Реферат: Русский язык и культура речи

По функциональному признаку различают письма, требу­ющие письма-ответа, и письма, не требующие письма-отве­та. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как пись­мо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель – фиксировать факт от­правки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления конста­тируют свершившийся факт и поэтому также не требуют отве­та.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных ин­станций (организаций).

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии – гарантийное письмо; приглашение принять учас­тие в чем-либо – письмо-приглашение; извинение за наруше­ние договоренности – письмо-извинение и т. д. Многоаспект­ным считается письмо, содержащее однотип­ные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соот­ветствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содер­жащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуще­ствляется по определенному образцу. Это предполагает не толь­ко соответствие письма стандартным аспектам содержания (от­ражение регулярных экономико-правовых ситуаций), но и ис­пользование стандартных языковых и синтаксических конст­рукций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов пись­ма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, от­ражает какую-либо исключительную, необычную производ­ственную ситуацию либо свидетельствует об особом значе­нии, которое придает письму составитель. В связи с этим тек­стовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтак­сических средств, в том числе выразительных.

Коммерческая корреспонденция. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммер­ческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сдел­ки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), пись­мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла­мация).

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро­вать адресата на более активные действия, в частности, на от­ветное послание.

Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-зап­роса могут быть использованы следующие стандартные выра­жения:

·           Просим выслать нам предложение на поставку...

·           Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...

·           Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...

·           Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...

·           Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о воз­можности поставить нам...

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-зап­рос может содержать следующую информацию:

·           о принятии запроса к рассмотрению;

·           о выяснении возможностей поставки товара, интересую­щего покупателя;

·           об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

·           об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

·           об обещании направить предложение на поставку това­ра, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обыч­ного письма.

В случае отказа поставить интересующий покупателя то­вар в письме-ответе могут быть использованы следующие ти­повые модели:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос поло­жительно и выслать Вам конкретное предложение на постав­ку...

Мы просим Вас отложить этот вопрос до... Просим Вас вернуться к этому вопросу в...

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направля­ет предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конк­ретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продав­ца, экспортера. В предложении обычно указываются наимено­вание предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие усло­вия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении предложения используются следующие стандартные модели:

·           В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...

·           Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...

·           Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)...

·           Цена ... составляет...

·           Товар будет поставляться в... квартале текущего года ...

Ответ на предложение. Ответ на предложение может со­держать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается закон­ченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с услови­ями предложения или не заинтересован в предлагаемом това­ре, он отклоняет предложение. В этом случае между продав­цом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий доку­мент, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сро­ков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других усло­вий контракта (договора).

Рекламация должна содержать: основания для предъявле­ния претензии; доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; тре­бование уценки товара и т. д.).

При составлении текста рекламации используются следу­ющие стандартные модели:

·           К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что... К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что... К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены

·           Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию на...

·           Качество партии товара, полученного от Вас ... числа, оказа­лось ниже качества, оговоренного в контракте № ... При приемке товара были обнаружены следующие недостатки:...

Коммерческое послание, помимо ясности и точности изло­жения, должно отличаться также определенной воздействую­щей силой, в связи с чем при составлении текста письма долж­ны учитываться психологические факторы его восприятия ад­ресатом. Элементами такого рода воздействия являются эти­кетные фразы и конструкции, не только создающие опре­деленные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:

Согласно нашей договоренности просим сделать нам пред­ложение на поставку...

Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...

7. Унификация языка деловых бумаг

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных доку­ментов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предпола­гает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение со­поставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13