Курсовая работа: Деловая переписка
Реквизиты — это
обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных
видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках
организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.30-97
с изменениями в 2000 году.
Формуляр-образец является
основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой
документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого
реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.30-97,
документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако
ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида
документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для
официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;
1) Государственный герб
(для государственных предприятий);
2) эмблема организации;
3) код предприятия по
ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4) код документа по ОКУД
(если есть);
5) наименование
организации (полное и сокращенное);
6) почтовый и телеграфный
адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса,
телетайпа;
9) номер счета в банке;
10) дата;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и
дату входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и телефон
исполнителя.
Могут быть указаны
инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав
обязательных реквизитов. Совокупность реквизитов официального письма называется
формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное
письмо является единственным документом, на котором не ставится название его
вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт»,
«Решение», «Докладная записка» и т.д. Согласно ГОСТ 6.30-97 изображение
Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений. Наименование
организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует
помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Названия
учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в
официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным
реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и
телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Номера
телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке
письма.
Обязательным реквизитом
письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма
считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется
при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой
последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя
двухзначными цифрами. Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так:
25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц
обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января
1997 года записывают следующим образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих
число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не
ставится (например, 20.02.97).
Индекс исходящего
документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из
нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного
подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов,
исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма,
например, № 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на индекс и дату
входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и
располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит
присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения
писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с
корреспонденцией.
При ссылке на входящий
документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна
такая форма этого реквизита:
от
На №
Ни в коем случае не
следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме
должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».
Адресат — наименование и
адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части
организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, —
указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес
письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном
падеже. Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения
исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать,
рекомендуется указывать и эту фамилию.
Если же письмо адресуется
руководителю организации, наименование организации должно входить в состав
наименования должности адресата. Например:
Ректору
Новосибирской
государственной академии
экономики и управления
проф. Шеметову П.В.
Знаки препинания во
внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию
лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей
от этой организации корреспонденции или как в справочнике. В состав реквизита
«адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на
документах, направляемых в правительственные организации и постоянным
корреспондентам в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее
напечатанными адресами.
Если письмо адресуется
частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и
инициалы получателя . Например;
630102, г. Новосибирск-102, ул. Кирова, 76,
кв. 12
Григорьеву П.И.
Согласно ГОСТ 6,38-90,
инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи
инициалы предшествуют фамилии.
Если лицо, на имя
которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует
указывать перед фамилией. В этом случае сокращение «т.» не употребляется:
акад. Иванову А.Г.
проф. Кирсанову Н.Г.
Текстовое сокращение
«гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется
письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с
организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются
сокращением «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен
отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким,
сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.
Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о»
(«об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и
начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух
строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять
непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает
содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно
прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное
письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в
адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того,
беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости
перечитывать письмо полностью.
Основной реквизит
делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального
письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым
форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на
расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости
человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии
приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом
нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются
названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием
количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной
строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложения: 1. Копия
контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие
приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:
экз.
Приложение; на л. в
Этот реквизит может быть
заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не
указывается. Например:
Приложение: информационный
материал о международной выставке «СИБ-96» в 3 экз.
Сами документы, входящие
в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида
документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу
справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом.
Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с
сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись»
помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят
наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее
расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название
учреждения в подписи не указывается. Например:
Директор школы Подпись Н.К.Сидоров
Две подписи ставятся в
том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а
также в особо ответственных документах, например, в письмах по
финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В
таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера
предприятия.
Страницы: 1, 2, 3, 4 |