Дипломная работа: Управление организацией культурно массовых мероприятий (музыкальных и театральных фестивалей) в г. Санкт-Петербурге
Решить все основные организационные вопросы необходимо
примерно за три недели до мероприятия. К этому времени вы должны не только
знать, что и где будет происходить, и иметь детально проработанный и
утвержденный сценарный план, но и подтвердить работу всех основных
исполнителей. После чего вы сможете готовить и рассылать приглашения. Кстати,
приглашения – это некая точка в подготовке праздника. После этого можно
заниматься только доработкой мелких технических деталей – фонограммами,
тезисами речей, репризами, детализацией меню, изготовлением декораций и прочей
атрибутики праздника. После рассылки приглашений необходимо сохранить
заявленные в них условия, особенно время, место и основное содержание
праздника.
Особенности разработки бюджета
регионального праздника.
На данном этапе планируется бюджет праздника.
Бюджет праздника в большинстве случаев – это итоговая
цифра всех расходов, связанных с организацией и проведением. На всякий случай,
имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов. Для того чтобы
определить, какой бюджет у планируемого праздника, необходимо выяснить суммы
гонораров предлагаемых участников, сумму расходов на рекламу и т. д.
Корпоративный праздник может быть: данью традиции;
символом достижения важного рубежа в жизни компании; заменой премии
(буквально); признаком заботы и уважения компании к своим работникам; способом
сближения сотрудников и улучшения взаимопонимания; опытом совместного
бесконфликтного и продуктивного общения; инструментом для снятия
внутрикорпоративных конфликтов; методом проявления творческих сил коллектива;
известием о переменах и изменениях; механизмом мотивации и укрепления
лояльности; инструментом введения новых элементов корпоративной культуры;
знакомством с новым руководством, новой политикой, новой идеей компании и др.;
демонстрацией успеха или стабильности.
Планировать проведение праздников имеет смысл при
составлении календаря корпоративных событий или плана работы с персоналом на
год. Нужно учитывать эти дополнительные расходы при утверждении годового
бюджета. Но если вы только предполагаете сам факт проведения праздника и в
годовом бюджете определяете примерную для этого сумму, то все детали заранее
запланировать нельзя. Стоимость аренды площадок, работы ресторанов и гонорары
артистов в каждом сезоне разные. Например, новогоднее предложение ресторанов и
стоимость аренды дворцов на новогодний сезон формируются в октябре и,
соответственно, раньше октября вы не сможете ни составить точную смету, ни
забронировать помещение.
Поэтому и утверждение бюджета мероприятия, и сама
подготовка к празднику должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого
знаменательного события, но и не позже чем за месяц. Конечно, возможно
подготовить праздник и за неделю, и даже за один вечер. Но при такой
экстремальной организации придется довольствоваться тем, что осталось, и на тех,
далеко не выгодных условиях, которые вам предъявят.
Расходная часть праздничного бюджета может состоять из
следующих частей:
аренда площадки;
украшения зала;
приглашения (изготовление и расходы по доставке);
еда и напитки;
работа ведущего;
артисты, шоу-программа, музыкальная аппаратура;
спецэффекты;
фото- и видеосъемка;
транспортные расходы;
сувениры и подарки;
оплата услуг компании-организатора.
Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на
ресторанное обслуживание, еду и напитки, четверть – на аренду, декорации,
техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшаяся часть уйдет на
организацию шоу-программы, т. е. на артистов, режиссеров, ведущего,
ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы и, возможно, на оплату услуг
компании – организатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и оно
может меняться в каждом конкретном случае.
Организационное обеспечение и
контроль проведения праздника
Особое внимание следует уделить организационному
обеспечению и контролю над проведением праздника.
При подготовке праздника желательно придерживаться
определенного порядка.
Сначала нужно определить цель и смысл проведения
праздника, его задачи. Потом – общие условия праздника: день и время,
количество и состав гостей, требования к месту проведения, требования к
программной части, примерный бюджет праздника. Кроме того, необходимо назначить
ответственного за организацию праздника сотрудника, и, если это возможно,
наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению
любых деталей в этой связи.
Первым делом ответственный за мероприятие, должен
определить: какие вопросы он может решить самостоятельно (например, найти
«площадку» – место для проведения праздника); что целесообразно выполнить
силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить
сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы,
поиск и координация артистов и т. д.).
Существует несколько типов организаторов, действующих на
рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и иных праздников.
Специализированные компании – организаторы торжеств.
Среди них есть и фирмы, готовящие праздник «под ключ» и
организации, выполняющие лишь часть работ (например, подбор площадки, плюс
шоу-программа, плюс кейтеринг). Кроме того, некоторые компании специализируются
на каких-то видах мероприятий (например, преимущественно организуют свадьбы).
Компании, работающие «под ключ», могут взять на себя весь
комплекс работ по подготовке и проведению праздника – от разработки
оригинальной концепции, печати приглашений и аренды помещения до координации
выступлений артистов и развозки гостей по домам. Это очень удобно, но никто не
заставит вас покупать непременно все услуги, вы можете выбрать только то, что
не в состоянии организовать сами.
Фирмы, профессионально занимающиеся проведением
мероприятий, как правило, имеют в своем штате (или на условиях подряда)
специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов и т. д. Кроме
того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для
конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями
дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по
спецэффектам, артистами и т. д. Так, например, работая с вами над
шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить вам на выбор большой
список ведущих и артистов различных жанров, рассказать об особенностях их
работы, предоставить их фотографии, видеоматериалы и дать свои рекомендации.
Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного
вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай
форс-мажорных обстоятельств.
Услуги таких компаний-организаторов обычно оцениваются в
размере 10-15 % от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка
которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить
фиксированную сумму – это может быть и 0-900, и 00-4000, и даже более, в
зависимости от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании.
Кстати, разработка концепции праздника (идеи и
оригинального сценария) практически всегда оплачивается отдельно, а если
приглашать к разработке какого-нибудь известного шоумена, то сценарий может
стоить намного больше.
Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые и
тренинговые компании и т.д. могут быть прекрасными организаторами в своей
основной сфере деятельности, но в области проведения корпоративных праздников
они, как правило, исполняют функцию посредников, передавая заказ стороннему
организатору и контролируя его работу.
С одной стороны, это лишнее звено в цепи, что увеличивает
и сроки исполнения работ, и затраты. Но, с другой стороны, бывают случаи, когда
их привлечение оправданно. Например, если предстоящий праздник тесно связан с
вашей рекламной кампанией, то имеет смысл поручить его разработку «своему»
рекламному агентству.
Продюсеры и продюсерские центры многие путают с
организаторами массовых мероприятий. А смыслом работы продюсера является не
организация праздников, а создание, продвижение и продажа творческих проектов,
таких, как музыкальные коллективы, спектакли, шоу-постановки и так далее.
Арт-менеджеры работают в клубах и ресторанах. Их основная
задача – создание тематических сезонных и вечерних (пятничных и субботних)
программ. И хотя эти программы тоже развлекательные, они имеют свои
особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и,
что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними
столиками. Развлекательная программа проходит фоном, и, конечно же, в ней
отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в основном
рассчитаны на аудиторию определенного возраста, следовательно, и артисты, и
развлечения, и ведущие, в ней задействованные, – соответствующие. Часто исполнители,
предлагаемые арт-менеджерами, очень соблазнительны по цене, но это просто
артисты, с которыми обычно работает этот ресторан или клуб, а это вовсе не
означает, что они вам подходит.
Но если по каким-то причинам вам подходит клубная или
ресторанная программа со всеми ее особенностями, вы вполне можете заказать ее
организацию у Арт-менеджеры забронированного вами заведения.
Артисты и ведущие часто предлагают поручить им
организацию всего мероприятия. Конечно, зная лично какого-то конкретного
человека, вы можете испытывать к нему определенное доверие. Но, во-первых, вы
ставите себя в зависимость от его основной профессиональной деятельности,
которая может помешать ему работать на вас в полную силу. Во-вторых, случись
что с вашим доверителем, его некому будет заменить или подстраховать, в отличие
от работы с компанией-организатором. В третьих, и это самое главное, каким бы
хорошим ни был, например, ведущий, он привык наблюдать за происходящим на
празднике со сцены, и его опыт вряд ли сослужит вам хорошую службу, скажем, в
случае проблем с арендой помещения или с заказом корпоративных подарков.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 |