Дипломная работа: Влияние унификации документов на систему делопроизводства
В состав УСД вошла Унифицированная система
организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая три
государственных стандарта, Альбом унифицированных форм документов, Методические
указания по их применению.
Характеризуя период советского делопроизводства, следует отметить:
·
формирование системы советского делопроизводства начинается в
первые годы советской власти. Преобразования затрагивают в основном вопросы
документирования;
·
в 1920-х— начале 1930-х гг. в рамках движения за научную
организацию труда делаются попытки поставить делопроизводство на научную
основу. Однако общегосударственные правила работы с документами так и не были
приняты;
·
в 1960-е гг. прослеживается стремление придать делопроизводству
общегосударственный характер путем разработки единых правил и норм в работе с
документами, подготовки специалистов в области делопроизводства, оптимизации
делопроизводственных процессов через внедрение средств механизации;
·
качественный перелом в развитии советского делопроизводства
начинается в 1970-е гг. с созданием ЕГСД, государственных стандартов, УСД,
разработкой целого ряда документов по упорядочению делопроизводственных
процессов. Этот процесс активно развивается и в 1980-е гг. Делопроизводство в
этот период носит общегосударственный характер и представляет систему,
охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами в
государственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросы
организации службы документационного обеспечения управления, их механизацию и
автоматизацию. Развитие делопроизводства в 1970—80-е гг. явилось основой для
развития современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало издание
ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.),
общесоюзных классификаторов Общероссийского классификатора управленческой
документации (ОКУД), Общероссийского классификатора предприятий и организаций
(ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных
систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти
унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мере
позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления
значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска,
учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации
управленческих функций.
Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когда
теоретические разработки в области кибернетики, математических методов
управления, информатики и технической элементарной базы привели к широкой
информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно
развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых
технологий, к разработке концепции "бумажного офиса". Это отнюдь не
умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ,
документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем -
создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы
документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации,
рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих
работников.
В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации,
в который включены наименования форм документов, унифицированных систем,
адаптированных к современным условиям, и Основные положения по велению системы
классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции Государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была изменена концепция
подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб
документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее
Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и
выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам
их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения
и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не
одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что
значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение
компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем
составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и
полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и
оформления документов.
В 2003 г. был издан ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов.
Заключение
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо
совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение
всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата
управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование
управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня
организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того,
насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях
делопроизводство и насколько профессионально ведется документация,
гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер
деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью.
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения
составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным,
машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием
компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать
юридической силой и может быть использована только при совершении ряда
обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации
делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования
документной информации в будущем.
Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки
документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все
участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и
документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей
деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.
Создание унифицированных систем документации рассматривается как один из
эффективнейших способов совершенствования ДОУ. Объектом унификации принято
считать документы и системы документации. Однако унификация затрагивает, по мнению
исследователей затрагивает вопросы их функционирования и приемы работы с ними.
Следовательно, объектом унификации можно считать документационное обеспечение
управления в целом.
Роль унификации не исчерпывается созданием унифицированных документов. Ее
целям служит и разработка нормативных и методических материалов (ЕГСД,
стандартов, инструкций и т.д.)
Во второй главе работы мы рассматриваем унификацию документов в
историческом аспекте.
Исторически человек всегда стремился унифицировать приемы труда и разнообразить
предметы деятельности. Влияние внешних факторов (дефицит времени и материалов)
вынуждает человека унифицировать управленческий документ ( предмет труда в
сфере управления).
Исследователи давно обратили внимание на исконное стремление деловых бумаг
к единообразию. Так, Д.С.Лихачев отмечал шаблонные выражения в документах ХIV-ХV вв.
Возникшее как "канцелярский обычай" применение единообразных
приемов, их повторяемость затем вылились в создание специальных сборников
документов (называемых "формулярами" или "титулярниками"),
содержащих образцы, которым было необходимо следовать при подготовке
документов. Реформа в области письмоводства, проводившаяся в начале 19 века,
потребовала унифицировать состав реквизитов и структуру текста документов,
чтобы с наименьшей затратой времени знакомиться с его содержанием, как можно
скорее распределять документы по назначению, т.е. унификация способствовала
ускорению делопроизводственного процесса.
В дальнейшем унификация развивалась как система воздействия на форму документа
через письмовники, риторики, пособия и руководства по делопроизводству, как
ведомственная регламентация актов создания документа, как нормативное
регулирование систем документации.
В 20-е гг. ХХ века работы по унификации проводились в русле стандартизации
документов. Целенаправленно унификация документов развернулась с начала 70-х
гг. и продолжается до настоящего времени.
Список использованной литературы
Источники
1. ГОСТ Р
51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт
России, 1998.
2.
ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов.- М., 2003.
3. ГОСТ
16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,
Издательство стандартов, 1983.
4. ГОСТ
6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы
документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами
вычислительной техники. Основные положения. - М., Издательство стандартов,
1984.
5. ГОСТ
Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие
требования к построению, изложению, оформлению. -М.- 1992.
6. ГОСТ
Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство
стандартов. 1997.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 |