Учебное пособие: Основы бухгалтерского учета

• Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета организациям разрешено по согласованию с Министерством финансов РФ вводить в план счетов бухгалтерского учета дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов. Для учета специфических операций организация может самостоятельно, без дополнительного согласования, вводить дополнительные субсчета, уточнять их, исключать и объединять.

9. Документация хозяйственных операций

1. Первичные документы и документация.

2. Реквизиты бухгалтерских документов.

3. Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации.

4. Классификация бухгалтерских документов.

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.

Первичный документ — письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена, или разрешение на ее проведение получено.

Первичный документ подтверждает юридическую силу операции, устанавливает ответственность исполнителя. Ни одна операция не может быть учтена, если она не оформлена надлежащим образом документом.

Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Реквизиты, обязательные для составления любого документа:

– наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т.д.);

– наименование организации;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции;

– подписи ответственных лиц и т.д.

Кроме обязательных реквизитов, принимаются и дополнительные, которые уточняют или дополняют содержание операции, и т.д.

Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации:

• К учету принимаются только документы, составленные, по установленной форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

• Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания.

• Все записи в документах производятся четко, разборчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники (принтеров и т.д.). Производить записи простым карандашом не разрешается.

• В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачеркивают аккуратно, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено».

• Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных за этот документ, с указанием даты внесения исправления.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

• по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

• по времени составления: первичные, сводные;

• по объему информации: разовые, накопительные;

• по месту составления: внутренние, внешние;

• по структуре: табличные, анкетные, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Пример: приемные акты, акты на прием-передачу основных средств, квитанции о приемке ценностей, отчеты материально ответственных лиц.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Пример: бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается количество документов, снижается вероятность ошибок.

Пример: авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость на оплату труда.

К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (например, приходные (расходные) кассовые ордера, наряды), а накопительные (например, табель рабочего времени) составляются за определенный период времени и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд по табличной.

Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).

10. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

1. Проверка документов.

2. Бухгалтерская обработка документов.

3. Хранение документов.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

• Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Проверка проводится по трем направлениям:

Формальная — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая — проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки В документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:

– индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;

– наименование дела (заголовок);

– количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);

– срок хранения и номер папки по перечню;

– примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет.

11. Учетные регистры бухгалтерского учета

1. Понятие учетных регистров.

2. Классификация учетных регистров.

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта. Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87