Контрольная работа: Документооборот на предприятии ресторанно-гостиничного типа

В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

Обложка дела оформляется следующим образом:

Ø  название организации – гостиница «Турист»

Ø  наименование подразделения;

Ø  номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

Ø  заголовок дела;

Ø  год заведения или квартал года;

Ø  том дела;

Ø  срок хранения.

2.4 Схема движения входящей документации в гостинице

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в гостинице «Турист» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени. Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

Ø  адрес отправителя;

Ø  время отправки и получения документа;

Ø  при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора гостиницы «Турист» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

2.5 Схема прохождения исходящих документов в гостинице

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

Ø  составление проекта документа исполнителем;

Ø  проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

Ø  согласование проекта документа;

Ø  подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

Ø  регистрация документа;

Ø  отправка документа адресату;

Ø  подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[4]

В гостинице «Турист» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

2.6 Работа с внутренними документами в гостинице

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.

Гостиница «Турист» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

Заключение

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:

Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.

Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

– первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

– регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

– формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела гостиницы «Турист»);

– при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы гостиницы «Турист».

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5