Дипломная работа: Влияние унификации документов на систему делопроизводства
В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций,
типовых структур создаются следующие службы документационного обслуживания:
·
в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав
управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат
министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии,
протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия
(бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция,
машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел
писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения
технических средств, центральный архив;
·
на государственных предприятиях (объединениях), в
научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных
центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел
документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как
правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю,
совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств,
рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро,
копировально-множительное бюро, архив;
·
в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ
определяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях)
- правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в
кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием
членов кооператива;
·
в (органах местного самоуправления) и в аппарате управления
общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включается:
секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа
совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное
бюро, копировально-множительное бюро, архив;
·
в организациях, не умеющих службы документационного обеспечения
управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет
секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация,
контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя
из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
·
совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого
порядка документирования, организации работы с документами,
информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к
передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими
действующими нормативами;
· сокращение документооборота,
количества форм документов и документов;
· разработка и
внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного
обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих
подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения
управления на базе применения вычислительной и организационной техники,
направленных на реализацию деятельности организации.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие
функции:
· разработка, внедрение
и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации,
внесение в них изменений;
· осуществление
экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по
документам;
· организация
своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов,
осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на
подпись руководству;
· регулирование хода
исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов
в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения
документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
· организация
машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; размножение
и проектирование бланков документов;
· разработка
номенклатуры дел организации, обеспечения хранения дел и оперативного
использования документной информации;
· организация
работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· организация
контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
· разработка
мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также
по повышению исполнительной дисциплины;
· осуществление
контроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениями
организации дел, подлежащих сдаче в архив;
· организация
работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде;
· повышение
квалификации работников службы ДОУ и архивов;
· организация
рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ .
Как видим, организация деятельности службы документационного обеспечения
управления важная составляющая всей деятельности учреждения, организации и
фирмы, от качества деятельности которой зависит эффективность управленческой
работы.
1.2 Унификация документов: основные
понятия
Унификация документов заключается в установлении
единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих
осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе,
форме, единообразию". По официальному определению унификация — это выбор
оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их
параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе
унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного
множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и
реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению
оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в
любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие
документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны
оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны
систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению,
сокращает затраты времени на работу с документами не только
делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата
— от руководителей до рядовых сотрудников.
Стандартизация документов - форма юридического
закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под
которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для
сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как
нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований
к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов
способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае
документа). В России деятельность по стандартизации координируется
государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как
типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы
стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как
самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых
конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий
(процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод
используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е.
образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой
текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты
аналогичного содержания.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости
различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления,
более эффективного использования вычислительной техники.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы
документов, внедрение которой, взамен применяемой даст значительный
экономический эффект.
Работа по унификации включает:
·
разработку УСД, которая
осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие
системы документации;
·
внедрение межотраслевых
(межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
·
внедрение разработанных
ОКТЭИ;
·
ведение УСД и ОКТЭИ с целью
поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
·
разработку комплексов отраслевых
унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в
УСД, а также их государственную регистрацию;
·
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации,
отражающих специфику отрасли.
Основные направления развития унификации документов
1.Сокращение избыточности информации в документах
Сокращение избыточности в документах может быть достигнуто тремя
основными способами:
1.1.сокращением количество документов;
1.2. сокращением количество текстов входящих в документы. Сокращение
объемов текста может быть достигнуто в результате следующих мер.
а) применения телеграфного стиля в изложении документов.
б) применения типовых текстов. При подготовке типовых текстов
производится сокращение их объемов по сравнению с применяемыми ранее
индивидуальными.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 |