Курсовая работа: Организация работы офис-менеджера
Чтобы речь
была правильной, слова следует употреблять в строгом соответствии с их
значением. Между тем ошибки в словоупотреблении — наиболее распространенный
речевой недостаток участников деловых разговоров. Возьмем такой пример: «Погода
СОПУТСТВОВАЛА разгрузке платформ» (вместо «БЛАГОПРИЯТСТВОВАЛА»). В
данном случае использовано слово без учета его семантики.
Грубые
лексические ошибки в речи могут быть вызваны ложными ассоциациями, которые
часто возникают под влиянием неправильного выбора паронима. Нередко путают
слова «статут» и «статус», «апробировать» (т.е. дать официальное одобрение на
основании проверки) и «опробировать» (т.е. подвергнуть испытанию, пробе до
применения). Для правильного употребления слов в речи недостаточно знать их
точное значение, необходимо еще учитывать лексическую сочетаемость слов, т.е.
их способность соединяться друг с другом. Непроизвольное нарушение лексической
сочетаемости — весьма распространенный недостаток устной речи.
Нередко
встречается неправильный выбор предлога или неуместное его использование,
например: «Дирекция указала О ТОМ, что...» (надо: указала НА ТО,
что...). «Фирма-поставщик настаивает О ТОМ, чтобы...» (надо: настаивает
НА ТОМ, чтобы...).
ТОЧНОСТЬ И
ЯСНОСТЬ РЕЧИ - важнейшее требование к любому деловому разговору. Под точностью
деловой речи понимается соответствие высказываний мыслям. Чтобы речь была
точной, нужно употреблять слова в соответствии с теми значениями, которые за
ними закреплены. Точность и ясность высказываний взаимосвязаны. Точность
придает им ясность, а ясность высказываний вытекает из их точности.
В деловой
речи офис-менеджера часто встречаются слова, не ставшие общеупотребительными,
но активно используемые в деловой сфере. Это так называемые профессионализмы,
которые служат для обозначения различных производственных процессов, орудий
производства, сырья, получаемой продукции и т.д. В отличие от терминов,
представляющих собой официальные научные наименования специальных понятий,
профессионализмы воспринимаются как «полуофициальные» слова, не имеющие строго
научного характера[8].
Слова-паразиты,
это языковое явление. Это такая же проблема, как и проблема правильного выбора
слов. Слова-паразиты - это помеха, причем немалая. Они делают речь водянистой,
отбирают у нее силу и эмоциональность. Как правило, эти слова доказывают: вы не
уверены в том, что говорите. Однако многие так привыкли к ним, что заполняют
ими все паузы в речи. Паузы между предложениями, группами слов, выражающими
законченную мысль, должны быть. Нет необходимости заполнять их чем-либо. Кроме
того, непрерывно произнося какие-либо звуки, вы лишаете себя тех ничем не
занятых мгновений, во время которых можно спокойно подумать о том, что сказать
собеседнику.
Точность и
ясность устной деловой речи обусловлена не только целенаправленным выбором слов
и выражений. Не менее важен выбор грамматических конструкций, предполагающий
точное следование нормам связи слов во фразе. Возможность по-разному объединять
слова в словосочетания порождает двусмысленность. Так, двузначна конструкция:
«В других товарах подобные маркировки отсутствуют» (другие товары или подобные
маркировки отсутствуют — неясно).
КРАТКОСТЬ -
важнейшее требование к любой форме деловой речи офис-менеджера, поскольку такая
речь характеризуется, как мы уже отмечали, сугубо прикладным характером в
подаче сообщаемых сведений. Это означает, что офис-менеджер не злоупотребляет
временем и терпением слушателя, избегая ненужных повторов, излишней детализации
и словесного мусора. Каждое слово и выражение служит здесь цели, которую можно
сформулировать следующим образом: по возможности точнее и короче изложить
слушателям суть дела. Поэтому слова и словосочетания, не несущие никакой
смысловой нагрузки, должны быть полностью исключены.
ОПРЕДЕЛЕНИЯ
нужны для слов, значения которых собеседники не знают, и для терминов,
употребляемых говорящим в особом смысле. Обычно самый выразительный способ дать
определение какого-нибудь понятия заключается в том, что вы скажете: «Приведу
пример, поясняющий, что я имею в виду» — и затем изложите конкретный случай,
который типичен для этого понятия.
Одним из важных деловых
контактов является взаимоотношение руководитель-офис-менеджер. Поскольку
офис-менеджер является первым помощником руководителя, он должен выполнять
работу в его стиле. Фактически офис-менеджер является личным организатором руководителя,
помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных
мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций,
фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.
К сожалению, на практике
офис-менеджер часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя
в отношении информации о его местопребывании, что создает большие трудности. В
таких случаях офис-менеджер имеет право прямо спросить, куда уходит
руководитель и когда вернется.
Следует учесть, что не все
руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь
руководителю в этом - задача офис-менеджера. Необходимо последовательно, но не
навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с
руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать
это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во
время вечернего доклада.
Офис-менеджер должен в
учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.
Время обеденного перерыва
у офис-менеджера и руководителя не должно совпадать.
Одна из главных задач
офис-менеджера - быть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он
должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и
деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы
руководителя, офис-менеджер может в случае необходимости оказать помощь
сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ,
удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Офис-менеджеру важно установить деловые контакты
с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях
офис-менеджеру приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь
вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение[9].
Основная задача
офис-менеджера в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь
офис-менеджера в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной
организации работы руководителей. Офис-менеджер всегда должен помнить о
необходимости соблюдения служебной тайны.
Обязанности
офис-менеджера различны в зависимости от того, какой вид приема проводится
руководителем. Прием посетителей можно разделить на три вида:
1) прием сотрудников
своего учреждения по текущим делам
2) прием представителей
других организаций
3) прием по личным
вопросам
Офис-менеджер должен
помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет
руководителя только после доклада офис-менеджера.
Если посетитель пришел
без предварительной договоренности, то офис-менеджер может самостоятельно
решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание
секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по
личным вопросам.
Офис-менеджер должен
помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить,
обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные
рефераты.
Офис-менеджер должен
внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы
производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д.
Наиболее важные места в
статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.
Составляя реферат,
офис-менеджер не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо,
в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.
В повседневной работе
офис-менеджер должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные,
которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов.
Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.
Заключение
Исходя из поставленных во
введении задач, можно сделать следующий вывод. Офис-менеджер представляет
своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме. Прежде всего, у
офис-менеджеров должно быть такое качество, как доброжелательность, умение
вести себя с посетителями, расположить их к себе.
Для успешной работы
офис-менеджера, следует иметь в виду, что это - специфическая деятельность,
которая предъявляет к человеку специфические требования. Например, такие, как компетентность,
это означает, что каждый офис-менеджер должен знать: что делать и как делать
свою работу наилучшим образом. Это, конечно, не исключает того, что каждый офис-менеджер
работает в своей, только ему присущей манере.
Требование подходить ко
всем делам с достоинством и ответственностью это больше чем просто деловая
этика. Каждый офис-менеджер точно должен знать: за какую работу, и по каким
критериям он несет абсолютную ответственность. Эта ответственность никогда, и
ни при каких обстоятельствах не может быть передана кому-то другому
(подчиненному) даже в тех случаях, когда руководителя нет на рабочем месте.
Отсюда и достоинство, ведь оно определяется постоянным кругом ответственности. Высокая
работоспособность понимается весьма своеобразно. Работоспособность - это не
только способность долго и качественно работать. Это умение наиболее
оптимальным образом организовывать свой труд. Это и терпение, без которого
невозможна длительная напряженная работа.
Офис-менеджер - важная
профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В
большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |