Курсовая работа: Проблемы внедрения новых информационных технологий
Система
позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми
электронными документами между организациями или территориально удаленными
подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и
делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов
обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.
Система
хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами
документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000
документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом
существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной
СУБД (системой управления базами данных).
В системе
«ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий следующих программ и
информационных технологий:
Ø
интеграция
с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно
из редакторов или почтовой программы;
Ø
ABBYY
– ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания
документов и форм;
Ø
КриптоПро,
СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты
информации и информационной безопасности;
Ø
наличие
открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы «Дело» с любыми
используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями,
например:
§
«1С:Предприятие»;
§
продукты
компании «ЭОС»;
§
другие
используемые в организации системы и бизнес-приложения.
Система
«ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт»,
который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота большинства организаций. На основе стандартной «коробочной версии»
может быть также реализована заказная система автоматизации электронного
документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности
организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.
Система
«ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как
российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной
безопасности. [3]
3.2 DocsVision
4.0. Приложение «Административное делопроизводство»
Приложение DocsVision
«Административное делопроизводство» представляет собой автоматизированную
систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации
организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой,
подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий,
контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из
подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами
других организаций.
Приложение «Административное
делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти» и обеспечивает автоматизацию
большинства перечисленных процессов делопроизводства:
Используется процесс сканирования,
процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора
сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть
подписана с использованием ЭЦП.
Этот процесс придает
документу статус распорядительного и формирует задания исполнителям. Процесс
инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней
организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом
выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа с
наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны сотрудники
для ознакомления с документом.
Исходящий/внутренний
документ может создаваться, как в ответ на входящий/внутренний документ во
исполнение задания по резолюции, так и в инициативном порядке.
Подготовка документа в
инициативном порядке – процесс создания
документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.
Подготовка проекта
исходящего/внутреннего документа может производиться исполнителем, например,
средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа «прикрепляется» к
карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.
Регистрация
исходящей/внутренней корреспонденции
заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое
формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.
При постановке документа на
контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового
срока формируется на основании сроков, указанных в резолюции. В процессе
контроля проверяется готовность документов к плановым срокам исполнения.
Промежуточный контроль – процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для
определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.
Исполнителем периодически
вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения
задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка
контроля. Снятие с контроля – завершение процесса контроля.
Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего
исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.
5. Передача документов в
архив
Отработанные документы подшиваются
в дела, которые затем передаются на архивное хранение.
Кроме того, в системе
возможны следующие этапы документооборота:
ü
ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в
составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
ü
формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им
уникальных регистрационных номеров;
ü
списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;
ü
передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться
во временное пользование;
ü
архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и
утверждения описи дел на передачу в архив;
ü
передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы
в подразделениях.
ü
передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для
передачи в фонды постоянного хранения;
ü
уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на
уничтожение.
Наряду с автоматизацией
основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное
делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов:
§
сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы
уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;
§
контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать
ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;
§
подсистема построения отчётов – позволяет быстро создавать
новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;
§
электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет
удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;
§
Web-доступ для поиска и просмотра
документов – подсистема поиска и просмотра
входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций,
зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.
Сервер DocsVision
представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз
данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для
хранения информации и обработки запросов на выборку данных;
Клиент DocsVision
интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора
управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов –
обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской
частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также
предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1]
3.3 Опыт
некоторых госструктур в автоматизации делопроизводства и внедрении СЭД
На основании
изучения специализированной прессы (журнал «Справочник секретаря и
офис-менеджера») можно убедиться в том, что многие организации, особенно
государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию делопроизводства
и внедряют системы электронного документооборота (СЭД).
Министерство
Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру,
разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой
является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых
расположено Министерство.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 |