Дипломная работа: Автоматизация работы отдела планирования компании ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия"

Планирование продаж осуществляется на основании отчетов АФХД и отчетов о продажах. Отчет АФХД в отдел планирования доставляется курьером по запросу. Информация представлена в виде документа на бумажном носителе. Инициируется финансовым отделом один раз за календарную неделю. Отчеты о продажах формируются один раз в календарную неделю, непосредственно, в отделах продаж всех филиалов и дистрибуционных центров. Информация представлена в виде таблицы Excel. Отчет АФХД содержит в себе коэффициенты планирования, с учетом графика «сезонной волны». Информация представлена в виде таблицы Excel. Информация предоставляется один раз за календарную неделю

Файлы с отчетами о продажах и с данными маркетингового анализа с входной информацией для составления плана продаж поступают через корпоративную ИС. План продаж формируется на основе входной информации ответственными сотрудниками отдела планирования с использованием функциональных возможностей MS Excel.

План продаж рассчитывается следующим образом: данные из отчетов о продажах за предыдущий временной период умножаются на коэффициент планирования на будущий временной период. Коэффициенты планирования на будущий временной период формируется на основе данных маркетингового анализа и отчетов АФХД. Эти коэффициенты не рассчитываются в отделе планирования, а поступают для расчета плана продаж на будущий временной период в отдел планирования в готовом виде.

Сформированный план продаж из отдела планирования центрального офиса поступает в филиалы и дистрибуционные центры посредством корпоративной ИС в виде файла. Также, в виде файла, готовый план продаж на будущий временной период передается группе по планированию производства, группе по планирования складирования и группе по планирования доставки для дальнейшей обработки информации.

Планирование производства, осуществляется на основании плана продаж. Отчеты производства поступают сотрудникам отдела планирования центрального офиса посредством корпоративной ИС. Формируется план производства при помощи функциональных возможностей MS Excel ответственными сотрудниками отдела планирования следующим образом: общий объем продукции по плану продаж распределяется пропорционально по всем производствам, в соответствии с производственными мощностями.

Сформированный план производства из отдела планирования центрального офиса поступает в филиалы и дистрибуционные центры посредством корпоративной ИС в виде файла. Также, в виде файла, готовый план производства на будущий временной период передается группе по планированию складирования для дальнейшей обработки информации.

Планирование складирования продукции осуществляется на основе плана продаж на будущий временной период, плана производства на будущий временной период и складского отчета за предыдущий временной период. Отчеты по складированию за предыдущий временной период поступают сотрудникам отдела планирования центрального офиса посредством корпоративной ИС в виде файла. План складирования на будущий временной период формируется при помощи функциональных возможностей MS Excel.

Рассчитывается следующим образом: общий объем продукции по плану продаж для каждого филиала распределяется пропорционально по всем складам, относящимся к соответствующему филиалу, в соответствии с вместимостью складов. Сформированный план по складированию из отдела планирования центрального офиса поступает в филиалы и дистрибуционные центры посредством корпоративной ИС в виде файла. Также, в виде файла, готовый план складирования на будущий временной период передается группе по планированию доставки для дальнейшей обработки информации.

Планирование доставки продукции на будущий временной период осуществляется на основе плана продаж на будущий временной период и плана складирования на будущий временной период. План по доставке на будущий временной период формируется при помощи функциональных возможностей MS Excel. Рассчитывается следующим образом: общий объем продукции по плану продаж для каждого склада распределяется пропорционально, в соответствии с договорами, заключенными с клиентами компании, относящимся к соответствующему складу. Сформированный план по доставке из отдела планирования центрального офиса поступает в филиалы и дистрибуционные центры посредством корпоративной ИС в виде файла. Все сформированные планы на будущий временной период в виде файлов, посредством корпоративной ИС, поступают в функциональный блок формирования сводного плана для дальнейшей обработки. Данные сводного плана служат для формирования аналитической отчетности, которая позволяет осуществлять основные функции управления. Планы по продажам и по производству на будущий временной период формируются один раз за календарную неделю, а планы по складированию и по доставке формируются одни раз в сутки. Рассчитанная информация по планам служит основой для координации деятельности всех основных производственных бизнес-процессов. Автономность задачи заключается в том, что все функции планирования, хотя и предназначены для всех производственных подразделений, осуществляются в рамках одного отдела центрального офиса.

Таким образом, сущность задачи сводится к устранению наиболее рутинных функций в процессе формирования планов производственной деятельности предприятия ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

1.2.4 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Основываясь на данных, полученных из библиотеки компании ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» из раздела «Организация деятельности подразделений» составим схему документооборота в отделе планирования.

Схема представлена на рисунке

Рис. 9.

Рис. 9. Схема документооборота отдела планирования на предприятии ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»

Основными недостатками такой системы документооборота (представленной в приложении 2) являются:

o  практически 100% использования человеческого фактора при составлении планов, вследствие чего, очень высок риск неточности предоставляемой информации;

o  процесс составление планов характеризуется высокой трудоемкостью;

o  постоянное несоблюдение графика подачи отчетов для осуществления планирования, из-за слишком объемной географии складов;

o  несопоставимость данных, используемых в различных отчетах;

o  отсутствие статистических отчетов по результатам деятельности.

В таблице Таблица 2 представлены потоки информации в отделе планирования [16].

Таблица 2. Потоки информации в отделе планирования

Рассчитаем экономию рабочего времени в варианте автоматизированного решения задачи на примере плана продаж.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26