Курсовая работа: Автоматизированная информационная технология по учету денежных операций по кассе
Рис.6
Дополнительные ф-и, соответствующие конкретным командам главного меню в 1:С
Бухгалтерии
Далее выбор некоторой
функции посредством меню мы будем обозначать последовательным перечислением
выбираемых подпунктов, начиная с главного меню, например «Отчетность -
Шахматка». Если некоторый пункт подменю не является конечным, справа от его
катания указывается значок, что свидетельствует о наличии следующего уровня
меню.
Следует помнить, что
набор функций в одном и том же подменю может отличаться в разные моменты работы
с программой. Так, в главное меню при работе с экранными формами документов
добавляется новый пункт «Действия». В зависимости от выполняемой работы
соответствующее ему подменю содержит разный набор допустимых действий. Ряд
пунктов подменю могут быть записаны бледным шрифтом; это значит, что выполнение
данною действия сейчас бессмысленно (рис.7).
Рис.7 Выделение
возможных и невозможных команд
Быстро переместится к
нужному пункту главного меню или подменю можно, нажав буквенную клавишу,
соответствующую первой буквы названия данного пункта или букве, выделенной
подчеркиванием. Так в пункте главного меню «Операции» выделена буква «п. », а в
пункте «Отчетность» — «т». Нужный пункт меню или подменю можно быстро выбрать и
без клавиатуры - однократным щелчком мыши.
Технология обработки
информации по учету кассовых операций предусматривает выполнение следующих
функций, отраженных в главном меню:
1. настройка системы;
2. обработка
справочников;
3. обработка приходящих
документов;
4. получение отчетов и
справок;
5. печатание платежных
документов;
6. сервисные функции и
архив. , наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части
выходных машинограмм.
Справочники (база данных
учета) подразделяются на:
• справочники балансовых
счетов;
• справочники
организаций;
• справочники
сотрудников;
• справочники
наименований платежных документов;
• справочники назначения
платежей.
Справочники
разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в ходе обработки информации.
В справочнике балансовых счетов при обработке информации по счету 50 необходимо
проставить остаток денежных средств в кассе на начало для проведения расчетов,
здесь также проставляются номера журналов-ордеров и дата начала расчетов. В
справочнике организаций заполняется наименование организации, программно - ее
код, если же предполагается печатание платежных документов на принтере по
данной программе, то по каждой организации проставляются ее реквизиты.
Остальные же справочники заполняются обычно - в диалоговом окне.
2.1.2. Алгоритм процедуры оформления
хозяйственного факта
Учет кассовых операций
осуществляется в «1С: Предприятии» в конфигурациях: Комплексная, Бухгалтерия,
Торговля + Склад с помощью двух документов - приходный и расходный кассовые
ордера. Вызов обоих документов можно осуществить из журнала «Кассовые», который
вызывается с помощью меню Операции/Журналы операций. Затем выбирается нужный
документ (приходный или расходный кассовые ордера) После создания документа его
нужно заполнить здесь указываются следующие параметры: сумма (от кого получено,
кому выдано), корреспондирующий с 50-м счетом.
При проведении кассовых
документов автоматически создаются проводки. После этого движение денежных
средств по кассе отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в программе.
Приходный кассовый ордер предназначен для оформления поступления наличных денег
в кассу. Для заполнения поля «Принято от» может использоваться справочник
сотрудников или справочник контрагентов для выбора частного лица. При нажатии
кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы «1С:
Предприятие» (печатная форма приходного кассового ордера) (рис.8). При
проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки,
отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает 50-й
счет.
Рис.8 Печатная форма
приходного кассового ордера в системе программы 1:С Бухгалтерия
Расходный кассовый ордер
предназначен для оформления выдачи денег из кассы. При вводе документа
указываются данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и
необходимые для отражения документа в бухгалтерском учете данные. Для
заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник сотрудников или
справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный
табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма расходного
кассового ордера) (рис.9).
При проведении документа
автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в
бухгалтерском учете. По дебету выступает указанный пользователем в накладной
корреспондирующий счет, а по кредиту - 50-й.
Рис.9 Печатная форма
расходного ордера в системе программы 1:С Бухгалтерия
Алгоритм обработки
каждого из хозяйственного факта, поступивших на счета организации (рис.10)
2.2 Входная информация
Обработка приходящих
документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера
информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных
документов, приложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и другие документы
по счету 50).
Работа начинается с
регистрации остатков денежных средств на конец дня по каждому кассовому отчету.
По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа,
дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход - 0, расход -1),
назначение платежа, корреспонденция счетов. (рис.11). [4, стр. 358]. После
ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода
данных.
Структура входной
информации (ввод хозяйствующего факта)
Особенностью ввода данных
с первичных документов в диалоговом режиме является использование информации
справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием
функциональных клавиш.
После ввода данных по
одному кассовому отчете с его первичных документов перед началом ввода данных
следующих кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации,
указанной в первичных документах.
Структура входной
операции (выписка из журнала операций)
Есть и некоторые
особенности разноса информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы
документа по корреспондирующим счетам позволяет вводить, исправлять, удалять,
хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то
остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по
документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида
назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной
записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид
назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу
и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на
совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам,
программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы
совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов.
Таким образом производится автоматизация учета кассовых операций на
предприятии.
2.3 Выходная
информация
Выходная информация - это информация, полученная на
основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные,
полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап
технологического процесса обработки информации - Основной этап -
является завершающим этапом работы с программой и связан с получением полной
достоверно сформированной информацией.
В результате
автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно
получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к
журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат,
по дате поступления документов и др.
Для получения журналов и
ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид
операции и период. Для получения справки по организации и
материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер
счета и название организации могут быть вызваны из справочника. (Рис.12)
Рис.12 Выходная
информация по субсчету «Касса организации»
Подготовка платежных
документов. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие
документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При
этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в
справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и
заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма
платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные
об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего
документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля
нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два
документа.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6 |