Курсовая работа: Анализ информационного обеспечения управления таможенной деятельностью
На схеме видно, что источники информации для
реализации определенной функции управления различны. На разных стадиях
управленческого процесса необходима определенная информация, имеющая
характерные особенности:
1.
на
стадии планирования информация должна содержать данные о целях организации, ее
ресурсах, внешней среде, об известных методах и инструментах планирования,
возможных источниках информации, стратегических альтернативах и т.д.;
2.
на
стадии организации – о типах организационных структур, каналах связи, разделении
полномочий, степени централизации управления и т.д.;
3.
на
стадии контроля – о видах контроля, стандартах, показателях результативности,
допустимых отклонениях, характеристиках эффективного контроля и т.д.
Общие требования к управленческой информации можно
сформулировать следующим образом [2]:
1.
надежность
(и достоверность);
2.
своевременность;
3.
адресность;
4.
возможность
многократного использования.
Соблюдение всех рассмотренных выше требований к
информации повлияет на субъект (руководство организации) и на объект (работник)
уп-равления. Основные положительные результаты объединены в таблице 1.
Таблица 1.
Влияние качества информации на
субъекта и объекта управления
пп |
Субъект |
Объект |
11. |
Повышение
эффективности управления напрямую зависит от полноты и своевременности
получения информации |
Вовремя
доставленная исполнителю информация является одним из главных условий
успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей |
22. |
Повышение
конкурентоспособности организации («Кто владеет информацией, тот владеет
миром») |
Повышение
ответственности за невыполнение поручения в условиях достаточности информации |
33. |
Ускоряется
реакция на изменения условий рынка |
|
44. |
Упрощение
ускорение процесса выполнения функций |
Рассмотрев влияние информации на управленческий
процесс, целесообразно перейти к проблемам информационно обеспечения управления.
На настоящий момент можно выделить следующие:
1.
деятельность компании в целом, а также ее подразделений и
работников не имеет полного объективного информационного отображения;
2.
невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы
были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты
конкретные решения;
3.
трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их
существовании;
4.
не получается извлечь адекватную запросу информацию из
документов, в которых она содержится;
5.
документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на
которой находится процесс; важные бумаги теряются;
6.
появляются дублирующие или противоречивые документы;
7.
поручения о подготовке документов исполняются с нарушением
установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;
8.
иногда функция информационного обеспечения слабо
интегрирована в систему управления;
9.
недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка
«нужной» и «ненужной» информации.
Этот перечень можно было бы продолжать. Ясно,
однако, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и
мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут
использованы в полной мере для решения насущных задач управления. Нам
представляется важным выделить в информационную функцию как одну из важнейших.
В рамках данной функции управлению необходимо определить схему информационного
обеспечения управления, создать необходимую инфраструктуру, обеспечить
надлежащий контроль поступающей и обрабатываемой информации.
1.2 Схема
информационного обеспечения управления
Напрямую система информационного обеспечения
управления зависит от Отдела информационного обеспечения. На рис. 2
представлена функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения. Сотрудники Отдела информационного обеспечения осуществляют
функции по идентификации, экспертизе, архивированию данных, поступающих из
внутренних источников и от внутренних пользователей.
Обработанная информация поступает к
внешним пользователям и внешним источникам, в данном случае к руководителю и
аппарату управления. Не менее важной функцией Отдела является составление
регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.
Общий порядок движения информации в организации
можно представить следующим образом:
После регистрации документ помещается во временный
или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с
которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива
перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование,
размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы
и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же,
как и внешние.
Штатная численность сотрудников отдела
информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою
очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.
2.Информационное
обеспечение управления в таможенных органах
2.1Система
управления в таможенных органах
Система управления в таможенных органах имеет ряд
особенностей, которые зависят от уровня управления (Таблица 2). Система
таможенных органов – сложная, неоднородная система государственных органов,
характеризующаяся, с одной стороны, высокой степенью централизации, с другой – рассеянностью
таможенных органов по разным регионам России. Многочисленные таможенные органы,
как известно, отличаются разным уровнем материального, технического, кадрового
обеспечения.
Таблица 2.
Особенности управления на различных
уровнях управления в таможенных органах
Уровень
управления |
Особенности |
Высший
(уровень ФТС и РТУ) |
1.
Высокая степень социально-политической
ответственности;
2.
Долгосрочное планирование;
3.
Включенность таможенных органов в систему
государственных органов;
4.
Использование процессного подхода к управлению.
|
Средний
(уровень таможен и управление таможенным постом) |
1.
Функционирование в рамках свыше заданных границ
(компетенция определяется ФТС);
2.
Подотчетность ФТС и РТУ.
|
Низший
(лицо, принимающее решение – таможенный инспектор) |
1.
Принятие решения в отношении конкретного участника
ВЭД в строго определенных временных пределах;
2.
Низкая степень влияния на высшие уровни
управления;
3.
Ощущение реального воздействия управленческих
решений высших уровней управления;
4.
Использование ситуационного подхода к управлению.
|
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |