Дипломная работа: Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентов

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.6.

Таблица 1.6 Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем клиента и выработке необходимых мероприятии) остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

·  Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.

·  Неэффективное использование рабочего времени.

·  Слабый контроль работы сотрудника.

·  Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

·  Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае использования вычислительной техники данный процесс водится к просмотру заявки, оформленной на сайте компании и уже занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет производится при задании необходимых параметров.. В таблице 1.7 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.7 Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ООО «СВ-Логистик». Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:

·  централизованное хранение данных

·  исключение потери данных

·  структуризация данных

·  более оперативная обработка данных

·  выдача результатов в удобной форме на принтер и экран

·  легкое изменение данных

·  система авторизации

·  сокращение времени оформления документов

1.2.4  Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

В компании OOO «СВ Логистика» имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы такие как:

1.  Регламент информационной безопасности:

·  доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну;

·  доступ к использованию программного обеспечения, сконфигурированного персонального под ООО «СВ Логистика» (1С Бухгалтерия; CRM Fresh Office – Система управления клиентами и партнерами; файловое хранилище).

2.  Регламенты использования сети Internet, электронной почты ООО «СВ Логистика».

С целью более эффективного исполнения регламентов в

ООО «СВ Логистика» настроена служба Active Directory на Windows Server 2003. Она позволяет настраивать и контролировать информационную безопасность.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23