Дипломная работа: Эффективное использование рабочего времени в организации
Возможные
последствия сосредоточения вашей деятельности и решении дел, обозначенных в
каком-либо из квадратов, показаны в табл.2(см. Приложение В – таблица 2).
Для
правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание
уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата 2, одновременно
сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех остальных квадратах.
Вывод во
всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное,
осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо
делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не
затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не
просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное,
когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в
плане личной деятельности.
Таким
образом, резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его
рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом
зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо
точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как
можно быстрее. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация"
времени, осуществляемая несколькими методами, изложенные в следующем
подразделе.
1.3
Методы учета и измерения использования времени
Существует несколько
методов учета и измерения времени, выбор которых зависит от ее задач и
масштабов. Рассмотрим их подробнее:
1) Хронометраж –
наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся
элементов операции или ее в целом. Используется для анализа приемов труда,
разработки нормативов или определения причин отклонения от норм и играет важную
роль в деле научной организации труда, в том числе управленческого. Он может
быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым
(применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами – 3-5 с. путем
объединения их в разной комбинации в группы).
При подготовке к
хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы (комплексы приемов,
действия, движения), устанавливают границы между ними с помощью "фиксажных
точек" - резко выраженных моментов ее начала и окончания, определяют
необходимое количество наблюдений. Последние фиксируются в специальном листе и
обрабатываются с целью исключения дефектных замеров и определения средней
продолжительности каждого элемента операции. Также знания помогают
совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.
2) Упрощенные наблюдения,
в отличие от хронометража, предполагают применение обычных часов. Если
отклонения затрат времени от среднего уровня превышают 10% и нужно выяснять их
причины, используется фотохронометраж [12, c. 530].
3) Фотографирование
рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплошное и выборочное) происходит с
помощью фиксации всех без исключения полезных затрат и потерь времени на
протяжении дня или какой-либо его части. Оно проводится два-три раза в год в
течение двух-трех недель при участии специальных людей – нормировщиков,
мастеров и т.п.
Фотографирование
осуществляется планово для установления структуры затрат времени на протяжении
смены или ее части. Оно требует значительной подготовки и больших затрат труда,
поэтому целесообразно при больших масштабах исследований или их специальной
направленности.
Анализ результатов
позволяет определить:
-
величину и
удельный вес полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей
потерь;
-
продолжительность
движения изделий в рамках технологического процесса;
-
время,
необходимое для выполнения определенных операций (творческих, логических,
вспомогательных и пр.) [13, c. 149].
4) Моментные наблюдения
(являются разновидностью фотографирования) фиксируют не затраты времени, а то,
чем работник занимался в определенные случайно выбранные моменты. Такой метод
часто применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест
подчиненных.
5) Самофотографирование
также является разновидностью фотографирования. Оно состоит в том, что работник
самостоятельно фиксирует свои действия. Самофотографирование экономично, но не
дает точных результатов, а его данные трудно обрабатывать.
6) Дневник рабочего
времени руководителя или специалиста представляет собой специфическую форму
самофотографирования. Работы (затраты времени на них) фиксируются в нем в той
последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и
карточная форма ведения такого дневника.
7) Опросы (предназначены
для анализа отдельных видов работ) могут быть устными и анкетными; последние
сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.
Для официального учета
отработанного времени применяется табель, который представляет собой именной
список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т.п.). Он
составляется в порядке алфавита или присвоенных работникам табельных номеров,
приводящихся во всех документах по труду и заработной плате.
Табель составляется за
2-3 дня до начала расчетного периода, исходя из табеля за прошлый месяц и
заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по
нему определяется число отработанных дней. Заполненный табель в конце месяца
сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Выявление видов
деятельности, на которые время тратится впустую, которые могут выполнять другие
лица, которые отнимают время у других (к ним относятся визиты, встречи, телефонные
разговоры, посетители, работа с подчиненными и др.), - называется диагностикой
времени.
С их помощью:
-
определяются
факторы, вызывающие потери времени;
-
осуществляется
анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным
обязанностям работ;
-
рассчитываются
коэффициенты творческой, организационно-административной, формально-логической
и исполнительской деятельности по отдельным группам исполнителей и на этой
основе оценивается рациональность разделения труда внутри структурных
подразделений [14, c. 105].
Нужно иметь в виду, что с
повышением уровня руководства снижается время, затрачиваемое на управление
основной деятельностью, и растет время на административную, организационную
работу, представительство, решение социальных проблем.
Таким образом, арсенал
принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности
персонала достаточно широк. Выбор метода должен производиться в зависимости от
поставленных задач, требуемой точности и возможностей.
Подводя итог
вышесказанному, рабочее время – время, в течение которого работник в
соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и
условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также
иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными
правовыми актами относятся к рабочему времени [8, ст. 91].
Измеряется оно также как и
обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Но в трудовом праве принято
использовать в качестве измерителя рабочий день, рабочую неделю и рабочую
смену.
Необходимо всегда
помнить, что время - это жизнь. Оно необратимо и невосполнимо. Растрачивать
свое время - значит, растрачивать свою жизнь. Взять свое время под контроль -
значит, овладеть своей жизнью, быть хозяином собственной судьбы. Об этом писал
еще известный римский философ и писатель Сенека в "Письмах к Луцилию":
"Все у нас, Луцилий, чужое, одно лишь время наше. Только время,
ускользающее и текущее, дала нам во владение природа... Поступай же так, мой
Луцилий, как пишешь: не упускай ни часу. Удержишь в руках сегодняшний день -
меньше будешь зависеть от завтрашнего. Не то, пока будешь откладывать, зря
жизнь и пройдет". Организация рабочего времени играет
огромную роль в эффективном управлении персоналом, так как руководители
заинтересованы в том, чтобы их подчиненные работали усердно во благо получить
больше прибыли для организации. Для этого они используют функции планирования,
организации, контроля, мотивации, координации. При этом создается совершенно
особый климат эффективности в компании, людям становится работать более
комфортно, вся деятельность сотрудников более осознанной и предсказуемой,
заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие
людей внутри команды и между различными подразделениями. Тем самым рационально
используется время, рационально распределяются производственные и человеческие
ресурсы, в итоге – рациональная и эффективная работа всей организации.
Основные последствия
неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что страдает
эффективность организации из-за неправильного распределения времени
сотрудников, происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени,
возрастают вероятности "потери" задач или их несвоевременного
выполнения, снижается "управленческая мощность" подразделения,
отдела, повышается стресс у персонала, который приводит к заболеваниям, а это,
в свою очередь, больничные дни. Поэтому необходимо рационализировать рабочий
день в компании, в отделе или у отдельных сотрудников.
2. Анализ процесса использования и потери рабочего времени
2.1 Оценка процесса
использования рабочего времени в зарубежных и отечественных организациях
Сущность менеджерской
деятельности – достижение цели предприятия "руками других людей".
Осуществляя основные управленческие функции, руководитель опирается на
определенные ресурсы: люди, финансы, сырье. В то же время он живет и работает в
трех измерениях - настоящее, прошедшее и будущее. Следовательно, в распоряжении
руководителя есть еще один уникальный ресурс - время. Время – самый ценный капитал и самый
дефицитный ресурс. Современный человек наращивает скорости, внедряет новые
технологии, автоматизирует свою деятельность, а времени у него становится все
меньше. Отношение ко времени – один из показателей организованности,
деловитости человека, а закон экономии времени – это всеобщий экономический
закон всех эпох и способов производства.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15 |