Дипломная работа: Автоматизация работы отдела планирования компании ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия"

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

При использовании хаотичной автоматизации при внедрении информационных технологий, то можно говорить только о краткосрочных, локальных задачах, а не реальных потребностей бизнеса. При такой стратегии автоматизации, часто покупается дешевый программный продукт, который в процессе эксплуатации оказывается неэффективным, поэтому, данный вариант автоматизации не рассматривается. Автоматизация по направлению деятельности, автоматизируется только одно направление деятельности в рамках всего предприятия. Данная стратегия не подходит, т.к. автоматизируется не направление деятельности, а управленческие функции одного отдела. Автоматизацией по участкам деятельности автоматизируются функции отдельных подразделений предприятия. Даная стратегия эффективна, когда есть участки, где применение АИС дает значительный экономический эффект. Так как, планируется автоматизировать функции отдела планирования, полностью сосредоточенные в рамках отдела планирования центрального офиса, наиболее оптимальной стратегией автоматизации является автоматизация по участкам деятельности.

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач

С позиции информационного менеджмента, создание и внедрение автоматизированной информационной системы планирования может быть выполнено различными способами:

o  покупка готовой системы;

o  создание проектной команды и разработка системы средствами и трудовыми ресурсами компании;

o  заказ системы у компании разработчика [7].

Необходимо рассмотреть различные варианты способов приобретения.

При покупке готовой системы можно приобрести довольно дешевую ИС, но невозможно подобрать программный продукт, который будет на 100% удовлетворять требования компании. Перестройка функционала ИС стоит недешево, поэтому такой вариант не рассматривается.

Если заказывать систему у компании разработчика, то технология работы компании станет известной компании разработчика, а это полностью противоречит политике информационной безопасности компании ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» [17].

Самостоятельная разработка ИС полностью соответствует политике информационной безопасности компании ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия», а также позволяет гибко изменять запрограммированный механизм ИС, т.е. адаптировать её под новые технические и программные платформы.

1.4 Развёрнутая постановка целей, задачи и подзадач автоматизации

1.4.1 Трансформация базовой технологии решения задачи

На рисунке Рис. 10 представлен ключевой функциональный блок планирования при трансформации базовой технологии.

В трансформируемую технологию добавляется механизм управления и справочники, информация из которых в автоматизированном режиме регламентирует процесс преобразования входной информации в ИС. В механизме исполнения добавляется ИС отдела планирования, которая, в автоматизированном режиме, выполняет наиболее рутинные функции планирования. На выходе добавляется новая информация – статистические отчеты по видам продукции, по складам и комплексный отчет по филиалам. Они позволяют проводить анализ деятельности за любой временной период, и на этой основе более эффективно проводить процесс планирования.

Рис. 10. Ключевой функциональный блок планирования в варианте «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

На рисунке Рис. 11 представлена декомпозиция ключевого функционального блока в трансформируемой технологии. Необходимо рассмотреть изменения в технологии «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» по сравнению с технологией «КАК ЕСТЬ». К функциональным блокам планирования добавляется функциональный блок формирования статистических отчетов.

Статистические отчеты формируются на основании отчетов производства, продаж, складирования, доставки, комплексных данных по филиалам и табеля учета рабочего времени. Отчеты формируются по любому выбранному временному периоду, по филиалам, по видам продукции, по складам. Отчеты с входной информацией по выполненным планам поступают из подразделений в виде файла, вносятся сотрудниками отдела планирования в экранные формы при помощи функции импортирования данных, выбирается временной период и запускается ручной операцией автоматизированный процесс формирования новых планов. Статистические отчеты формируются на основе информации, поступающей из корпоративной ИС.

Рис. 11. Декомпозиция ключевого функционального блока в трансформируемой технологии

Результатами статистических отчетов являются дополнительными аналитическими показателями для АФХД. Добавляется механизм управления в виде справочников. К ним относятся справочники: «Виды продукции», «Филиалы», «Склады», «Контракты». Данные справочники позволяют структурировать информацию в таблицах БД и формировать результативную информацию. Добавляется механизм исполнения. Это ИС отдела планирования. ИС отдела планирования автоматизирует наиболее рутинные функции планирования. Необходимо рассмотреть технологию формирования планов в варианте «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ». В автоматизированном режиме по данным таблиц БД формируются планы-отчеты в табличной форме. Файлы со сформированными статистическими отчетами и планами автоматически загружаются в корпоративную ИС. Это изменение функциональной информационной технологии. Необходимо, также, рассмотреть изменения в предметной технологии. Вся входная информация поступает в виде файлов, которые автоматически загружаются из корпоративной ИС в ИС отдела планирования. Данные из файлов импортируются в таблицы БД. Вся результативная информация, т.е. планы и статистические отчеты формируются посредством внутримашинной обработки. Вся результативная информация, в виде файлов, после её формирования, автоматически загружается в корпоративную ИС. Пользователи ИС планирования выполняют ручные операции только при работе с интерфейсом ИС планирования. Таким образом, новая технология сводит к минимуму ручные операции, большинство операций по расчету результативных показателей, которые ранее осуществлялись посредством функций MS Excel, т.е. посредством частичной внутримашинной обработкой, в ИС планирования полностью автоматизированы.

Поэтому устраняются рутинные функции, выполняемые сотрудниками отдела планирования при форматировании планов, а также увеличивается количество аналитических показателей, позволяющих более эффективно проводить процесс планирования.

1.4.2 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Цель автоматизированного варианта решения задачи – достижение прямого и косвенного экономических эффектов.

Прямой эффект – сокращение трудоемкости и стоимостных затрат по формированию планов на предприятии. Появление новых аналитических показателей в виде статистических отчетов по основным видам деятельности.

Косвенный эффект автоматизации работы отдела планирования сводится к повышению оперативности составления планов-отчетов, структуризации информации по планированию в рамках БД за предыдущие периоды, исключению задержки необходимой информации, простоев производства, вследствие несвоевременности предоставления плановой информации, повышению производительности в различных сферах, связанных с областью планирования, повышению достоверности результатов, исключению несоответствия данных, используемых в различных отчетах, исключению дублирования потоков информации, снижению трудоемкости обработки информации, усовершенствованию процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

1.4.3 Подзадачи автоматизации и функциональная ИТ их решения

Для создания ИС планирования необходимо использовать аппаратную платформу клиент-сервер. Она позволит всем пользователям ИС получать одновременный доступ к данным, а также, позволит разграничить права доступа разных пользователей к разным данным. В случае же аппаратных и программных сбоев, данная платформа позволяет обеспечить целостность и противоречивость данных. Функции сервера следующие: выполнение клиентских запросов по извлечению и модификации данных; предоставление механизма одновременного доступа к данным нескольких пользователей; обеспечение идентификации и разграничение прав доступа разных пользователей к разным данным; обеспечение целостности и не противоречивости данных в случае аппаратных и программных сбоев; предоставление средств администрирования.

Подзадачи автоматизации – это:

o формирование плана продаж;

o формирование плана производства;

o формирование плана складирования;

o формирование плана доставки;

o формирование статистического отчета по видам продукции;

o формирование статистического отчета по филиалам;

o формирование статистического отчета по складам;

Входная информация – это отчеты по выполнению планов за предыдущие временные периоды, планы деятельности за предыдущие периоды, комплексные данные по филиалам, табель учета рабочего времен, коэффициенты планирования. Данные вносятся в таблицы посредством соответствующих экранных форм, через них запускается автоматизированное формирование всех результативных планов. Они формируются на основе таблиц БД и справочников. В экранных формах, кроме ввода входной информации, указывает временной период, за который формируются планы. Статистические отчеты формируются на основе файлов, полученных из корпоративной ИС и таблиц БД. Процесс формирования статистических отчетов запускается из экранных форм, в которые вносится информация по временному периоду. Результативная информация – это таблицы, отчеты и файлы: «Отчет по филиалам», «Отчет по видам продукции», «Отчет по складам». Данные отчеты являются статистическими. К результативной информации также относятся отчеты: «План-отчет по продажам», «План-отчет по производству», «План-отчет по складированию», «План-отчет по доставке». Эта информация отображается в виде таблиц и файлов. Таблицы, с условно-постоянной информацией – это справочники «Склады», «Филиалы», «Виды продукции», «Контракты».

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26