Дипломная работа: Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования
- движение документов, поступающих на имя
председателя УО СПК «Путришки»
- движение документов, поступающих на имя
руководителей подразделений
- движение нерегистрируемых документов
Сокращение
объема документооборота связывается с регламентацией документирования,
уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации,
созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных
требований к текстам, а также использование бездокументных связей. Необходимо
также установление оптимальных сроков документооборота и наиболее рациональных
маршрутов движения кортежей документов по каждому типу решений.
В
соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования
документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной
структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.
Главным
условием сокращения объемов документов является упорядочение их возникновения.
Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как
отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.
Другое
направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа
как носителя управленческой информации. Качество документа включает в себя
требование к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая
структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.
Следующее
направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера
документа. При переписке и размножении документов, особенно внутренних желательно
использовать также бланки формата А5, где размещается две страницы печатного
текста на стандартном листе бумаги. Например, экземпляр бухгалтерского баланса,
оставляемый в хозяйстве для внутреннего пользования можно печатать в
уменьшенном варианте, с использованием двусторонней печати, располагая по два
листа на странице. Подобным образом можно печатать акты о выделении документов
к уничтожению, акты приема и передачи документов на госхранение, документы
(акты на переработку, ведомости движения, реестры отправки, сортовые
удостоверения и др.) по учету, переработке и движению зерна, докладные записки,
акты и другие материалы о развитии производства.
Внедрение
бланка формы А5 связано с преодолением сложившегося представления о престижности
продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Сокращение
объемов текста за счет применения стандартных правил машинописи сэкономит
бумагу УО СПК «Путришки» примерно на 5 % за счет словесных переходов между
частями.
Объемные документы
справочного характера, которыми будут пользоваться долгое время, следует
изготавливать с заменяемыми страницами. Это позволит не перепечатывать весь
документ при внесении в него изменений Конечно, экономия бумаги не является
главной в сокращении документооборота. Основное приобретение будет в удобстве
работы и ликвидации излишних документов. Примером может являться бизнес-план
хозяйства и планы социально-экономического развития хозяйства на предстоящий
год.
Еще один
реальный способ сокращения объемов документации – построение эффективных
информационно-поисковых систем (ИПС). Основные принципы рациональной
организации регистрации и поиска документов предусматривают построение
информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода
в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их
информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого
специалиста.
С точки зрения системы автоматизации делопроизводства,
документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся
содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы
делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты
документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать,
документ может оставаться в бумажной форме.
Автоматизированные системы делопроизводства
делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными
архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и
их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко
второму классу относятся системы управления электронным документооборотом
(СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления
документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к
другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и
сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться
функции другого класса. [3, с. 112]
В настоящее
время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах
управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения
которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и
управление процессами создания документов на основе последовательной обработки
различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для
функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы
организации должны быть строго структурированы и формализированы, что
встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую
организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее
предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением
исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
Из важнейших
характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:
§
программная
платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система
обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент
/сервер»);
§
поддержка
распределенной обработки информации;
§
возможности
масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число
пользователей; число уровней вложенности структур);
§
открытость
архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
§
типы
документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с
составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один
документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении
предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных
(бумажных) документов);
§
коллективная
работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
§
возможность
работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
§
средства
для определения маршрутных схем прохождения документов;
§
возможности
контроля за прохождением документов;
§
способ
оповещения должностных лиц;
§
особенности
настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все
необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного)
интерфейса;
§
средства
регламентации доступа и криптозащиты;
§
средства
оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
§
ориентация
на традиционную российскую концепцию документооборота.
Централизованное
хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:
§
возможность
оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
§
организация
сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
§
высокая
надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ
пользователей к информации;
§
экономию
средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
§
возможность
централизованного развития вычислительных средств. [13, с. 11]
Внедрение
микропроцессорной техники в УО СПК «Путришки» позволит создать более
рациональные схемы подготовки и прохождения документов, намного сократит время
их обработки и корректировки. Создание безбумажного документирования в УО СПК
«Путришки» наиболее остро проявляется в наше время – время усовершенствования
автоматизации трудовых процессов. Безбумажное документирование предусматривает
создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются
унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы,
адреса, должности, обязательные реквизиты и т.д. Секретарь выбирает необходимую
форму и лишь корректирует ее. Конечно, это потребует дополнительных затрат на
обучение секретаря и повышение его квалификации, однако это с лихвой окупится
сокращением трудоемкости работы секретаря УО СПК «Путришки».
Резервы
сокращения документооборота имеются при размножении и копировании документов.
Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать
документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять
выборочное копирование типа «выписок». [5, с. 102]
В целях
сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим
направлениям:
- в
должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов. Так, например,
справки и другие документы, выдаваемые работникам хозяйства для предоставления
по месту требования может подписывать заместитель председателя, а содержащие
информацию о денежных средствах – главный бухгалтер;
- ввести
предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции. Так, письма,
носящие сугубо информативный характер секретарь может передавать напрямую
заинтересованным лицам без наложения резолюции руководителя, как например
письмо Института повышения квалификации;
- в
номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 |