Реферат: Русский язык и культура речи
Акционерно-коммерческий
банк «Прогресс» Кредитный отдел
Должность и фамилию лица,
которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, например:
Научно-производственное
объединение «Комкон»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.Н. Ковалевой
Адрес. Составные части почтового адреса
указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг
почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства
Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий
порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях
(распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные
организации», «Адресат»):
·
наименование
адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя,
отчество для физических лиц);
·
название улицы,
номер дома, номер квартиры;
·
название
населенного пункта (города, поселка и т. п.);
·
название области,
края, автономного округа (области), республики;
·
страна (для
международных почтовых отправлений);
·
почтовый индекс.
На документах,
направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается.
Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным
корреспондентам.
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий
краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен
быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание,
формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об»,
однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели,
например:
Об организации
выставки
О выделении аммиака из
ФПТ-200М
По вопросу стоимости
кондиционера IK 23- IMI
На ваш факс №
1781/2040 от 12.10.99.
Заголовок содержит две
основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или
должно быть произведено, например:
О подготовке проекта
договора
Об организации
института современных технологий управления
Заголовок не должен
превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется
употреблять в заголовке слова касательно, касается, а также писать по
делу, поскольку это выражение более уместно в юридической практике.
Текст – основной реквизит документа,
передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие,
решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает
указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса
или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение
истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения –
ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при
необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными
актами или другими документами по данному вопросу, например:
В соответствии с
постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307
«Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных
объектов» предлагаем Вам...
Во второй части формулируются предлагаемые
или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации.
Текст официального письма
может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости,
являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.
Вступительное обращение
помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в
отдельную строку. Приветствие может быть обращено к организации в целом
(точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдельным должностным
лицам;
Уважаемые господа!
Господа!
Уважаемый господин
директор!
Заключительная формула
вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой
основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило,
отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от
вступительного обращения
заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к
организации, так и к ее отдельным лицам:
С уважением...
С глубоким
уважением...
С пожеланиями
успехов...
С наилучшими
пожеланиями...
Текст письма может
состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам
письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
Отметка о наличии приложения располагается
под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в
тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 3 л. в
2 экз.
Если документ имеет
приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием
количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений
они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
Приложение: 1.
Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские
заводы» на 5 л. в 1
экз.
2. Проект плана
поэтапного ввода системы информационного
обеспечения
производства на 2 л. в 1 экз.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на
бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:
Главный инженер (личная
подпись) Е. Н. Шесовских
При подписании документа
несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:
Отметка об
исполнителе. Данный
реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны
последнего листа документа.
Отметка об исполнителе
включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер
его телефона, например:
Васильев 32-45-78
Ниже фамилии исполнителя
и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии
и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:
Васильев Виктор
Иванович
32-45-78
МЛ 2 01.04.2000
Следует также отметить
особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум.
Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако
довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе
с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В
деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:
1.
Если есть
необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам
не вошедшую в основной текст.
2.
Если информация в
основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное
восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация).
Сообщение, даваемое в
виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П.
С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется
повторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда
была сделана приписка, например:
1. Постскриптум
К сожалению, в
ближайшие две недели не смогу с Вами встретиться, поскольку по настоянию
врачей отправляюсь на обследование в Санкт-Петербург.
С уважением .......................................
(сигнатура,
факсимиле)
2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что
получил.
28 марта 2000 г. 18Ш
.......................................
(сигнатура,
факсимиле)
Как видно из приведенных
выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет
определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по
оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не
только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру
обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей
по каналам письменной связи.
4. Типы документов
Вся деятельность
организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как
уже отмечалось, документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих
норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на
что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством
регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или
отдельных должностных лиц.
Документация весьма
разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени
доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия
документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все
документы на отдельные типы и виды.
По фактору адресации
документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя
деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями
одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в
отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют
служебной.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 |