Книга: Документы и тайна

Документы и информация, отнесенные к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, кадровой документации), как правило, грифа ограничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиденциальными.

2.2.    Гриф ограничения доступа (конфиденциальности) присваи вается документу:

исполнителем на стадии подготовки документа;

руководителем структурного подразделения или руководителем организации иа стадии согласования- или подписания документа;

адресатом получателем) документа на стадии его первичной обработки в сяужбе ДИОД.

2.3.    Изменение грифа доступа документа (конфиденциальнос ти)производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа являются:

соответствующая корректировка перечней ДИОД; .. истечение установленного срока действия грифа; . наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия договора).

2.4.    Устанавливается четыре степени конфиденциальности инфор мации: "особо конфиденциально", "совершенно конфиденциально", "конфиденциально", а также для для служебной информации огра ниченного распространения федеральных органов исполнительной власти "для служебного пользования", и соответствующие этим сте пеням грифы конфиденциальности документов.

Использование перечисленных грифов для ограничения доступа и распространения информации, не относящейся к конфиденциальной, не допускается.

2.5.    На документах, делах, изданиях, а также других носителях информации наносится гриф конфиденциальности информации, включающей следующие реквизиты;

степени конфиденциальности информации, со ссылкой на соответствующий пункт действующего в организации перечня информации конфиденциального характера;

при необходимости отметки:

об организации, осуществившей ограничение доступа к конфиденциальной информации;

о регистрационном номере;

о дате или условии снятия степени конфиденциальности информации, либо о событии, после наступления которого с информации будет снято ограничение доступа.

Гриф конфиденциальности информации наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа (при необходимости дополняется номером экземпляра документа, дела, издания), на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. Например:

Особо конфиденциально или Для служебного пользования экз. 3

Для осуществления нанесения регистрационного номера на ре-гистрационнОКонтрольных карточках, а также в автоматизированных картотеках допускается сокращение написания грифа конфиденциальности; "особо конфиденциально" — "ОКФД", "Совершенно конфиденциально" — "СКФД", "конфиденциально" — "КФД", "для служебного пользования" — "ДСП".

2.6. Руководители структурных подразделений, должностные лица имеют право снимать гриф ограничения доступа с документов и изданий, подготовленных в данном структурном подразделении.

После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая визой руководителя, подписавшего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.

В целях своевременного изменения или снятия грифа ограничения доступа с документов необходимо регулярно просматривать учетные картотеки (перечни, журналы, списки и т.д.) ДИОД и выявлять те документы, которые могут быть удалены из картотек перечней, журналов, списков.

3. Перечень ДИОД

3.). Состав ДИОД определяется ее собственником и фиксируется в специальном перечне. Перечень ДИОД является постоянным рабочим материалом руководства организации, службы ДИОД, служб безопасности, службы открытого делопроизводства и других структурных подразделений. Он должен регулярно обновляться, подлежать корректировке.

3.2.В каждой позиции перечня рекомендуется указывать гриф доступа информации, фамилии сотрудников, имеющих право досту па к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок дей ствия грифа или наименование события, снимающего это ограниче ние, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

3.3.Важной задачей перечня является дробление информации на отдельные информационные элементы, известные разным дол жностным лицам. В свою очередь закрепление информации огра ниченного доступа за конкретными документами позволяет исклю чить возможность необоснованного издания документов или включения в них избыточных данных.

3.4.Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в об щий перечень конфиденциальной информации, могут иметь струк турные подразделения организации.

4. Экспедиционные работы по поступившим документам

4.1.    В процессе экспедиционной обработки поступившей ДИОД решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

не допустить попадания в организацию документов других пред приятий и организаций;v

убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;

предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;

исключить возможность ознакомления технических работников организации с ДИОД;

исключить возможность ознакомления любых сотрудников организации с ДИОД, имеющими пометку "Лично";

не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа.

4.2.    Пакеты, конверты, содержащие ДИОД, поступают из поч тового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и организаций, от посетителей. Эти доку менты могут также приходить по факсимильной связи, электрон ной почте, по телеграфной и телетайпной связи.

4.3. Учитывая особенность, что на пакетах, конвертах и часто на самих документах не ставится гриф ограничения доступа (объясняется нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа) вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей информации выполняется квалифицированным сотрудником службы ДИОД, обладающим знаниями структуры организации, функции структурных подразделений и сотрудников, состав и перечень ДИОД. Документы, поступающие но линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью определения возможной их конфиденциальности.

Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку "Лично"), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку доступа и не имеющие такой отметки.

Документы второй группы сравниваются с перечнем документов организации, отнесенных к категории ДИОД. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиции перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимой степени конфиденциальности. Одновременно ставится срок действия графа и условия его снятия, указанные в перечне.

Если документ поступил с грифон ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что организация обязана защищать не только свои тайны, но и тайны всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной организацией.

Вся ДИОД подлежит немедленному учету (раздел 5). Документы, не отнесенные к разряду ДИОД, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых документов.

5. Регистрация и учет ДИОД. Коттролыю-справочно-регистрационный аппарат

5.1. Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые ДИОД и издания. Документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно. Допускается вести регистрацию и изданий ДИОД в массиве другой несекретной документации. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу в краткой форме, например:

 "ДСП" — "для служебного пользования". Для документов, поступивших из других организаций, имеющих другое обозначение грифа ограничения доступа, во входящих РКФ, к регистрационному входящему номеру добавляется обозначение грифа в краткой форме, например: "КФД" — "конфиденциально" и т.д.

5.2.Дополнительно размноженные экземпляры ДИОД учиты ваются за номером этого документа (издания). Нумерация допол нительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. В размноженных документах в грифе ограничения доступа проставляются номера экземпляров, а в РКФ отмечается количество экземпляров.

5.3.Учет ДИОД предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещении документа по инстанциям, руково дителям и исполнителям в процессе рассмотрения и использова ния документов. Учет этих документов и их хранение всегда цент рализованы в подразделении открытого делопроизводства или службы ДИОД.

Основными целями учета ДИОД являются:

обеспечение их физической сохранности;

формирование контрольно-справочно-информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75