Курсовая работа: Проблемы внедрения новых информационных технологий

ü  передача информации;

ü  преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1.  ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

2.  автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);

3.  автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]

Обычно термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?

В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.

В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:

Ø  системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);

Ø  справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);

Ø  комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических функций:

ü  изготовление и учет бумажных документов,

ü  их перемещение по организации и отправка;

ü  контроль работы с документами исполнителей;

ü  уничтожение / хранение документов

ü  связанная с документами справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:

Ø  путаница и проблема поиска документов;

Ø  невыполнение документов в срок;

Ø  дублирование и противоречие документов друг другу;

Ø  неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;

Ø  невозможность проследить историю работы с документами.

Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]

Принципиальное решение – компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). [5]

Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».

1.2 Автоматизация делопроизводства

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную. [10; 11]

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

Ø  установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;

Ø  внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;

Ø  автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;

Ø  автоматизированный контроль исполнения документов;

Ø  хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142]

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

Ø  внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;

Ø  перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;

Ø  установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;

Ø  автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;

Ø  формирование отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142]

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:

o  традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:

·  получение документов по почте;

·  регистрация документов в журналах и на карточках;

·  ведение контрольно-сроковых картотек;

·  копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);

·  формирование дел с исполненными документами;

·  передача дел на архивное хранение;

o  электронный документооборот между организациями:

·  замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;

·  автоматизированная регистрация в электронных журналах;

·  внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;

·  использование электронно-цифровой подписи;

·  внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

·  создание электронного архива организации;

o  электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:

·  внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;

·  автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);

·  автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

·  автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

·  создание и управление большими массивами архивной документации.

[21; с. 142-143]

Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.

1.3 Электронный документооборот

Электронный документооборот: - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). [4]

Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») [4]

Согласно ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный документ – это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

В Российской Федерации на сегодняшний день не существует отдельного закона «Об электронном документе».

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7