Курсовая работа: Деловая переписка

При подписания письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Корсар» Подпись Г.А.Фомин

Директор ОАО «Карелия» Подпись И.В.Петров

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «исполняющий обязанности», «заместитель») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

2.2 Международные письма

Типичное международное деловое письмо состоит из шести частей.

1.  Заголовок

Содержит адрес отправителя, дату отправки (не написания!) и название фирмы или имени отправителя. Предпочтительно пользоваться фирменными бланками, отпечатанными типографским способом и разработанными в едином стиле с конвертом. Для рассылки за рубеж адрес и название вашей фирмы, предприятия должны быть продублированы на английском.

Ставить исходящий номер на бланках для зарубежных адресатов не рекомендуется. Исходящий номер ничего не скажет вашему адресату, так как за рубежом пользуются датой отправки и содержанием. Исходящий номер лучше проставить лишь на дубликате, предназначенном для канцелярии.

2.  Дата

3.  Внутренний адрес

4.  Обращение

При обращении к отдельному лицу обычно употребляется неформальное Dear (Дорогой):

Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brown, Dear John.

При обращении к фирме - более формально:

Dear Sirs – (Европа), Gentlemen: – (США).

После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США):

Dear Sirs, Gentlemen.

5.  Основной текст письма

Состоит из информации, которую вы хотите донести до адресата. При его формальном оформления, необходимо иметь в виду два момента.

С заглавной буквы пишутся:

·  имена, адреса, обращения

·  каждое слово названия фирмы

·  каждое слово официального названия должности

·  название объектов переписки (Project, Agreement, Letter of Intent).

Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т.д.

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Основной текст полезно закончить стандартными вежливыми фразами.

6.Заключительная формула вежливости

Страницы: 1, 2, 3, 4