Дипломная работа: Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства
Но, к сожалению, в
организациях мало известно постановление Госкомстата РФ от 23 марта 1999 г. №20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичных учетных документов".
Постановление важно тем, что оно регламентирует использование унифицированных
форм учетной документации.
Особое место среди
нормативно – методических документов занимают нормативы времени, утверждаемые
постановлениями Минтруда РФ. Значительная их часть касается и работы
управленческого аппарата как служб делопроизводства, так и работников
бухгалтерии, составляющих и оформляющих бухгалтерскую документацию и службы
кадров, оформляющей трудовые правоотношения. Нормативы времени содержат формулы
для расчета численности персонала соответствующих служб, а также рекомендации
по организации рабочего места, распорядку рабочего дня.
Постановлениями Минтруда
РФ утверждаются и постоянно дополняемый "Квалификационный справочник
должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он используется
при составлении должностных инструкций.
Порядок использования
справочника также утвержден постановлением Министерства труда и
социалистического развития РФ "Об утверждении Порядка применения Единого
квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих"
от 9 февраля 2004 г. №9.
Глава 3.
Основные
методические документы по делопроизводству, регулирующие нормативно-правовую и
методическую базу современного делопроизводства
Помимо законодательных и
правовых актов, важнейшее значение для работников служб ДОУ имеют нормативно –
методические документы.
В "Правилах
подготовки нормативно – правовых актов федеральных органов исполнительной
власти и их государственной регистрации", утвержденных постановлением
Правительства РФ, к ним относятся постановления, приказы, распоряжения.
Правила, инструкции и положения.
Правила, инструкции и
положения, как организационно – методические документы, содержат не только
указания что делать, но и как выполнить ту или иную работу, что делает их
особенно ценными. Нормативные и методические документы вводятся в действие
постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к
исполнению.
Нормативно – правовые
акты издаются на основе и во исполнение "федеральных конституционных
законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, а также по
инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах из компетенции".
Многие из них имеют не
ведомственный, а общегосударственный характер, распространяясь на все
направление деятельности, возглавляемое соответствующим министерством,
комитетом агентством.
3.1
Государственные
стандарты
Особую группу нормативных
документов составляют стандарты, утверждаемые и вводимые в действие Федеральным
агентством по техническому регулированию и метрологии. До принятия Федерального
закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ выполнение стандартов носило обязательный характер. Выход закона перевел с 2003 г. стандартизацию на принципы добровольного применения стандартов, т.е. ГОСТ теперь не имеет
обязательного характера. Но в то же время согласно самому определению
стандарта, невыполнение требований стандартов тем самым делает работу не
соответствующей требования сегодняшнего дня.
Один их стандартов – это
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия",
посвященный терминологии, используемой в делопроизводстве и архивном деле. На
его терминологической основе разрабатываются все нормативно – методические
документы по делопроизводству в организации. Здесь даны определения таких
важнейших терминов, как документ, делопроизводство, ДОУ, официальный документ,
дубликат документа, организационно – распорядительный документ, регистрация
документа и многие другие. Всего ГОСТ содержит определения 140 основных
терминов в области ДОУ.
ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно -
распорядительной документации. Требования к оформлению документов",
содержит требования к оформлению организационно – распорядительной
документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться
при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов,
определяет состав реквизитов документов и т.д.
Третий важнейший
стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление
документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами
не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как
внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление
документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых
организациями в процессе их деятельности, содержит положения об
ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с
документами организаций.
Все больше организаций
проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ИСО:9000. В ходе
подготовки бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ
ИСО 15489 – 1 – 2007 по управлению документами, так как управление
документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления
качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.
ГОСТ содержит
методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления
документами, необходимые всем организациям, решающим задачи совершенствования
работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и
внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного
документооборота.
Стандарт предназначен как
для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех
сотрудников, работающих с документами.
Кроме уже рассмотренных.
Стоит упомянуть еще действующие стандарты: ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия
из бумаги" на форматы бумаги, ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных
сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", ГОСТ 6.10.3 – 83
УСД "Запись информации унифицированных документов в коммуникативном
формате".
Следует отметить о
существовании типовых требований к автоматизированным системам электронного
документооборота-Европейский МОРЕГ-2.
Тема электронного
документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность.
Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного
документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже
завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.
Однако, к сожалению, у
нас нет четких общепризнанных критериев для определения уровня зрелости
предлагаемых решений и соответствия их функциональным требованиям предметной
области. Пресса и Интернет изобилуют разнообразными "рейтингами" и
"сравнениями" систем электронного документооборота, которые на
поверку оказываются рекламными публикациями. Справедливости ради следует
отметить, что в России действительно нет никакого ориентира, никакой точки
отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные системы. Все
существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только
собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам,
которые должны его обеспечить.
MoReq впервые дает возможность всем
заинтересованным сторонам – пользователям и разработчикам систем ознакомиться с
детально проработанной и апробированной на практике моделью функциональных
требований к автоматизированным системам электронного документооборота.
Спецификация MoReq имеет универсальный характер и не
несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в
организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения
документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать
автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с
документами.
Все комментарии и
замечания переводчика выделены явно, либо непосредственно в тексте, либо в
сносках. Автор стремился сделать свой перевод максимально точным и адекватным.
Если это не всегда удалось, конструктивная критика приветствуется и поможет
сделать следующую редакцию перевода лучше.
Там, где термины в
переводе допускают двоякое толкование, например, files = папки или дела, приводятся оба допустимых значения.
Как известно, в делопроизводстве могут использоваться различные накопительные
папки по вопросу, которые, строго говоря, не являются делами, и их
существование не отражено в номенклатуре дел. Не всем терминам удалось найти
адекватный перевод вследствие того, что существуют определенные различия в
практике документооборота. Так, например, широко используемый термин "capture" подразумевает весь комплекс
действий по обработке документа при поступлении его в систему, включая его
регистрацию, классификацию и размещение в системе (что для бумажных документов
означает и сканирование).
Автоматизированная
система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл
документа, от его поступления в организацию или создания до уничтожения или
передачи на государственное хранение, т.е. обеспечивать делопроизводство,
документооборот и архивное хранение. В российской практике исторически
сложилось, что системы документооборота и архива воспринимаются как разные
системы, хотя с функциональной стороны они чрезвычайно близки. Вместе с тем,
нельзя не признать, что общая тенденция в автоматизации складывается скорее в
пользу сквозных интегрированных систем, поэтому подобная практика будет
меняться. Даже при беглом знакомстве со спецификацией MoReq бросается в глаза, что сравнительно мало внимания
уделено вопросам контроля исполнения и маршрутизации документов – всего одна
глава. Дело в том, что с точки зрения MoReq АСЭД должна обеспечить надлежащее документирование деятельности
организации, а не управление ею. Автоматизацией управления занимаются другие
системы, например, ERP – Enterprise Resource Planning или BPM – Business Process Management. Такой подход позволяет исключить
отраслевую специфику и делает АСЭД более универсальной. (В противном случае
пришлось бы разрабатывать серию спецификаций – системы документооборота для
государственных органов, для банков и т.д.)
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 |