Контрольная работа: Документооборот на предприятии ресторанно-гостиничного типа
мемориальная
(памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и
общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к
другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим
особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие,
особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во
внешней среде документы);
гедоническая
функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения,
рационального использования свободного времени (произведения художественной
литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные
фонограммы и т.п.).
К специальным
функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую,
подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций
документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
Формуляр
документа.
Формуляр-образец
документа – это модель построения документа, устанавливающая область
применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты.
Юридическая
сила документа
Общие правила
оформления документов говорят, что в документах не допускаются исправления,
черканья, стирания, закрашивания. В случае ошибочной записи, ее необходимо
перечеркнуть, обязательно сделав оговорку в документе о внесенных исправлениях.
Что бы
документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:
Ø
Название
автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник,
чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).
Ø
Дата
документа.
Ø
Название
места разработки, издания, принятия или подписания документа.
Ø
Подпись
Чтобы
документы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:
Ø
Название
вида документа, за исключением писем
Ø
Номер
документа
Ø
В
определенных случаях дополнительно оттиск печати и надпись или отметка об
утверждении документа.
Ø
Подпись
должна быть подписана собственноручно с расшифровкой (имя и фамилия)
должностного лица.
В документах
организации персональная подпись обеспечивает юридическую силу только в случае,
если она собственноручно подписано лицом, чья должность указана в документе. В
случае, когда в документе подготовлена подпись одного должностного лица, а
фактически его подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющий
обязанности), то под названием должности необходимо сделать соответствующую
пометку должности и расшифровки подписи.
В тех
случаях, когда согласно закону в документе должны быть указаны несколько
подписей, то документ получает юридическую силу только после того, как его
подпишут все соответствующие лица.
Классификация
документов
Классификация
документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков
содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения
эффективности работы с ними.
Условно
документы можно разделить на следующие виды:
– По содержанию
(важнейший вид классификации) – это могут быть документы:
по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения,
планирования, бухгалтерского учета,
подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.;
– по
способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино-,
фото-, фонодокументы);
– по
сфере использования (организационно-распорядительные,
финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и
др.);
– по
месту составления (входящие, исходящие, внутренние. внешние –
полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы
(исходящие) и внутренние – составленные в данном учреждении
и используемые внутри его;
– по
грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);
– по
происхождению (официальные, личные);
– по
юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);
– по
форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);
– по
срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного
хранения).
– По наименованию
выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих
документов – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты,
приказы и т.д.
– По
количеству затронутых вопросов (простые и сложные)
– По
ограничению доступа (секретные, для служебного пользования, не служебные)
– По
степени обязательности (информационные, директивные)
2. Практическое
задание на основе гостиницы «Турист»
2.1 Служба ДОУ
(делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции.
Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции)
Согласно
Основным положениям государственной службы документационного обеспечения
управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются:
подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с
документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат,
экспедиция, машинописное бюро, архив.
Служба
делопроизводства в гостинице «Турист» создана совсем недавно, в начале 2002
года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления
делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое
руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных
подразделениях Компании.
Управление
делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется
начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору
Компании. Основными функциями Управления делами являются:
– Контроль
за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в
Компании;
– Контроль
за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав
Общего отдела входит:
1. Секретариат
Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, регистрация
документов, машинописные работы, распределение телефонных звонков, отправка
документов, информационно-справочная работа с документами;
2. Административно
– хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание
всех управленческих подразделений компании, в связи, с чем выполняет
следующие функции: снабжает канцелярскими принадлежностями; обеспечивает
мебелью, хозяйственным инвентарем; ведет контроль за сохранностью материальных
ценностей; устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет
многие другие хозяйственные функции.
Наличие в
структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного
отдела противоречит ГСДОУ[1], так как
Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не
имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к
документационному обеспечению управления. Также в общий отдел входят все
сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях
гостиницы «Турист». Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.
Организационная
структура службы документационного обеспечения управления гостиницы «Турист» –
Общего отдела
________ –
непосредственное подчинение
– –
функциональное подчинение
Основными
задачами Общего отдела являются: обеспечение четкой организации делопроизводства в
компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы,
методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в
структурных подразделениях и филиалах компании, сокращение документооборота,
унификация форм документов, обеспечение единого порядка документирования,
организации работы с документами, координация работы всех лиц, ответственных за
делопроизводство в Компании и др.
Общий отдел
возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора
и подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел в
своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и
методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими
нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом
гостиницы «Турист» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями
Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент
нет.
Юридическая
служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов
правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству,
дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству,
оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно – правового
характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям
деятельности.
2.2 Документы, определяющие порядок работы с документами
на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель
унифицированных форм документов). гостиницы «Турист»
Инструкция по
делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию,
правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними,
осуществление контроля за их исполнением. Утверждается инструкция Генеральным
директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции
по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |