Курсовая работа: Деловая переписка
Должна всегда
соответствовать обращению к адресату.
Dear
Sir, Sir - (I am) Yours truly, Faithfully
Dear
Sirs, Gentlemen - Yours truly
Lady, Ladies -
Yours truly
Подпись (или
ее факсимиле) обычно сопровождается полным именем автора с указанием его
должности и звания, например:
Sir Jeffry, Editor-in-Chief
J.P.Black, Head of Department
Если к письму
имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу
письма после сокращения:
Enclo
(Enclosure) – приложение
Enclos –
множ.число.
например:
Enclo.: 32
pages (sheets)
2.3 Электронные письма
В последнее
время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её
преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При
этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, правила и
этика.
Получение
писем
1.
Проверять почту
следует не менее 2 раз в день – с утра и после обеда, иначе есть риск застопорить
работу других людей и затянуть решение вопросов. Настройте автоматическую
доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минуты.
2.
Если Вы очень заняты
и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это
поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного
подождать;
3.
Самый простой и
эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на
письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не
терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.
Поля «Кому»,
«Копия», «Скрытая копия»
От
правильного и полного заполнения полей «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».
зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
1.
«Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы
ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель,
ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или
вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2.
«Копия». Получатели, стоящие в этом поле,
получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели».
Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того,
вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините,
что вмешиваюсь».
3.
«Скрытая копия». О факте отправки письма человеку,
указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в
копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, как способ защиты
информации. При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в
копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить
нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
Поле «Тема»
Не стоит
оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать
сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания
письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа
«Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или
отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
Написание
ответа
1.
Начните с
приветствия, это вежливо.
2.
Говорите с
человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и
формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к
респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
3.
Деловое письмо
должно быть точным, конкретным и лаконичным.
1.
Точность –
указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи,
пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
2.
Конкретность – из
письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
3.
Лаконичность. Кто
ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит
излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях.
Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
4.
Если письмо
содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте.
Сплошной «поток мысли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной
вопрос письма.
5.
Как можно точнее
отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу
«Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после
такого-то события» - это более определенный и точный ответ.
6.
Текст не должен
содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова
неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток
на Ваш имидж делового партнёра.
7.
Никогда не
отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и
убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит
грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны,
правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические
ошибки.
8.
Цитируйте текст
оригинального письма.
9.
При полном
цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ
письма, а не в конце!
10.
Если Ваши ответы
по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.
Вложения
1.
Не вкладывайте в
письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты
или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет.
Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде
вкладывайте.
2.
Нормальным
считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите
выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой
файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
3.
Воздержитесь от
вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не
разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку,
работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.
Электронная
подпись
1.
Ее наличие –
полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий
ваш профессионализм.
2.
Подпись не должна
превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя.
Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты,
название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
3.
Имейте два
варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной
подписью и для ответов. Для ответов достаточно просто: С уважением, Фамилия
Имя.
Заключение
Деловая
переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому
для достижения наилучших результатов следует иметь в виду «человеческий фактор»
(усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие).
Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно
отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и
исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей,
двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.
Деловое
письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение
правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно
важно, при ведении международной переписки, т.к. за рубежом не принято ставить
печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица
даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.
|