Курсовая работа: Коммуникационная политика Мурманского Областного совета профессиональных союзов
Документооборот
предприятия является наиболее важной составной частью управленческой
деятельности, организует большинство процессов взаимодействия между
подразделениями и учреждениями, находящимися в Мурманске, различных городах
Мурманской области и за ее пределами.
Совещания как
коммуникативная технология принятия организационных решений проводятся в
традиционной форме и имеют определенные ресурсы по повышению эффективности в
плане организации и предварительном решении вопросов, требующих экспертных
оценок. Работа с внешними участниками коммуникаций (руководящие органы,
посетители, партнеры, средства массовой информации) достаточно эффективны и
имеют потенциал улучшения при выделении справочно-информационной работы в
отдельное направление.
Таким образом, управленческие действия председателя
дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются
повседневные вопросы и проблемы.
В связи с вышеизложенным, подведем итоги второй главы курсовой
работы.
К основным направлениям коммуникационных процессов в
Мурманском Областном Совете профессиональных союзов можно отнести:
- отношения с органами государственной
власти, местного самоуправления, работодателями, их объединениями (союзами,
ассоциациями), другими общественными объединениями;
- связи с общественностью, средствами
массовой информации;
- личные встречи;
- работа формальных и неформальных
групп;
- проведение деловых совещаний с
участием начальников всех подразделений;
- межличностное общение сотрудников;
- технические средства коммуникации
(телефонные переговоры, факс, Интернет, электронная почта).
Основные задачи Мурманского Облсовпрофа, решаемые с помощью
коммуникаций:
-
развитие и
укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
-
интеграцию
мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
-
выявление и
расчет коллективных результатов;
-
коллективное
решение проблем с учетом обучающего эффекта.
Глава 3. Комплексный подход в
совершенствовании управления коммуникационными процессами мурманского
Облсовпрофа
Деятельность по развитию коммуникационных качеств организации
позволяет оптимизировать основную производственную деятельность организации с
учетом современных технологий управления информацией и методов психологического
воздействия на человека.
Исследование теоретических аспектов коммуникации, изучение
особенностей функционирования конкретного предприятия позволяет выделить ряд
проблем, которые могут быть определены не только как негативные, но и как
ресурсные, то есть в этих секторах организационной деятельности имеется ресурс
(потенциал) развития организации.
Информация в Мурманском Областном Совете профессиональных
союзов может быть разделена на три категории:
функциональная —
передается всем или определенной (заинтересованной в ней) группе лиц для того,
чтобы они могли выполнять свои функции. Это информация о политике, целях и
задачах организации, директивы и т.п. Она поступает в разных направлениях
(вертикально и горизонтально) независимо от степени централизации или
децентрализации фирмы. Традиционно обмен такой информацией называется
формальным общением, так как она передается по официальным каналам организации;
координационная —
циркулирует между функциональными подразделениями организации (например, между
отделом сбыта и отделом маркетинга). Поток координационной информации движется
обычно в горизонтальном направлении. В этом случае необходимое общение
происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и
др. По существу, это общение (взаимодействие), связанное с организацией
совместной деятельности по решению задач фирмы;
оценочная —
происходит общение, которое имеет отношение к статусу сотрудников, восприятию
ими друг друга. Каналы передачи оценочной информации включают обычно награды,
поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за значительный
вклад в деятельность организации.
Во многих случаях коммуникация направлена на поддержку
правовых, финансовых и регуляторных инструментов, действующих в организации. Руководитель
имеют в своем распоряжении целый набор организационных механизмов и
инструментов, которые лучше работают, если их суть правильным образом доводят
до соответствующих целевых групп.
Для рассматриваемой организации проблемы коммуникационной
культуры могут быть описаны следующими пунктами:
1. Проблема законодательного закрепления прав деятельности
предприятия, регулирования отношений с другими объединениями и организациями.
2.
Проблема
формальных и неформальных каналов распространения информации, а также проблема
критериев оценки эффективности коммуникаций.
Фактически в Облсовпрофе проводятся оценки информационных
потоков с помощью проведения опросов, анкетирования и освещения данных
исследований в средствах массовой информации.
3.
Проблема выбора
методов сбора информации внутри организации
Внутри предприятия предусмотрены отчеты подразделений (в лице
их руководителей) на совещаниях, а также в порядке исполнения планов работы в
соответствии со сроками, утвержденными графиком. Анализ проводится по
производственным показателям. Качество, объем и комфортность отчетных форм для
исполнителя учитывается слабо, в основном оценку качества исполнения ведет председатель
на основании своей компетентности и неформального опыта.
4.
Проблема
соотнесения «бумажных» и «электронных» носителей информации
Источник причин большинства проблем документационного
обеспечения управления – изначальное противоречие между требованием
централизованного управления документацией и децентрализованной технологией
учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом
подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа
состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его
прохождения. Чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по
некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и
дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных
накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии
сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные
нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня
практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме
поддерживать такие технологии.
Альтернативный путь
– просто упростить задачу, сократив документооборот за счет передачи прав
работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами,
включая их учет и контроль, не возможна в связи с особенностями работы
предприятия, которое своей деятельностью обеспечивает именно сбор, хранение и
оперативную работу с информацией о собственности в регионе. Автономные
компьютеры на рабочих местах служащих предприятия и локальные сети в отделах
вышеперечисленных проблем принципиально не решают.
5.
Проблема принятия
управленческих решений с учетом коммуникационных особенностей организации.
Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса
предприятия и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность,
организационно-распорядительные решения имеют типичный, повторяющийся характер.
В связи с этим большое значение имеет «простое» исполнение должностных
обязанностей и максимально точное ведение документации. Однако это также
определяет проблему, которую следует назвать «рутиной». Вместе с тем,
современное социально-экономическое развитие, открывшее широкие возможности по
регулированию социально-трудовых прав граждан, сформировало проблему объема
обрабатываемой документации и значительно повысило число граждан, обратившихся
в Мурманский Облсовпроф. Наплыв посетителей различного социального положения и
интересов, определил повышение эмоционального фона и структуры ответственности
работников предприятия. В первую очередь возросла роль психологической
готовности и умений работников действовать в условиях информационных
перегрузок.
Диагностирование проблемы является первым этапом в ее
решении. Совершенствование деятельности Мурманского Облсовпрофа в условиях
повышения его роли в управлении социально-трудовыми отношениями должно
проходить как в сфере улучшения его производственных показателей, так и в сфере
управления коммуникациями. Последнее утверждение подтверждается в первую
очередь тем, что Мурманский Областной совет профессиональных союзов по роду
своей деятельности работает именно с информацией и с людьми, вступающими в отношения
по поводу защиты социально-экономических интересов и трудовых прав.
Разработка коммуникационных стратегий может проходить как
часть производственной деятельности (в разделе совершенствования
документооборота), в информационной деятельности (при развитии
справочно-методической работы), в деловых межличностных коммуникациях (при
повышении эффективности совещаний, приема посетителей и т.п.).
Принцип комплексности в этом случае указывает на
необходимость создания матрицы формулирования целей и задач предприятия. Такую
матрицу целесообразно заполнять, начиная с формулировки долгосрочных целей.
Формирование целенаправленного поведения работников может быть эффективным,
если руководство сумеет определить стратегию ее развития. Эффективность
управления зависит от того, насколько руководство готово перейти к поэтапному
стратегическому планированию. Психологически это необходимо. Если у работников
есть сомнения в постановке и формулировании стратегической цели развития, то
это негативно отразится и на их поведении: будет снижаться инициатива. Если же
они понимают и принимают стратегическую цель развития, то их поведение будет
мотивировано: цель как образ конечного результата становится определяющей.
Стратегические цели обычно корректируются поквартальными результатами ее
деятельности и ситуационными отклонениями. Если это происходит интенсивно и
часто, то стратегическая цель может обесцениваться или размываться в сознании
работников. Но возможен и противоположный вариант, когда все эти корректировки
только помогают работникам быть более собранными в стремлении достичь цели.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 |