Дипломная работа: Финансовый контроль на предприятии

Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в прокате ревизии позволяют глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и нарушению финансовой дисциплины, намечать мероприятия по их устранению.

Правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. Часто возникает необходимость произвести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуре. С этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизий применяются методы фактического контроля.

При исследовании неофициальных материалов изучаются черновые записи кассиров и других материально ответственных лиц, анонимные письма, неофициальные заявления работников ревизуемой организации. Ревизоры не должны игнорировать информацию, получаемую из неофициальных материалов, так как она помогает устанавливать истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств. Однако такую информацию необходимо использовать осторожно, не унижая достоинства работников проверяемой организации.

Практика ревизорской работы с первичными документами ввела в обиход термины, позволяющие характеризовать полноценность проверяемых документов путем выделения градации их недоброкачественности. Представленный далее перечень первичных документов сформирован таким образом, что в начале приведены документы, свидетельствующие об упущениях в исполнении контрольных функций должностными лицами, далее документы, характеризующие отсутствие контроля на предприятии, а в конце документ, свидетельствующий о должностном преступлении. [15]

1. Перезаполненные первичные документы. Неполноценные документы, содержащие информацию сверх реквизитов документа, которые установлены его формой. Наличие большого числа перезаполненных документов свидетельствует о том, что профессионализм и трудовая дисциплина на предприятии подменяются самодеятельностью и ненужным энтузиазмом исполнителей, что лица, ответственные за нормотворчество, разработку форм первичных документов на ревизуемом предприятии не справляются со своими обязанностями. Наличие перезаполненных документов для ревизора может стать дополнительным источником информации, косвенным подтверждением его выводов по основным документам.

2. Неоконченные первичные документы. Неполноценные документы, в которых заполнены не все реквизиты, предусмотренные формой. Например, в приходном кассовом ордере КО-1 не заполнен реквизит «Приложение». Даже если нет приложений, то реквизит должен быть заполнен словом «Нет». Незаконченность документа, наличие пустого места в строке или графе документа создает благоприятные условия для внесения недобросовестными лицами записи, которая может исказить изначальный смысл первичного документа. Наличие незаконченных первичных документов ревизор характеризует в итоговом акте ревизии как недопустимое нарушение исполнителями своих обязанностей, создающее условия для хищений и других незаконных действий.

3. Неадаптированные первичные документы. Неполноценные документы, утвержденная форма которых не соответствует потребностям фактической операции. Например, на предприятии создали центральный склад, а списание ценностей со склада происходит с помощью документов, по которым ценности отпускались раньше из цеховых кладовых; появился новый вид работ, а наряд-заказ на работы используется старый, который выписывался на работы, давно не выполняемые цехом, и т.п. При наличии таких документов ревизор может внести предложение об утверждении новой формы, соответствующей реальным физическим и экономическим процессам. Если на предприятии есть орган, ответственный в управлении за документооборот, то ревизор имеет право сделать вывод о его плохой работе.

4. Нерегламентированные первичные документы. Неполноценные документы, имеющие несоответствующую форму. Часто предприятия приспосабливают для своих нужд документ, используемый на другом предприятии или утвержденный Федеральной службой по статистике Российской Федерации (Госкомстатом России) для отражения процессов, которых нет на данном предприятии. Например, для отражения отгрузки своей продукции предприятие использует накладную, которая применяется на соседнем предприятии и разработана им под оформление отпуска своей продукции. Возможно, что передача станка в другой цех оформляется не накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств формы № ОС-2, а приспособленной накладной на внутреннее перемещение материала формы № М-13.

При обнаружении аномальных первичных документов ревизор может сделать вывод о сомнительности действующих на предприятии управленческих процедур, обеспечивающих контроль материальных ценностей, а также об ответственности должностных лиц.

5.Испорченные первичные документы. Неполноценные документы, содержащие исправления, подчистки, помарки, пятна, разрывы. Исправления не допускаются на кассовых документах и документах строгой отчетности. Правилами предприятия в этот список могут быть внесены дополнительные документы. На остальных документах исправления должны заверяться подписью должностного лица с указанием даты и расшифровки его фамилии и должности. Испорченные первичные документы свидетельствуют об исполнительской дисциплине управленческих кадров и об отсутствии контроля за движением материальных ценностей.

6. Нелегитимные первичные документы. Документы, в которых зафиксирована ненормативная, неразрешенная операция. Запрещается принимать к исполнению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Лицо, нарушившее это требование, может рассматриваться ревизором как пособник, соучастник незаконной операции. Приведем самый простой случай: оформлен расходный кассовый ордер на выдачу аванса работнику, который не отчитался в расходовании средств, ранее полученных им под отчет.

7. Ложные первичные документы. Документы, в которых допущены арифметические ошибки (умышленные и неумышленные), искаженно отражены сведения об отдельных сторонах действительно совершенной операции. Например, итоговая сумма по отгрузочной накладной, в которой отражено два вида материальных ценностей, завышена из-за арифметической ошибки. Другой пример, в оплату проведен наряд-заказ по завышенным расценкам. Обнаружение ложных документов па предприятии должно сопровождаться соответствующими дисциплинарными выводами, вплоть до увольнения, независимо от сумм.

8.Фиктивные первичные документы. Документы, в которых отражены вымышленные хозяйственные операции. Наличие фиктивных документов свидетельствует о должностных преступлениях. Ревизор не может брать на себя ответственность оценивать документы как фиктивные. Сбором доказательств в обоснование вывода о фиктивности документа ревизор может заниматься только под руководством следственных органов.

9.Поддельные первичные документы. Документы-копии, которые выдаются за оригиналы. При современных средствах копирования сделать трудноотличимую копию не представляет большого труда. При появлении сомнений в подлинности первичного документа ревизор привлекает специальных экспертов. В функции ревизора определение подлинности документа не входит. Ревизор должен попытаться доказать, что такой документ ложный. Для этого используется метод документального контроля - проверка последовательности документооборота. [33]

Составитель поддельного документа не может знать всей цепочки прохождения первичного документа, движения документов-оснований и последующих документов, отражения его движения в журналах регистрации и учетных регистрах. Как правило, злоумышленник проводит увязку реквизитов ложного документа: номера, даты, суммы, подписи, с документами и журналами, которые для него очевидно и наглядно связаны между собой. Как свидетельствует криминалистическая практика, изготовители поддельных документов осуществляют увязку по документам и журналам, которые находятся в непосредственной доступности исполнителя. Например, трудно провести увязку реквизитов поддельной железнодорожной накладной работнику отдела продаж, так как корешок дорожной ведомости от накладной хранится на станции отправления груза, т.е. вне непосредственной доступности работника отдела продаж, заполняющего накладную.

Прошнурованные журналы регистрации первичных документов являются простой и эффективной формой защиты от поддельных документов. Электронные журналы регистрации первичных документов должны быть эффективно защищены от взлома.

Выявление ревизором отклонений в выполнении первичным документом его функции и устранение этих отклонений должностными лицами по итогам ревизии являются эффективным способом профилактики системы контроля. Любые оперативные системы контроля на предприятии, в состав которых входят первичные документы, периодически нуждаются в последующем контроле - как в ревизии, так и в профилактике.

Фактический контроль представляет собой изучение фактического состояния проверяемых объектов на основе осмотра их в натуре (обмера, взвешивания, пересчета, лабораторного анализа и др.). Фактический контроль не может быть всеобъемлющим из-за непрерывного характера хозяйственных процессов и быстро меняющихся хозяйственных ситуаций. Поэтому документальный и фактический контроль существуют не изолированно, а дополняют друг друга. Методические приемы фактического контроля служат для установления реального состояния контролируемых объектов, объема и качества выполненных работ, действительного совершения хозяйственных операций, отраженных в документах.

Приемы фактического контроля подразделяют на три группы: инвентаризацию, экспертную оценку и наблюдение.

Инвентаризация представляет собой способ фактического контроля за сохранностью имущества организации путем сопоставления фактических остатков основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и состояния расчетов с соответствующими данными бухгалтерского учета на определенную дату и выявление отклонений.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17