Дипломная работа: Влияние унификации документов на систему делопроизводства
·
разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех в
качестве общеобязательных норм;
·
разработку положения о кадрах канцелярских работников;
·
механизацию труда канцелярских работников;
·
унификацию и трафаретизацию служебной документации;
·
создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки
кадров;
·
изучение в школах правил составления служебных документов;
·
подготовку и переподготовку преподавателей кадров по служебной
документации;
·
создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.
Намеченные меры могли способствовать выработке общегосударственных норм в
области делопроизводства. Реализовать эту программу помешала война.
В 1940-е гг. методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное
управление. Его первой серьезной разработкой в этой области следует считать
подготовку в 1943 г. проекта "Инструкции по постановке документальной
части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений,
организаций и предприятий СССР". Проект был попыткой создать единые нормы
в работе с официальными документами. Инструкция включала требования к
оформлению документов; их учету (регистрации); порядок исполнения и контроля
исполнения документов; организацию (классификацию и систематизацию) документов
в делопроизводстве; организацию архива и правила сдачи документов в архив
учреждения.
В проекте четко прослеживается связь между делопроизводством и архивом.
К сожалению, проект не был утвержден, хотя он сыграл положительную роль,
т. к. на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по
делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив создал "Перечень
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений,
организаций и предприятий СССР", в котором нормативно были установлены
сроки хранения документов. Новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.
К вопросам делопроизводства на государственном уровне вернулись только в
конце 1950-х гг.
Постановление Правительства СССР от 10.10.1959 г. № 1375 поручало ряду
ведомств разработку единой системы делопроизводства для учреждений и
предприятий страны на основе широкого использования современной техники.
Впервые на уровне правительственного решения ставилась задача разработки единых
общегосударственных норм делопроизводства.
Для реализации этого постановления в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда
инженерно-технических работников и работников административно-управленческого
аппарата. Совещание отметило недостатки, характерные для деятельности аппарата
управления, и разработало предложения по совершенствованию работы с
документами. Практически полностью они совпадали с недостатками и
предложениями, сформулированными на совещании 1941 г. В их числе было предложение создать в Московском государственном историко-архивном институте
факультет организации и механизации делопроизводства.
Однако наряду с направлением на разработку единой системы
делопроизводства в этот же период предпринимаются попытки регулировать
делопроизводство путем нормативных актов разного уровня.
Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 г. "О мерах по
улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР" была
утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций
РСФСР. Она явилась основой для разработки учреждениями РФ своих инструкций по
делопроизводству.
Главное архивное управление при Совете Министров СССР в 1963 г. утвердило "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов
учреждений, организаций, предприятий СССР", повлиявшие на единообразие в
организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.
Разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)
началась после выхода постановления Совета Министров СССР от 25.07.1963 г. "О
мерах по улучшению архивного дела в СССР". Постановление подчеркнуло связь
делопроизводства и архива. Разработка основных разделов ЕГСД поручалась
Главному архивному управлению, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД).
Открытие факультета государственного делопроизводства в МГИАИ и создание
ВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области подготовки кадров и
разработки теоретических основ делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал ее
нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с
документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект в
развитии отечественного делопроизводства уже в 1970—80-е гг. Начались
систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических
проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных
разработках общегосударственного характера.
Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства
(ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Отсутствие на этом нормативном документе грифа утверждения постановлением правительства
практически лишило ее официального статуса, но не снизило высокого
теоретического уровня и методического значения.
Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил,
нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию
делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР.
Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию
делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами.
ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности
(которые распространялись только на организационно-распорядительные документы),
содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы
организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных
процессов. Впервые за годы советской власти была создана комплексная система
делопроизводства, носившая общегосударственный характер.
В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию,
названную Единая государственная система документационного обеспечения
управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы
документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники
и микрографии.
С 1970-х гг. начинается разработка целого ряда прикладных исследований,
связанных с документированием управленческой деятельности и работой с
документами в управленческом аппарате. Прежде всего следует отметить развитие
процессов унификации и стандартизации состава и правил оформления управленческой
документации.
В 1972 г. были введены в действие первые стандарты на
организационно-распорядительную документацию (ОРД): ГОСТ 6.38-72 "Система
организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ
6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации.
Формуляр-образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила
их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и
документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.
Тогда же установлена и единая терминология, применяемая в
делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с
введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения". Он был переработан в 1983 и 1998 гг.
Центральным бюро нормативов по труду при Министерстве труда и социальных
вопросов СССР началась разработка нормирования труда работников
делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные
операции, машинописные, стенографические работы, которые использовались для
установления норм выработки и расчета количественного состава работников
делопроизводственной службы.
Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве,
экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов
в ведомственный архив сыграли "Основные правила работы ведомственных
архивов", изданные в 1986 г. Правила содержат методику организации
хранения документов в делопроизводстве, работы архива организаций.
Продолжалась работа Главархива СССР над созданием типовых перечней.
С 1970-х гг. в управление стали внедрять средства вычислительной техники,
и в этой связи возникли планы создания Автоматизированных систем управления
(АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета
планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей
потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД),
представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым
правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в
определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый
методологический подход, закрепленный в ГОСТ 6.10.1-75 "Унифицированные
системы документации. Основные положения" (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ
6.10.2-83 "Унифицированные системы документации. Термины и определения".
Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к
необходимости установления юридической силы документов на машинном носителе.
Первым нормативно-техническим документом, закрепившим правила удостоверения
электронных документов, стал ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы
документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и
машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники".
Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой
документации (ОКУД), изданном в 1983 г. Каждая УСД, включенная в ОКУД,
содержала наименования унифицированных форм документов, вошедших в систему
документации, ее кодовое обозначение. Наличие кодов обеспечивало
автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД.
Наряду с ОКУД был разработан ряд классификаторов, необходимых как средство
информационного обеспечения в областях экономики, финансов, внешнеэкономической
деятельности и др. В их числе Общесоюзный классификатор предприятий и организаций
(ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО),
Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 |