Курсовая работа: Документооборот

Так, по составу принято разделять документы на входящие, исходящие и внутренние. Первая группа представляет собой документы, поступившие в организацию. Во вторую группу входят официальные документы, представляемые организацией внешним респондентам. Внутренние документы - это официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации. Отметим, что документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления. Распорядительные документы - это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций. Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные документы - это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются в случае, если для записей хозяйственных операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполнительные и распорядительные документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Применяемые в бухгалтерском учете документы также делятся на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п.

Учетные документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.).

По содержанию документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы отражают движение материальных ценностей. При помощи денежных документов осуществляется оформление изменений остатков денежных средств организации. А расчетные документы используются для отражения изменений во взаимных обязательствах контрагентов в связи с предъявлением счетов за готовую продукцию, товары, работы, услуги и их оплатой.

Наконец, по срокам хранения различают документы текущего и постоянного хранения. Документы текущего хранения по окончании месяца переплетаются в папки и сдаются на хранение в архив организации (отчеты кассира, выписки банка и др.). Документы постоянного хранения хранятся в течение 75 лет, а затем уничтожаются. К ним относятся расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и др.

Приведенная классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

Исходя из всего вышесказанного, можно сказать, что классификация документов в бухгалтерском учете довольно разнообразна (Таблица, Приложение 1). Кроме того, говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов.

Порядок составления, обработки и сроки хранения документов Фиксируя факты совершения хозяйственных операций, документы должны удовлетворять следующим требованиям: достоверно отражать хозяйственные явления; создаваться своевременно; иметь все заполненные реквизиты (наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки); заполняться очень аккуратно от руки шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатающих устройств (запрещается использовать для записей простой карандаш, красный цвет применяется только для сторнировочных записей); быть простыми и ясными, понятными для всех пользователей; не должны иметь свободных строк (при их наличии нужно делать прочерки); быть ориентированными на обработку в условиях автоматизации учета; обеспечивать формирование качественной информации с наименьшими затратами труда и времени.

Документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. При исправлении неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху делается правильная запись и надпись "Исправленному верить" с указанием даты и подписей лиц, сделавших исправление. В кассовых и банковских документах исправления (даже оговоренные) не допускаются. Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием вычислительной техники – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку. Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые или банковские) подвергаются гашению специальным штампом "Получено" или "Оплачено", проставляется дата и подпись. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

Проверка документов по форме и существу. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей. Проверка по существу выявляет законность и целесообразность отраженных операций, логическую увязку отдельных показателей, соответствие заключенным договорам и т.д.

Группировка документов проводится по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных операций.

Таксировка (расценка) предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.

4. Контировка документов предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту счетов.

Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности – необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения. Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10. 2000, и другие. Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19