Курсовая работа: Информационное обеспечение работы менеджера
2.1.3 Справочно-информационная
документация
Процесс
принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и
достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе
управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них
занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки,
переписка и др. Эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять
поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе
управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в
вышестоящую.
В состав
информационно–справочных документов входят:
Ë
докладная
записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей
организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами
и предложениями составителя;
Ë
служебная
записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый
по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного
обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя
или специалиста другого подразделения;
Ë
объяснительная
записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта,
случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый
вышестоящему должностному лицу;
Ë
предложение
– это документ, представляющий собой разновидность докладной записки,
содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;
Ë
заявление
– это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
Ë
служебное
письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых
в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;
Ë
электронное
сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи
между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной
копии, отпечатанной на принтере;
Ë
справка
– это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или
событий;
Ë
отзыв
– это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу
какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
2.2 Порядок движения
документов в организации
Документооборот,
или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие
этапы:
1.
экспедиционная
обработка документов, поступающих в организацию;
2.
предварительное
рассмотрение документов службой ДОУ;
3.
организация
рационального движения документов внутри организации;
4.
экспедиционная
обработка исполненных и отправляемых документов.
2.2.1 Экспедиционная
обработка поступающих документов
Более
предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой
обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет повысить производительность,
более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет
документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается
специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы
ДОУ. Цель первого этапа – зафиксировать сам факт поступления документов.
Если на
конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается
точное время их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна
быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех
поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий
порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество
листов.
2.2.2 Предварительное
рассмотрение документов в службе ДОУ
Этот этап
зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение
– оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного
научно-справочного аппарата.
Значительным
резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является
предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на
этой стадии документов на следующие потоки:
а) для
обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с
распределением обязанностей;
б) не
требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные
подразделения исполнителям.
Руководству,
как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента,
правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти,
документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия
подчиненных должностных лиц.
В учреждения,
в которых документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ
должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно
использовать следующую технологию.
Секретари
руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией
руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят
сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и
исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные
листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного
обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые
системе организации. После документы передаются исполнителям.
При внедрении
автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест
должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через
компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
2.2.3 Организация
рационального движения документов внутри организации
В целях
оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи
документов для обработки, например через лицо, ответственное за
документационное обеспечение в структурном подразделении.
Ознакомление
ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально
выделенному сотруднику.
Значительную
часть документооборота организации составляют различного рода проекты
документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации
и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических схем, в
которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки
проектов, их согласования, подписания и утверждения.
2.3 Организация
секретарской деятельности
Качество и
эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем
профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором
руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем
переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а
какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.
Должностная
инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:
-общие положения;
-функции работника;
-должностные обязанности;
-права секретаря;
-ответственность;
-взаимоотношения;
-оценка работы.
В разделе
«Общие положения» устанавливаются область деятельности секретаря, порядок его
назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия,
требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность секретаря,
должностные лица, которыми он руководит.
В разделе
«Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы,
закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные функции.
В разделе
«Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой
секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации,
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.
В разделе
«Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю
для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.
Раздел
«Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за
правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.
В разделе
«Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь
получает и которым передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они
согласовываются и т.д.
В разделе
«Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения
секретарем своих функций и обязанностей, исполнения прав. Основными критериями
являются качество работы и своевременность ее выполнения.
Примерная
схема рабочего дня секретаря:
Первая
половина рабочего дня:
1.
Прийти
на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих
мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2.
Подобрать
в соответствии с планом нужные документы и дела.
3.
Получить
корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить
документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4.
По
остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их
по исполнителям.
5.
Просмотреть
поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех
мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6.
Разложить
поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы,
срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7.
Оставить
у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |