Курсовая работа: Организация работы офис-менеджера
2. Текущая обработка:
материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.
3. Исходящие материалы:
то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки
или обложки. Исходящие документы необходимо разделить на: а) собственно исходящую
почту, идущую за пределы предприятия; б) документы, рассылаемые в пределах
предприятия; в) документы, предназначенные для подшивки в дела. Текущую работу
следует разделить на:
1. Срочную - к исполнению
сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).
2. Менее срочную. Следует
сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или
обложку.
3. Назначенные сроки
выполнения работы и приема посетителей.
Материалы должны
располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и
другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен
и положен в отдельную папку.
4. Документы постоянного
употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать
только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо
проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого
вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых
подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку
лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться
и ничего не перепутать.
2. Основные
должностные обязанности офис-менеджера
В перечень обязанностей
офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных
функций.
Условно их можно
разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности
подразумевают:
-
построение
организационной структуры офиса;
-
планирование
работы офиса;
-
руководство
персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными
операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий,
организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
-
разработку и
внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на
предприятии в целом;
-
разработку
политики общения с клиентами.
2. Административные. Под
административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в
офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями,
«зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные
обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих,
расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и
постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с
обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные
обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий
материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности
и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают
в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для
контроля со стороны последнего.
Как видно из
перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если
не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса.
Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные[3].
Надо сказать, что все
вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру и
характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях,
офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с
одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с
другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то:
непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или
выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск
необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и
т.д.).
Иногда на офис-менеджера
возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен
работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные,
расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру
зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся –
все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной
должности и не совсем верного применения терминологии.
Синтез обязанностей,
возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать,
что этот работник:
1. Организует структуру
(зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и
профиля предприятия.
2. Выбирает на основе
рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной
техники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС,
копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает и
составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования,
периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и
списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает
подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией
рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет
определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в
помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует
использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим
состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает
взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной
техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей
офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения
ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует обеспечение
необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и
определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании
офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет
наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру
цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает
договоры).
7. Определяет порядок
получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку,
оформляет доверенности.
8. Организует работу по
ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных
хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает хранение
товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.),
необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств
труда работникам офиса.
10. Организует работу по
инвентаризации хозяйства офиса.
11. Координирует работы
по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению
документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует
документооборот офиса.
12. Организует прием и
рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей
корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.
13. Организует:
-
встречу, прием,
регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов,
партнеров;
-
прием визитных
карточек, анализ их содержания, их хранение;
-
материальнотехническое
обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и
других мероприятий.
14. Организует и проводит
деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров,
управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует
документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).
15. Руководит работниками
офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников
задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности
работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества
работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением
принятых решений.
16. Организует работу
секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных
переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками,
переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру
речи секретарей (операторов).
17. Осуществляет контроль
за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса,
контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины
нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и
трудовой дисциплины).
18. Назначает работников,
несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих
заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи
товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица
другому.
19. Обеспечивает
выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.
20. Разрабатывает и
внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса,
осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального
стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам
офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по
предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует работу
офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение
офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной
сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5 |