Лабораторная работа: Создание и обработка баз данных в СУБД Access

2.  Преобразуйте запрос на выборку в Запрос на обновление, выбрав из меню Запрос|Обновление

3.  Заполните бланк запроса. Перетащите обновляемое поле КОЛ в строку Поле. В строку Обновление введите имя поля Count_НС, заключенное в квадратные скобки

4.  Просмотрите содержимое поля КОЛ перед обновлением в режиме Таблица

5.  Сохраните запрос под именем ОБНОВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ГРУППА.

6.  Выполните запрос

7.  Обратите внимание на измененные значения содержимого поля КОЛ в таблице ГРУППА

Перекрестный запрос

Перекрестные запросы позволяют компактно отображать отобранные данные и объединять однородную информацию. В такой таблице левый столбец образует заголовки строк из значений одного поля, верхняя строка образует заголовки столбцов из значений другого поля, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля. Для получения итоговых значений записи группируются по полям, используемым в качестве заголовков строк и столбцов, и для значений третьего поля в полученных группах записей применяется одна из выбранных статистических функций.

Пусть необходимо для каждого преподавателя определить число студентов, знания которых он оценил. Фамилии преподавателей можно получить из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, которая находится в отношениях один-ко-многим с таблицей УСПЕВАЕМОСТЬ. Поскольку с помощью мастера невозможно построить перекрестный запрос из нескольких таблиц, то необходимо сначала создать запрос на выборку для таблиц УСПЕВАЕМОСТЬ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

1.  Создайте с помощью мастера простой запрос. В этом запросе выберите из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ поле ФИО, а из таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ – поля ВИДЗ и НС. Сохраните запрос с именем ПРЕПОДАВАТЕЛЬ - ЗАПРОС

2.  Для создания следующего запроса нажмите кнопку Создать| Перекрестный запрос

3.  В окне мастера выберите запрос ПРЕПОДАВАТЕЛЬ - ЗАПРОС

4.  В следующем окне мастера выберите для заголовков строк поле ФИО. Для выбора используйте кнопку >.

5.  Для заголовков столбцов установлено поле ВИДЗ

6.  Для вычисления значений ячеек выберите поле НС и функцию Число(Count)

В отличие от мастера Конструктор позволяет создать многотабличный перекрестный запрос. Рассмотрите создание перекрестного запроса, в котором заголовками строк будут фамилии преподавателей, заголовками столбцов - наименование предметов, а на пересечении строк и столбцов - сумма часов.

1.  Начните, как обычно, создание запроса в режиме Конструктора

2.  В окне Добавление таблицы включите в схему данных таблицы ПРЕДМЕТ, ИЗУЧЕНИЕ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

3.  В бланк запроса перетащите поля ФИО из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, НП – из таблицы ПРЕДМЕТ, ЧАСЫ – из таблицы ИЗУЧЕНИЕ

4.  Выполните команду меню Запрос/Перекрестный. В бланке запроса появятся две дополнительные строки Групповая операция и Перекрестная таблица

5.  В строке Перекрестная таблица для поля ФИО выберите из списка значение Заголовки строк, для НП – Заголовки столбцов, для поля ЧАСЫ - Значение

6.  В строке Групповая операция для поля ЧАСЫ выберите Sum, оставив для всех остальных полей – Группировка

Отчеты

Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в базе данных. Его можно создавать с помощью мастера или в Режиме конструктора отчетов. Отчет, созданный мастером, можно доработать в Режиме конструктора.

Рассмотрите создание отчета на примере получения списков студентов по группам.

1.  Определите требования к макету отчета:

-   Списки студентов каждой группы в отчете должны выводиться последовательно вместе с заголовками

-   Необходимо рассчитать средний проходной балл для каждой группы

-   Записи должны выводиться в алфавитном порядке фамилий

Начните создание отчета с помощью Мастера, а затем откорректируйте в режиме Конструктора.

2.  На вкладке Отчет нажмите на кнопку Создать

3.  В окне Новый отчет откройте список таблиц и выберите СТУДЕНТ, затем - Мастер отчетов

4.  Выберите поля НГ, НС, ФИО, ГОДР, ПБАЛЛ

5.  Данные в отчете должны быть сгруппированы по полю НГ

6.  В следующем окне мастера определите способ сортировки (в нашем случае по ФИО). Нажмите кнопку Итоги и выберите для поля ПБАЛЛ функцию Avg

7.  Следующие окна предназначены для оформления стиля и дизайна отчета, которые предлагаем выбрать самостоятельно

8.  По умолчанию отчет примет имя СТУДЕНТ

Для редактирования отчета перейдите в Режим конструктора.

1.  В разделе Заголовок отчета из пункта контекстного меню Свойства в строке Подпись поменяйте заголовок на Списки студентов, здесь же выберите размер шрифта, начертание

2.  Из раздела Верхний колонтитул удалите поле НГ, чтобы оно не повторялось. Для этого выделите его и Del. Выбрав из панели элементов Надпись, введите подпись поля: Список студентов группы. Установите нужный шрифт в элементах.

3.  Аналогично замените Подпись поля в разделе Примечание группы НГ на Средний проходной балл. В свойствах элемента функции =Avg(ПБАЛЛ) на вкладке Макет в строке Формат поля выберите Фиксированный, а число десятичных знаков – 2.