Курсовая работа: Управление коммуникациями в организации
Методы |
Характеристики |
Богатство передачи |
Области эффективного использования |
Обратная связь |
Каналы |
Личная беседа |
немедленная |
аудио и визуальный (невербальный) |
очень высокое |
Сложная коммуникация, требующая
двусторонней связи |
Телефонный разговор |
быстрая |
аудио |
высокое |
Коммуникация, требующая двусторонней
связи |
Документ, направленный адресату |
медленная |
визуальный (невербальный) |
ограниченное |
Четкая и рациональная коммуникация |
Общий документ |
очень медленная (часто отсутствует) |
визуальный (невербальный) |
низкое |
Официальная коммуникация на
организационном уровне |
Рис 2. Типы и методы коммуникации
Большинство руководителей предпочитают
использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг
друга. Например, после проведения совещания с подчиненными (устная
коммуникация) направлять им меморандум с изложением основных моментов
состоявшегося обсуждения.
Устная коммуникация является наиболее
эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя
информации, а также получения обратной связи. В то же время устная коммуникация
не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его содержание,
сопряжена со значительным уровнем помех в системе.
Письменная коммуникация обеспечивает более
высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в
неизменном виде в течение неопределенного времени, что является очень важным
для реализации функции управленческого контроля, а также дает возможность
получателю информации уточнять ее неограниченное число раз. Существует пять
наиболее важных коммуникационных средств: внутриорганизационные правила и
процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания,
электронная почта.
«Правила и процедуры» или «Политика и процедура»
представляет собой письменный документ компании, устанавливающий порядок
действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни. Крупные
организации имеют сотни процедур, регламентирующих их деятельность по всем
направлениям деятельности: продажам, производству, подбору персонала,
установление заработной платы, отношениям с государственными органами.
Меморандум, пришедший в частный сектор из
государственного, представляет собой формальное письменное обращение одного
сотрудника организации к другому. Меморандум содержит фамилии адресатов,
сотрудников, которым направляются копии, дату написания, тему послания В форме
меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80 процентов письменной коммуникации
между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.
Справочник сотрудника представляет собой
брошюру, содержащую основную информацию об организации, в которой работает
сотрудник. Такие справочники начали появляться в США еще в предвоенный период,
а сегодня являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса
большинства развитых стран. Справочник сотрудника преследует три основные цели:
·
изложить базисные ценности и философию компании,
ее долгосрочные и краткосрочные цели;
·
объяснить сотрудникам, что руководство компании
ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;
·
предоставить справочную информацию, облегчающую
сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.
Внутриорганизационные публикации (многотиражки,
газеты, журналы) представляют собой периодические издания, публикующие
разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее
деятельностью. Несмотря на то, что такие публикации адресованы широкой
аудитории и не предполагают содержательной обратной связи, они не могут быть
действенным средством повышения эффективности использования человеческих
ресурсов.
Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся
организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность
информационного обмена в сотни раз. Электронная почта дополняет
внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками, как
расширение адресатов (каждый сотрудник организации, имеющий ящик для
электронной почты, может получить послание), высокая скорость передачи и
обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров.
Электронная почта позволяет практически мгновенно отправить сообщение
конкретному получателю или сотне адресатов, которые будет храниться в их
персональных компьютерах до тех пор, пока его не прочтут. Некоторые системы
электронной почты позволяют рассылать сообщения в различных режимах, переводить
их на иностранные языки.
В то же время использование электронных средств коммуникации
порождает новые проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между
сотрудниками приводит к исчезновению эмоциального аспекта в деловых отношениях,
дегуманизации труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию
сотрудников. Во-вторых, объем информации, который может передаваться с помощью
электронной почты, создает угрозу перегруженности сотрудников и в первую
очередь руководителей. И, наконец, многие организации сталкиваются с проблемой
сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей.
[5]
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 |