Реферат: Русский язык и культура речи

Стандартизация официальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти пра­вила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стан­дартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификация языка служебных документов

состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую мак­симальное количество управленческих ситуаций» [1, 7].

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создавае­мого документа.

Решение тех или иных задач делового общения реализу­ется в речевых действиях, ключевым словом которых являет­ся так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, на­правляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.

Языковая модель, выражающая то или иное речевое дей­ствие, состоит, как правило, из двух частей – мотивации дей­ствия и собственно речевого действия.

Например:

В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ...

Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) ...

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реали­зуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Приведение языковых и текстовых средств служебных до­кументов к единому образцу, т. е. стандартизация и унифика­ция деловой письменной речи, оправдано соображениями удоб­ства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официально­го письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторя­ющейся информации.

Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в ка­честве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называет­ся типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогич­ным ситуациям делового общения на производстве, в торгов­ле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их пе­ременной информацией, которая зависит от конкретной ситуа­ции. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В дело­вой переписке также используются трафаретные тексты, на­пример, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Тра­фаретным способом оформляются тексты договоров, соглаше­ний, контрактов. Применение трафаретных бланков существен­но сокращает время, затрачиваемое на составление докумен­тов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Пример текста-трафарета

СПРАВКА

Тов. ______________________ работает __________________________

(фамилия, инициалы)                                             (название учреждения)

в должности ______________. Оклад______________

Справка выдана для предоставления___________________________

Начальник отдела кадров______________

Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового об­щения.

Языковые формулы официальных документов. Особен­ность языка и стиля официальных бумаг – использование ус­тойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых обо­ротов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За мно­голетнюю практику деловой переписки были выработаны язы­ковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мо­тивы, причины и цели официального послания; формулиро­вать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, завере­ние и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообще­ния, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изло­жение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста.

Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:

В подтверждение нашей договоренности ...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (на­правляем, сообщаем) ...

В соответствии с письмом заказчика ...

В порядке оказания помощи прошу Вас ...

В ответ на Ваш запрос сообщаем ...

Также существуют языковые формулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы, требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.

Помимо языковых моделей и синтаксических конструк­ций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство счи­тает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в дополне­ние к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.

8. Требования к языку и стилю документов

Документируемая информация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13