Контрольная работа: Документооборот на предприятии ресторанно-гостиничного типа
4. Необходимо
составить номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в
соответствии с Перечнем.
5.
Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения
управления.
6. Необходимо
сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке
сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и
только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).
7. Необходимо
приступить к созданию архива для документов Компании.
8. Необходимо
перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработка
документов в гостинице «Турист» осуществлялась традиционным способом, но
расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и
появление новых функций привело к поиску новых форм организации
делопроизводственной службы и документооборота.
Оценка
традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для
работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования
технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем
обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного
документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным
образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания в гостинице
«Турист», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно
важно для такой крупной компании.
Эффективным
также является применение нормативно-методических документов по
документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в
корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным,
удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная
система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций
делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления
документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической
работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит
поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет
способствовать повышению ее оперативности.
Также система
автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание
документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск
информации.
В целом,
анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию
делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что
соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а
также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только
при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной
техники.
Список
использованной литературы
1. М.Ю. Рогожин
«Офис-мастер». – Приложение к журналу «Справочник секретаря и
офис-менеджера», 2 2006. - М.: МЦФЭР, 2006.-325 с.
2. «Делопроизводство»
(Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник
для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под
ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005. – 359 с.
3. Государственная
система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2008.
4. М.В. Ларин
«Управление документацией и новые информационные технологии» – М., 2007
5. ГОСТ Р 51141–98
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт
России, 2004.
6. Мингалев В.С.
«Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах
управления. – М.: МГИАИ, 2006
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство
(документационное обеспечение управления) 5- е издание, испр. и дополн. – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
8. Галахов В.В.,
Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В., Степанов Е.А.,
Янковая В.Ф. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и
технология работы. Более 120 документов. – 2-е издание, перераб. и дополн.; Под
ред. Коренеева И.К., Кудряева В.А. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,
2004. – 456 с.
9. Кирсанова М.В.,
Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М. – Новосибирск ИНФРА –
Сибирское соглашение 2005 г.
10. Круглянская Е.Ю. Настольная
книга секретаря: Справочник. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2006 г.
[1] Государственная
система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.
1991. С. 44.
[2] Ларин М.В. Проблемы совершенствования
документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и
жизнь 1999. №4. С. 18.
[3] _
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти. М., 2000.
[4] Государственная
система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.
1991. С. 27.
|