Дипломная работа: Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования
3.2 Схема
движения и технология обработки документов в хозяйстве
Документы,
поступившие, в УО СПК «Путришки» начинают свой путь к исполнению с секретаря.
Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке
правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности
вложений и предварительной сортировке документов.
Движение
входящих документов происходит в следующей последовательности: прием и
первоначальная обработка, регистрация, рассмотрение руководством, доставка
документов, непосредственное исполнение или использование документов,
распределение документов по тематическим комплексам. Регистрация входящей
корреспонденции ведется секретарем в журнале регистрации (приложение Ж). В
форме журнала записывается входящий номер, номер и дата поступившего документа,
наименование организации, краткое содержание документа.
Если на
конвертах есть пометка «лично», то конверты не вскрываются и отметка о
поступлении ставится на конверте. В регистрационном штампе указывается дата
поступления и порядковый номер документа.
При
первоначальной обработке документы рассортировываются на регистрируемые и
нерегистрируемые. Документы могут, помимо секретаря, регистрироваться и другими
подразделениями хозяйства. Например, бухгалтерские документы регистрируются в
бухгалтерии, разнарядки – в технических отделах и службах материально-технического
обеспечения.
Некоторые
виды входящей корреспонденции не регистрируются. В эту группу входят: документы
не требующие ответа (поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения,
информация для сведения и т.п.). Например, письмо Института повышения
квалификации и переподготовки кадров информирующее о программе занятий по
программе «Повышение квалификации ответственных за безопасную эксплуатацию
потребительских электроустановок» было направлено в отдел кадров хозяйства без
предварительного проставления входящего номера (приложение З).
На всех
регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы
проставляется регистрационный штамп:
Проставление
штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с
календарного года) производится в день поступления документа.
Недостатком в работе с документами является то,
что секретарь УО СПК «Путришки» не производит предварительное рассмотрение
поступивших документов, с целью их распределения, отсеивания документов не
требующих обязательного рассмотрения руководством, установления подразделения
или лица, которым может быть направлен документ без резолюции председателя
хозяйства. Все документы отправляются в адрес председателя УО СПК «Путришки» на
рассмотрение, что вызывает «залеживание» документов, их скопление, особенно в
периоды, когда председатель находитсяв командировке или не имеет времени для их
рассмотрения. Документы передаются председателю в день поступления в УО СПК
«Путришки».
Документы, подлежащие регистрации, после их
рассмотрения регистрируются и передаются председателю УО СПК «Путришки». После
наложения резолюции, документы, которые исполняются несколькими
подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в
документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.
Подготовка
исходящих и внутренних документов начинается с составления его проекта, который
затем передается секретарю для печатания.
Проект
исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления
проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за
исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект
исходящего документа может быть согласован как со специалистами других
организаций (учреждений), так и внутри хозяйства (приложение И). Из приложения И,
например, видно, что письмо начальнику инспекции Министерства по налогам и
сборам по Гродненскому району с просьбой произвести зачет предоплаты по налогу
на добавочную стоимость в уплату Единого налога для производства сельскохозяйственной
продукции исполнитель согласовывает с и.о. главного бухгалтера и подписывает у
председателя хозяйства. На письме проставляется номер исходящего документа и
дата его регистрации в хозяйстве.
Подготовленный проект
исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с
материалами, на основании которых он готовился.
К проекту документа
исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан
подписанный документ.
Председатель УО СПК
«Путришки» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или
вернуть его на доработку.
Много времени в УО СПК
«Путришки» отнимает операция согласования проекта. Процесс затягивается еще
больше при наличии исправлений. Нередко отправление подготовленных документов
откладывается из-за задержки их подписания. Это происходит потому, что все
исходящие документы подписывает только председатель.
После
подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается
секретарю на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале
регистрации исходящих документов" (приложение К). В форме журнала
записывается исходящий номер и дата отправляемого документа, наименование
организации в которую отправляется письмо, краткое содержание документа и ФИО
исполнителя.
После регистрации и
присвоения исходящему документу регистрационного номера номер фиксируется
рукописным способом на обоих экземплярах.
Например: 24 февраля
2009 г. №1-6/134
Отправка
исходящих документов осуществляется секретарем УО СПК «Путришки». Секретарь
сортирует отправляемую корреспонденцию по адресам и видам почтовых отправлений,
проставляет адреса на конвертах, складывает документы и кладет в конверты,
заклеивает и определяет стоимость отправления. Отправка исходящих документов
происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или
единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
Порядок прохождения исходящих документов в
УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.2.
Из таблицы 3.2 видно, что перемещение
документов, исходящих из хозяйства, осуществляется не по самому короткому пути,
есть возвратные петли и перемещения, что замедляет их движение и нарушает
принцип прямоточности.
Таблица 3.2. - Оперограмма движения
исходящих документов
Исполнитель
Операции
|
Исполнители |
Отдел кадров |
Руководители подразделений |
Юрист |
Председатель хозяйства |
Секретарь |
1.Составление
проекта
|
|
|
|
|
|
|
2. Согласование |
|
|
|
|
|
|
3.Внесение изменений |
|
|
|
|
|
|
4.Печать |
|
|
|
|
|
|
5. Визирование |
|
|
|
|
|
|
6.Внесение изменений |
|
|
|
|
|
|
7. Считка |
|
|
|
|
|
|
8. Визирование |
|
|
|
|
|
|
9. Передача на подпись |
|
|
|
|
|
|
10 Подписание |
|
|
|
|
|
|
11 Передача на регистрацию |
|
|
|
|
|
|
12. Регистрация |
|
|
|
|
|
|
13. Отправка |
|
|
|
|
|
|
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 |