деловыми процессами;

·          управления документацией;

·          управления потоками работ и документов в рамках регламентированных и произвольных деловых процессов;

·          доставки управленческой информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация).

13       Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Company Media»

«ИнтерТраст» является производителем системы электронного документооборота CompanyMedia, которая создана в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документнапоминание.

14       Угрозы информационной безопасности и принципы, методы, технологии их предотвращения в электронном документообороте

Понятие «информационная безопасность» рассматривается в следующих значениях:

·          состояние (качество) определённого объекта (в качестве объекта может выступать информация, данные, ресурсы автоматизированной системы, автоматизированная система, информационная система предприятия, общества, государства и т. п.);

·          деятельность, направленная на обеспечение защищенного состояния объекта (в этом значении чаще используется термин «защита информации»).

Организационно-технические и режимные меры и методы

Для описания технологии защиты информации конкретной информационной системы обычно строится так называемая Политика информационной безопасности или Политика безопасности рассматриваемой информационной системы.

Политика безопасности (информации в организации) (англ. Organizational security policy)— совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области безопасности информации, которыми руководствуется организация в своей деятельности.

Политика безопасности информационно-телекоммуникационных технологий (англ. ІСТ security policy)— правила, директивы, сложившаяся практика, которые определяют, как в пределах организации и её информационно-телекоммуникационных технологий управлять, защищать и распределять активы, в том числе критичную информацию.

Для построения Политики информационной безопасности рекомендуется отдельно рассматривать следующие направления защиты информационной системы:

·          Защита объектов информационной системы;

·          Защита процессов, процедур и программ обработки информации;

·          Защита каналов связи;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37