Лабораторная работа: Создание и обработка баз данных в СУБД Access
2. Нажмите Del или выберите команду Правка|Удалить записи
Примечание:
Нельзя
удалить данные из блокированного поля, вычисляемого поля или поля типа счетчик.
· Введите в ключевое поле НГ
значение, которое уже было использовано в одной из предыдущих записей, и
убедитесь, что нельзя ввести запись с повторяющимся значением ключа. Отмените
ввод неверных значений в поля нажатием Esc или командой Правка| Восстановить текущее поле или
запись.
· Убедитесь, что ключевое поле нельзя
оставить пустым
· Введите в поле КОЛ значение,
не соответствующее заданным условиям на значение (например, 40). Access выдаст сообщение, заданное в
свойстве Сообщение об ошибке.
Создание
других таблиц для этой базы данных - аналогичное. Поэтому чтобы сэкономить
время, можете остальные таблицы импортировать из файла Исходные таблицы,
который находится в папке Мои документы. Содержимое этих таблиц - в
Приложениях.
Алгоритм
импортирования таблиц из другой базы данных
1. Файл|Внешние данные|Импорт
2. В окне Импорт найдите папку Мои
документы и в ней отметьте файл Исходные таблицы
3. Нажмите Импорт, в открывшемся
окне Импорт объектов нажмите Выделить все|Ok.
Все
отмеченные таблицы скопируются в вашу базу данных. Внимательно ознакомьтесь со
структурой и содержанием импортированных таблиц.
Вставка
в запись рисунка или объекта
Рисунок
или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.
Рассмотрим
размещение объекта OLE на примере
поля Фотография заведующего в таблице КАФЕДРА. Фотографии
хранятся в формате графического редактора Paint в файлах с расширением .bmp.
1. В окне базы данных установите курсор
на таблице КАФЕДРА и нажмите кнопку Открыть
2. Заполните строки (записи) открывшейся
таблицы данными в соответствии с названиями столбцов (полей)
3. Для размещения поля Фотография
заведующего выполните внедрение объекта OLE в файл базы данных. Установите курсор в соответствующее
поле таблицы. Выполните команду меню Вставка|Объект
4. В окне Вставка объекта
выберите тип объекта Paintbrush Picture и
установите флажок Создать из файла
5. В этом окне можно ввести имя файла,
содержащего фотографию.
6. Для просмотра внедренного объекта
установите курсор в соответствующее поле и дважды щелкните кнопкой мыши
7. Чтобы вернуться из программы Paint, выполните команду Файл|Выход
и возврат к таблице КАФЕДРА.
Размещение
данных типа МЕМО в таблице
В
таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР, которое будет
содержать длинный текст – краткую программу курса. Для такого поля выберите тип
данных Поле МЕМО.
Откройте
таблицу ПРЕДМЕТ. Выполните ввод данных в поле ПРОГР
непосредственно в таблице либо через область ввода, вызываемую нажатием Shift+F2.
Связывание
таблиц
Access позволяет
строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны
между собой. Это позволит автоматически выбирать связанные данные из таблиц, в
отчетах, запросах и формах. При определении связи ключ в одной таблице содержит
ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в
другой таблице, называют внешним ключом.
Установление связи между таблицами возможно только при
следующих условиях:
· Связываемые таблицы должны иметь поля
с одинаковым типом данных и размером, причем имена полей могут быть различными;
· Обе таблицы сохраняются в одной базе
данных Access.
От
полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи:
1. Отношение «один-к-одному» создается в
том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми
2. Отношение «один-ко-многим» создается
в том случае, когда только одно из полей является ключевым. При таком отношении
главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет
часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной
таблицей. Связывающее поле в ней с таким же типом информации, как в первичном
ключе главной таблицы, является полем внешнего ключа.
3. Связь с отношением «многие-ко-многим»
фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью
таблицу, ключ которой состоит из двух и более полей, которые являются полями
внешнего ключа в двух других таблицах.
Если
для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения
отображается текст «Не определено».
1. Откройте окно Схема данных,
нажав кнопку на панели инструментов
2. В диалоговом окне Добавление
таблицы выберите вкладку Таблицы и, нажимая кнопку Добавить,
разместите в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных,
список которых будет отображен в диалоговом окне. Можно добавить все таблицы
сразу, выделив 1-ую таблицу и нажав Shift - последнюю таблицу.
3. Нажмите кнопку Закрыть. В
результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы
данных ДЕКАНАТ со списками своих полей.
4. Установите связь между таблицами ГРУППА
и СТУДЕНТ по простому ключу НГ. Для этого в окне Схема
данных установите курсор мыши на ключевое поле НГ главной таблицы ГРУППА
и перетащите это поле на поле НГ в подчиненной таблице СТУДЕНТ
Для удаления ошибочной связи в окне Схема данных выделите ненужную связь
и нажмите Del.
5. В открывшемся окне Изменение
связей в строке Тип отношения установится один-ко-многим. Отметьте
доступный для этого типа отношений параметр Обеспечение целостности
данных.
6. Установите флажки каскадное
обновление и удаление связанных полей, тогда будет обеспечена
автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во
взаимосвязанных таблицах. Нажмите Создать. Чтобы линии связи не
пересекались и были удобны для восприятия, расположите таблицы в окне Схемы
данных в соответствии с их относительной подчиненностью, как показано на
рисунке.
7. Установите связи по простому ключу
для других пар таблиц:
КАФЕДРА®ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (ключ ККАФ),
ПРЕДМЕТ®ИЗУЧЕНИЕ (ключ КП),
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ®ИЗУЧЕНИЕ (ключ ТАБН),
ГРУППА®ИЗУЧЕНИЕ (ключ НГ).
8. Установите связь по составному ключу НГ+НС
между таблицами СТУДЕНТ®УСПЕВАЕМОСТЬ. Для этого в главной таблице СТУДЕНТ
выделите оба этих поля, удерживая клавишу Ctrl, и перетащите оба поля на поле НГ в
подчиненной таблице УСПЕВАЕМОСТЬ.
9. В окне Изменение связи для поля
НС и НГ таблицы СТУДЕНТ выберите соответствующие поля таблицы
УСПЕВАЕМОСТЬ. В этом же окне установите режим Обеспечение
целостности данных и другие параметры связи.
10.
Аналогично
по составному ключу НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ установите связи между парой таблиц ИЗУЧЕНИЕ®УСПЕВАЕМОСТЬ.
Ввод
и корректировка данных во взаимосвязанных таблицах
Если
для связей, установленных в схеме данных, не задан параметр обеспечения
целостности данных, то пользователь при добавлении, удалении записей и
изменении значений ключевых полей должен сам отслеживать непротиворечивость
данных и целостность связей.
Если
установлен флажок Обеспечение целостности данных, то Access разрешает пользователю:
· Добавить запись в таблицу, которая не
подчинена никакой другой таблице в схеме данных (находится на верхнем уровне
иерархии);
· Добавить запись в подчиненную
таблицу, когда в главной имеется запись с вводимым значением ключа связи;
· Удалить запись в таблице, если нет
связанных с ней записей в подчиненных таблицах.
Если
еще установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то
пользователь может удалить запись. При этом автоматически будут удалены и все
подчиненные записи.
Если
же задан еще и параметр каскадное обновление связанных полей, то
пользователь может изменять значение ключевого поля. При этом автоматически
будут обновлены значения внешних ключей и во всех связанных подчиненных
записях.
В Access 2000 имеется возможность при
просмотре таблицы отображать записи подчиненных таблиц. Поэтому пользователь может
контролировать корректность связей.
1. Откройте таблицу КАФЕДРА
2. Если таблица КАФЕДРА не
имеет столбца с плюсами, в режиме таблицы выполните команду Вставка|Подтаблица
для определения связи таблицы с подчиненной таблицей. Эта связь будет внесена в
свойства таблицы и даст возможность открывать связанные записи в подчиненном
окне.
3. Откройте таблицу ИЗУЧЕНИЕ
и выполните команду Вставка|Подтаблица
4. Выберите в окне Вставка подтаблицы
подчиненную таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ. В строках Подчиненные
поля и Основные поля отобразится составной ключ связи НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6 |