Курсовая работа: Документооборот

Учетная политика ОАО "Кристалл" разработана в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (далее - Положение), разработанного на основании закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Общество руководствуется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением и утвержденными положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету и другими нормативными правовыми актами и методическими указаниями по бухгалтерскому учету, формирующими систему нормативного регулирования бухгалтерского учета и обязательными к исполнению организациями на территории Российской Федерации, в том числе при осуществлении деятельности за пределами Российской Федерации.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется центральной бухгалтерией организации, в которую входят самостоятельные структурные подразделения, возглавляемые главными бухгалтерами филиалов "Кристалл". Права и обязанности главного бухгалтера определены в разделе 3 "Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ" и ст.7 Закона "О бухгалтерском учете". Бухгалтерия Общества осуществляет методологическое руководство бухгалтерскими службами филиалов, представительств и обособленных подразделений. Филиалы, представительства и обособленные подразделения Общества имеют собственные бухгалтерские службы, составляют отдельные бухгалтерские балансы и другую отчетность.

Для ведения бухгалтерского учета используется рабочий план счетов, разрабатываемый на основе типового рабочего плана счетов. Рабочий план счетов бухгалтерского учета применяется в процессе ведения бухгалтерского учета в подразделениях и филиалах общества. Бухгалтерский учет ведется на основе журнально-ордерной системы счетоводства с применением вычислительной техники. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Для оформления фактов хозяйственной деятельности Общество применяет типовые формы первичных учетных документов, установленные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, Минфином Российской Федерации и другими уполномоченными органами государственной исполнительной власти. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются Обществом самостоятельно. Годовая бухгалтерская отчетность Общества рассматривается и утверждается общим собранием акционеров и представляется в сроки и адреса, установленные ст.15 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

К бланкам строгой отчетности относятся: билеты, бланки трудовых книжек, путевые листы, доверенности, чеки и путевки.

Право подписи первичных учетных документов имеют руководители Общества в соответствии с распорядительными документами Общества (приказами и доверенностями), которые согласовываются с главным бухгалтером. Руководители структурных единиц Общества, филиалов, представительств и обособленных подразделений имеют право подписи первичных учетных документов на основании доверенностей, выданных Обществом.

Документы по хозяйственным операциям, которые предполагают движение денежных средств (на счетах в банках и в кассе организации), подписываются генеральным директором Общества и Главным бухгалтером, а также лицами, ими уполномоченными в соответствии с доверенностями.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках.

Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов[4].

2.3. Недостатки документооборота и оформления документации в Калужском ОАО "Кристалл"

Анализируя документы, работа с которыми ведется в Калужском ОАО "Кристалл", мы отметили некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

·  сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

·  трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

·  длительность сроков подготовки и согласования документов;

·  медленный поиск документов;

·  сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

·  трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

·  в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков[5].

Принимая во внимание аудиторское заключение о финансовой (бухгалтерской) отчетности, можно отметить, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений, однако выявлены следующие нарушения:

·  в ряде случаев не соблюдается временная определенность фактов хозяйственной деятельности;

·  в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу не отражена информация об отсутствии условных фактов хозяйственной деятельности;

·  ненадлежащим образом оформленные документы в связи с возникновением нестандартных хозяйственных операций (документ подписан ненадлежащим лицом или лицом не, имеющим право подписи).

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В Калужском ОАО "Кристалл" график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого мы не можем узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Мы также не можем рассчитать ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.

Глава 3. Организация контроля и пути совершенствования и формирования документации в Калужском ОАО "Кристалл"

3.1. Пути совершенствования документооборота в Калужском ОАО "Кристалл"

Учитывая недостатки документооборота Калужского ОАО "Кристалл", мы можем сказать, что организации следовало бы тщательнее поработать над движением документов в организации. Мы предлагаем следующие возможные варианты решения подобной проблемы.

Самый простой вариант - разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Приложение 7). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании.

Недостаток применения схем в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы - указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции (Приложение 8).

Сегодня для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач, таких, как описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования описание бизнес-процессов и документооборота формируется одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при размещении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Приложение 9).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций обработки документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы и соответственно всех исполнителей (пример отчета приведен в Приложении.10).

При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19