Дипломная работа: Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования

Таким образом, УО СПК «Путришки» – стабильно развивающееся сельскохозяйственное предприятие, имеющее потенциал для увеличения производства сельскохозяйственной продукции и повышения эффективности ее производства.

3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»

3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки»

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности УО СПК «Путришки».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства УО СПК «Путришки» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота в УО СПК «Путришки» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в УО СПК «Путришки» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления УО СПК «Путришки», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в УО СПК «Путришки».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в УО СПК «Путришки» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В УО СПК «Путришки» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной председателя – секретарем - машинисткой, остальные виды работ рассредоточены по отделам хозяйства.

Председатель хозяйства несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в хозяйстве возложена на секретаря-машинистку и ответственных исполнителей.

В УО СПК «Путришки» функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь. Основной задачей секретаря является документационное и организационное обеспечение деятельности хозяйства и его руководства.

Секретарем хозяйства выполняются следующие функции:

1.  Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2.  Прием и отправка исходящих документов.

3.  Прием документов от работников УО СПК «Путришки» для передачи на рассмотрение председателю, для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом), для копирования и размножения.

4.  Передача работникам хозяйства документов поступивших от руководства с резолюциями, поступивших после изготовления, копирования.

5.  Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6.  Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7.  Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8.  Обеспечение сохранности документов.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в хозяйство. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Например, в адрес УО СПК «Путришки» поступило письмо (вх. № 159/1-6 от 09.06.2009 г.) от Гродненского унитарного коммунального производственного предприятия «Горсвет» с информацией об имеющейся задолженности по оплате за выполненные в марте 2009 г. электромонтажные работы на сумму 595 552 рубля. Хозяйству было предложено в срок не позднее 10.06.2009 г. перечислить претензионную сумму. В случае не погашения задолженности в указанный срок Гродненское УКПП «Горсвет» информирует о своем обращении в суд (приложение Г). На письме была наложена резолюция председателя УО СПК «Путришки» «Бухгалтерии оплатить» и, во избежание судебного разбирательства, задолженность была погашена хозяйством в установленный срок.

Еще одним примером входящего документа может служить письмо суда Ленинского района г. Гродно, где на устный запрос УО СПК «Путришки» выслана копия решения суда (приложение Д).

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из хозяйства. Большинство исходящих документов являются ответом УО СПК «Путришки» на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов хозяйства. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Например, исходящим документом от 21.08.2009 г. № 1-6/570 УО СПК «Путришки» сообщает Ленинскому отделу Департамента охраны г. Гродно об увольнении сторожа Вандаева В.Н. по ст. 42 п. 7 ТК РБ за появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии (приложение Е). Данный исходящий документ был ответом на запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно от 14.08.2009 г. № 16/2-471.

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы УО СПК «Путришки». Данные документы используются для организации работы хозяйства, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через секретаря проходят не все внутренние документы, а только приказы председателя хозяйства. Через секретаря также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Под объемом документооборота УО СПК «Путришки» понимается количество документов, полученных и созданных хозяйством за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.

Таблица 3.1. – Динамика количества входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки»

Стабильное увеличение объема исходящих и внутренних документов связано, прежде всего, с расширением организационной структуры хозяйства за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24