Курсовая работа: Документооборот

Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа, а в условиях автоматизации - и байт информации, характеризует напряженность информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен недостаточной продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее, снижение объема документооборота не всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия принесут пользу, а не вред.

Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

3.2. Автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл"

Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, освободить сотрудников организации от ручной работы с документами. Существуют самые различные программные продукты, автоматизирующие учет на предприятии: от стандартных программ и программных комплексов, позволяющих систематизировать специфические объекты учета до интегрированных программных комплексов, которые обеспечивают автоматизацию всей деятельности организации, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности. В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации. При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие подсистемы: преобразования бумажного документа в электронный; хранения и поиска электронных документов (электронный архив); автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление). [29] , c.62

Потенциальными пользователями таких систем являются организации, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Именно такой организацией и является Калужское ОАО "Кристалл". Мы уже отметили ряд недостатков, которым обладает бумажный документооборот Калужского ОАО "Кристалл". В ведении бухгалтерского учета на ЭВМ также есть свои недостатки. Так, возникают проблемы при работе с документами, которые первоначально созданы на бумажных носителях, ряд документов обрабатывается вручную, возникают проблемы при поиске необходимой документации и др.

По нашему мнению, устранить имеющиеся недостатки возможно следующим образом.

Для преобразования бумажных документов в электронные – необходимы сканер и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Использование сканера и современной системы распознавания позволяет получить на компьютере точную копию бумажного документа; при этом его текст будет представлен в электронном виде и готов к редактированию.

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета, контроля за исполнением документов. Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели. Электронный архив в "Калужском ОАО "Кристалл" необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах). Важнейший фактор, влияющий на эффективность работы всей системы, - поисковые возможности. При этом на первое место выходит скорость поиска документов. Системы, которые осуществляют поиск в базе данных, могут по запросу практически мгновенно выдавать документы любой сложности. Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы - простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (так называемый морфологический поиск).

Пересылка документов может проводится как по локальным, так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

Для управления документооборотом большее значение также имеет наличие набора реквизитов для каждого документа, что значительно упрощает классификацию документов и их поиск. Документы можно найти по таким параметрам, как дата создания (или определенный интервал во времени), автор, входящий / исходящий номер и т.д. Наличие реквизитов - обязательный атрибут системы управления документами.

При автоматизации документооборота важную роль играет фактор цены. Цена складывается из многих составляющих, а именно: цены за программный продукт и его установку, цены за обучение персонала, цены за поддержку программного продукта в процессе эксплуатации. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться принципом целесообразности. Так как с внедрением системы управления документооборотом ручной труд сотрудников предприятия по обработке документов должен быть минимизирован, а автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему до отправки в "корзину" или на долгосрочное хранение, первоначальные затраты на приобретение интегрированного программного комплекса и необходимое программное обеспечение вполне целесообразны и оправданы.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.

Хозяйственные операции, совершаемы в организации, оформляются документами, которые служат первичной учетной информацией, на основе которой ведется бухгалтерский учет. Классификация документов довольно разнообразна. Документы классифицируются по самым различным однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:

·  сбор и обработку документации;

·  подготовку решений;

·  принятие и документирование решений;

·  контроль использования;

·  сбор информации об исполнении;

·  передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

·  хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуются документационно.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).

ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования и прогнозирования. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят:

·  прогнозирование;

·  планирование;

·  организационно-распорядительная деятельность;

·  учет и отчетность;

·  финансирование;

·  материальное и техническое обеспечение; и т.д.

Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций.

Документы с момента их составления или получения от других организаций до передачи на хранение в архив проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и правильного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19