Курсовая работа: Организация работы офис-менеджера
Курсовая работа: Организация работы офис-менеджера
Введение
Качество и эффективность
работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со
знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от
нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.
Актуальность
темы данной
работы обусловливается тем, что в России возложение на секретаря или
администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных
особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом
данной должности был секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя
– чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также
и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и
экономии средств на человеческие ресурсы.
Но поскольку
эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по зарубежным тенденциям,
такая практика уже «отмирает». На сегодняшний день офис-менеджер – это
руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или
администратора офиса.
Вряд ли это
обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены)
властных полномочий. Так как все должности, содержащие в своем наименовании
слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или
иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
Изученность.
Для написания данной
работы, мной была исследована соответствующая литература, в которой изучена
проблема организации работы офис-менеджера. В работах Т.Н. Бондаревой, Ришара,
Кауса, Д. Харрисона, и других ученых сформулированы общие принципы и критерии работы
офис-менеджера. В данной работе мною также были
использованы последние работы западных авторов и консультантов по менеджменту,
а также труды известных отечественных лингвистов, логиков и специалистов в
сфере управления.
Объектом исследования данной работы является совокупность
должностных полномочий офис-менеджера
Предметом исследования является организация работы
офис-менеджера.
Цель
исследования состоит в комплексном изучении проблемы организации работы
офис-менеджера, являющегося
координирующим центром конкретного структурного подразделения. Исходя из данной цели, решаются следующие задачи:
- рассмотреть
способ организации и
психологические аспекты работы офис-менеджера;
- определить организацию рабочего места офис-менеджера;
- разобрать в
чем заключается помощь
офис-менеджера в работе руководителя;
- проанализировать
деловое общение в работе
офис-менеджера.
Практическая
значимость работы.
Аналитический материал работы и полученные результаты исследования могут быть
применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по изучению специфики
работы офис-менеджера.
Структура
исследования. Цели и
задачи исследования обусловили выбор структуры работы. данная работа состоит из
введения, четырех вопросов, заключения, списка литературы и приложения к
работе.
1. Способ организации
и психологические аспекты работы офис-менеджера
Качество и эффективность
работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со
знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от
нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.
Офис-менеджер является
координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает
полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное
оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это
особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства
определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Офис-менеджер не
принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя,
однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь
личные качества офис-менеджера, такие, как энергичность, самодисциплина,
самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду
с личным обаянием играют большую роль.
Офис-менеджер является
связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Офис-менеджер
представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую
судят как о ее руководителе, так и о ее организации[1].
Механизация и
автоматизация управленческого труда требуют от офис-менеджера постоянного
повышения своей деловой квалификации, делопроизводства. Одним из путей
обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является
правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных
сотрудников как офис-менеджеры.
Однако в этой области необходимо
отметить существенные недостатки: как правило, подготовка офис-менеджера сводится
главным образом к освоению технических навыков – умение работать на компьютере
и другой офисной технике, и т.п. Вопросы же рациональной организации работы офис-менеджера,
различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые
навыки вырабатываются у офис-менеджеров в процессе длительной практической
работы методом "проб и ошибок". Широкое распространение
микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств
автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных
устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей
электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос
о перспективах создания электронной конторы будущего. Может быть, при таком
уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические
аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить
высокоэффективный труд руководителя и офис-менеджера. Конечно же, нет.
Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации
информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.
Значительно труднее
формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и
здесь предпринимаются попытки использования достижений современной
вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще
велика роль интуитивных, волевых решений.
Очень большое влияние на
эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты
взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной
структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к
процессу обработки информации.
С помощью создания
автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться
сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере
управления.
Однако при реализации
такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и
среднего звена при замене личных офис-менеджеров централизованной службой
подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к
прежним организационным структурам.
Вероятно, ключом к
решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном
использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и
человеческих взаимоотношений в сфере управления.
Таким образом, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия,
который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является
организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается
обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции,
предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и
осуществляющая взаимодействие с клиентами.
Можно выделить следующие
требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей.
Принципиально их можно разделить на деловые и личностные качества.
К деловым относятся в первую очередь относятся профессиональные навыки
(высокий уровень базового образования, хорошее владение ПК, оргтехникой,
хорошее знание русского и иностранного языка, делопроизводства).
Организаторские качества подразумевают умение организовывать свою работу,
работу офиса, поездки руководителя, прием гостей.
Важным является
инициативность - умение самостоятельно принимать решения в рамках своих
полномочий и предлагать действия по улучшению существующих норм,
правил и т.д. Так же работодатели обращают внимание
на пунктуальность, исполнительность, преданность фирме. Среди личностных
качеств на первом месте стоит коммуникабельность, которую определяют как
умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру
и статусу людьми - и это логично. На втором - внешний вид.
Способность отделить главное
от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Это
приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены
потоком неудобоваримой информации.
Эту проблему офис-менеджеры
решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо
того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот[2].
Главное в любом деле
можно найти, только обладая критерием важности, то есть умение определять
различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе
способность как можно быстрее и точнее это сделать.рассматривая проблему рациональной
организации работы офис-менеджера, определяется, что сюда относят, прежде
всего. Порядок расположения документов:
1. Входящая
корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |